Häiden suunnittelu vie aikaa useita satoja tunteja. Tähän voi palkata avuksi hääsuunnittelijan, joka auttaa kaikessa haluamassasi häihin liittyvissä asioissa hääpaikan etsimisestä pienten koristeiden toteutukseen. Mutta ellet halua palkata hääsuunnittelijaa tai ellei se ole mahdollista, kannattaa pohtia voisiko oikea vaihtoehto olla hääkoordinaattorin palkkaaminen hääpäivän ajaksi.

Hääsuunnittelija sekä häiden koordinaattori Jamie Wolfer kertoo vlogissaan tyypillisimmistä hääkoordinaattorin tehtävistä hääpäivän aikana. On uskomatonta, kuinka paljon järjestelmällisyyttä, organisointia sekä ajan hallintaa häiden kaltaisen tapahtumapäivän hallitseminen vaatii.

Wolfer listasi seuraavia asioita tärkeimmiksi hääkoordinaattorin tehtäviksi hääpäivän aikana, joita hieman täsmennän lisäksi:

1. Kontaktihenkilö

– Tämä tarkoittaa sitä, että hääkoordinaattori toimii kontaktihenkilönä niin vieraille kuin kaikille yrityksille, joiden palveluita hääpari käyttää. Hän vastaa vieraiden kysymyksiin ja viesteihin. Hän auttaa, jos tavarantoimittajilla on ongelmia kuljetuksissa, hän ilmoittaa pitopalvelulle, jos seremonia on venynyt ja ruoka pitääkin tarjoilla ennakoitua myöhemmin, hän on yhteydessä floristiin, jos kukka-asetelmat pitää saada paikalle sovittua aikaisemmin jne.

2. Vieraiden ohjaaminen häiden aikana

– Hääkoordinaattori ohjaa vieraita paikasta A paikkaan B sujuvasti. Hän huolehtii, että kaikki sujuu mutkitta, kun esimerkiksi siirrytään kirkosta hääpaikalle tai, kun hääkuvauksen jälkeen siirrytään illalliselle. Etenkin, jos häät ovat suuret tämä osa hääkoordinaattorin työtä on tärkeää. Monen sadan ihmisen siirtäminen ja ohjaaminen paikasta toiseen voi viedä odotettua kauemmin.

3. Yksityiskohtien varmistaminen

– Hääkoordinaattorin tehtävä on tarkistaa ennen kuin vieraat saapuvat juhlapaikalle, että yksityiskohdat ja koristeet hääpaikalla ovat niin kuin hääparin kanssa on sovittu.

4. Henkilökohtainen assistentti

– Koordinaattori auttaa hääparia pienienkin yksityiskohtien kanssa sekä henkilökohtaisissa ongelmatilanteissa esimerkiksi, jos morsiamen meikki on levinnyt, rakko tullut jalkaan tai migreeni on yllättänyt.

5. Vastuu lahjoista

– Hääkoordinaattorin tehtävänä on hoitaa, että vieraat saavat hääparille tarkoitetut lahjat ja kortit talteen esimerkiksi lahjapöydälle. On esimerkiksi mahdollista, että pitää kirjata ylös mikä lahja on keltäkin tai laittaa kortit hyvin kiinni lahjoihin, jotta hääpari osaa yhdistää kortit ja lahjat. Tämän lisäksi koordinaattorin tulee ohjata lahjat hääpaikalta seuraavaan sovittuun paikkaan hääparia varten.

6. Hääparin auttaminen paikasta toiseen

– Koordinaattori varmistaa, että hääpari pysyy aikataulussa ja ehtivät valokuvaukseen, maljan kohottamiseen, ohjaa missä heidän kyyti on odottamassa jne.

7. Laadun valvoja

– Koordinaattorin tehtävänä on valitettavasti myös huomauttaa asioista, jotka eivät toimi tai jotka eivät ole hoidettu sovitulla tavalla. Esimerkiksi ellei pitopalvelu ole hoitanut ruokaa ajoissa tai jälkiruoat on aseteltu väärin. Myöskin koordinaattorin tehtävä on puuttua, jos joku vieraista käyttäytyy täysin sopimattomasti. Esimerkiksi on liian humalassa.

8. Ongelmien ratkominen

– Koordinaattori auttaa, jos esimerkiksi istumapaikkoja on liian vähän tai kukka-asetelmia puuttuu.

9. Yksityiskohdista huolehtiminen

– Hääkoordinaattori hoitaa esimerkiksi istumajärjestyksen, pöytänumerot, vieraskirjan ja vieraslahjat.

10. Aikataulusta huolehtiminen

– Hääkoordinaattori varmistaa, että hääpäivä liikkuu eteenpäin suunnitellussa aikataulussa ja mukavassa tahdissa. Seremonia alkaa sovitulla ajalla, sieltä siirtyminen hääpaikalle sujuu aikataulun mukaisesti ja, että ohjelmanumerot hääpaikalla etenevät niin, että kaikki päivä sujuu iloisissa tunnelmissa ilman kiireen tuntua.

Hääpäivä saattaa olla yhtä lentoa aamusta iltaan, joten on tärkeää, että joku on vastuussa päivän kulusta. Henkilö, joka huolehtii, että kaikki menee niin kuin hääpari on halunnut. Näin myös morsian ja sulhanen saavat keskittyä päivästä nauttimiseen, eikä siihen ovatko kukat saapuneet sellaisina kuin ne on tilattu tai tarjoillaanko ruoka ajoissa. Tärkeää onkin, että hääkoordinaattorilla on selkeä ymmärrys hääparin toiveista hääpäivälle.

Lähteet

J, Wolfer. 2017. 10 roles of a wedding coordinator. Youtube.