Flyynan 12h toimeksianto: Ylläs Ski Resort

Meillä oli hiljattain Flyynassa 12 tunnin toimeksiantohaaste, jonka toimeksiantaja oli tällä kertaa Ylläs Ski Resort – Hiihtokeskus Iso-Ylläs Oy. Toimeksiantaja omistaa Ylläsjärven puolen rinteet Suomen suurimman laskettelukeskuksen rinteistö. Poikkeuksellisesti kuulimme toimeksiantajamme etukäteen, mutta tehtävänantoamme emme saaneet vielä silloin, niin kuin pelin henkeen kuuluu. Minä ja Jonne otimme vastuun projektin johtamisesta ja teimme suunnitelman päivän toteuttamiseksi. Tämä oli hieno tilaisuus kehittää omaa johtamista uudessa tilanteessa aikapaineen alaisuudessa.

Alkuun perehdyimme koko tiimin voimin Ylläksen nettisivuihin ja artikkeleihin sekä uutisiin, joita Ylläksestä oli nyt lähiaikoina ollut. Arvuuttelimme mahdollista toimeksiantoa etukäteen ja olimme innoissamme sen saatuamme. Tehtävänämme oli suunnitella isohko 100-1000 asiakkaan kevättapahtuma, josta voisi vuosittain toistuva. laskettelu tuli sisällyttää tapahtumaan ja tapahtumasta toivottiin läpi yön kestävä.

Meille kerrottiin taustatietona, että Ylläksen suurin kävijäkohderyhmä on lapsiperheet. Ylläs ei ole niin sanottu bilekeskus, niin kuin esimerkiksi Levi on, mutta tapahtuma voisi olla ajatus laatikon ulkopuolelta. Tähän mennessä Ylläksellä oli järjestetty enemmän pienehköjä tapahtumia. Työntekijöitä heillä oli noin 100, joista kausityöntekijöitä 60. Laskettelu tuli sisällyttää tapahtumaan ja tunturiolosuhteet tuli ottaa huomioon. Tarkkaa budjettia ei annettu, mutta tärkeintä oli, että kulut pitää saada katettua – tai olisi päästävä ainakin niin sanottuun plus-miinus-nolla-tilanteeseen. Tärkeää oli myös, että tapahtuma ei olisi kopio vaan jotain, mitä ei löydy Googlaamalla. Ajankohtana olisi huhtikuun puoliväli. Olisi myös hienoa, jos lapset voisivat osallistua jollain tapaa tapahtumaan. Yhteistyö eri toimijoiden kanssa esimerkiksi Ylläksellä oli mahdollista.

Sitten ei muuta, kuin hommiin. Olimme etukäteen tehneet kaiken voitavamme ja miettineet esimerkiksi joitain rooleja valmiiksi. Näitä olivat muun muassa yhteyshenkilö toimeksiantajan suuntaan, datan kerääjä ja mahdollisten kyselyiden valmistelija, raportin täyttäjät, pitchaajat ja tekniikan tukihenkilöt eli he, jotka valmistelivat etäpitchauksen alakerran tiloissa.

Jaoimme porukan pienryhmiin ideoimaan mahdollista tapahtumaa. Valmistelimme myös Google Forms -kyselyn, jonka jaoimme laajasti omaan lähipiiriimme ja isoihin Facebook -ryhmiin sekä muuhun sosiaaliseen mediaan. Saimme useita satoja vastauksia, jotka otettiin huomioon, ja joita hyödynnettiin ideoimisessa ja päätöksenteossa. Keräsimme taululle ideoita ja äänestimme tapahtuman sisällöstä. Etsimme ”wau” -efektiä. Tietoa haimme laajasti koko Euroopan ja jopa Kanadan sekä Aasian tasolta kaikista laskettelukeskuksista, mistä vain tietoa oli saatavilla.

Lopulta useiden sattumusten, vääntöjen, pohdintojen ja pallottelujen jälkeen päädyimme päivän kestävään rinnetapahtumaan, joka huipentuu Pond Skimmingiin eli ohjelmanumeroon, jossa osallistujat laskevat hauskoissa asuissa suksilla läpi vesialtaan ja pyrkivät pysymään kuivana. Tapahtumassa rinteeseen sijoitetaan myös erilaisia pisteitä, joissa on yhteistyökumppaneiden järjestämiä kilpailuja, ohjelmanumeroida, rinnedisko ja esimerkiksi sauna/paljumahdollisuus. Kokosimme raporttia koko päivän ajan ja kiitos siitä kuuluu tiimiläisillemme Sarille ja Iisalle. Lisäksi rakensimme markkinointi – ja liiketoimintasuunnitelmaa. Näitä tehdessä jäi ”wau”-efekti edelleen kalvamaan. Pohdimme toimeksiannossa sitä, että tapahtumasta toivottiin läpi yön kestävää, mutta nyt meillä olisi aamusta iltaan kestävä tapahtuma. Teimme viime metreillä nopean ja rohkean päätöksen muokata tapahtuma olemaan täysin yöllä, jolloin sen toteutus olisi hyvinkin uudenlainen. Myös rinteet valaistaisiin upein värikkäin valoin, jolloin saataisiin tunnelmaa tapahtumaan.

Olin itse ensimmäistä kertaa pitchaajan roolissa ja se jännitti hurjan paljon, sillä aikaa harjoitteluun ei jäänyt hirveän paljon. Onnistuimme palauttamaan kaikki tiedostot raportteineen kuitenkin hyvissä ajoin ja olen siitä ylpeä. Lopulta myös pitchaus sujui ihan hyvin ja saimme siitä Sarin kanssa kiitosta myös toimeksiantajaltamme.

Olimme päivän jälkeen väsyneitä, mutta helpottuneita koko tiimin osalta, mitä ilmapiiriä aistin. Johtajan roolissa voin olla ylpeä tiimin saavutuksesta, sillä turhautumisista ja haastavasta prosessista huolimatta saimme ehjän kokonaisuuden laadukkaasti maaliin. Myös toimeksiantaja arvosti työpanostamme ja saimme kuin saimmekin arvosanaksi numeron viisi. Tämän lisäksi meitä pyydettiin järjestämään tapahtumaa Ylläkselle.

Olen koko tiimistä ylpeä ja kiitollinen saamastani mahdollisuudesta olla projektinjohtajana tässä prosessissa. Työskentely johtajaparini Jonnen kanssa oli mielekästä ja kokonaiskuvaa katsoen toimivaa. Kehitettävää toki näissä projekteissa aina myös on, mutta iloitkaamme onnistumisestamme – se on tärkeää! Kiitos Flyyna & toimeksiantajamme Ylläs Ski Resort!

Lähteet:

Ylläs Ski Resort, Hiihtokeskus Iso-Ylläs Oy