Fasilitointi

Soluessee Lauri Pelkonen & Noora Qvick

Johdanto

Mitä on fasilitointi? Pitkään mielessämme pyörinyt kysymys, jonka vastauksen saamiseen ei auttanut muu kuin tarttua kirjaan ja tutkia aihetta. Pyrimme löytämään vastauksia kysymykseen niin perinteisten face to face -kokousten kuin virtuaalikokoustenkin näkökulmasta.

Tässä esseessä otetaan haltuun fasilitoinnin perusteet ja perehdytään esimerkkien kautta käytännön työkaluihin, joilla kokoushetkistä saadaan entistä tehokkaampia ja tuottavampia. Halusimme oppia sekä perehtyä aiheeseen syvemmin,  sillä meillä molemmilla on käynnissä projektit, joissa voimme hyödyntää hyvän fasilitoinnin oppeja ja taitoja. Lauri tarvitsee fasilitointia opinnäytetyön tekemisessä ja Noora projektin vetämisessä.

Toivomme, että fasilitoinnista on meille molemmille hyötyä omiin projekteihimme. Tällä hetkellä lähin kokemuksemme fasilitoinnista molemmilla taitaa olla erilaisten pajojen vetäminen Proakatemialla, tosin siinäkin osallistumme paljon itsekin. Ryhmän vetäjän rooli fasilitaattorina on kuitenkin täysin erilainen verrattuna siihen, minkälainen rooli pajan vetäjällä useimmiten on.

Mitä on fasilitointi?

Fasilitointi tulee latinan sanasta facil, joka tarkoittaa helppoa. Fasilitoinnin tarkoituksena on ryhmäprosessien helpottaminen. Fasilitoinnin idea on löytää ryhmälle oikea työtapa, jolla se pystyy toimimaan rakentavasti. “Fasilitoinnilla on ainakin kahdet juuret: psykologiset ja innovatiiviset. Fasilitointi on alkanut näiden pohjalta” (Kantojärvi 2012, 8). Fasilitointi on neutraalia ryhmäprosessin ohjaamista. Sisällön tuottamisesta vastaa osallistujat, osallistujat vastaavat viime kädessä myös tekemistään päätöksistä ja toimenpiteistä. Fasilitaattorin tehtävänä on ainoastaan keskittyä kokouksen etenemiseen. Ryhmäprosessi on taas tapa ratkaista ongelmia, tehdä päätöksiä, selvittää ristiriitoja ja kommunikoida. (Kantojärvi 2012, 11, Nummi 2013, 7).

Mikä sitten on itse fasilitaattorin tehtävä?

Fasilitaattorin tehtävänä on suunnitella ryhmäprosessi ja valita siihen parhaiten soveltuvat työkalut sekä huolehtia siitä, että hän aktivoi jokaisen työryhmän jäsenen, jotta päästään mahdollisimman hyvään lopputulokseen. Fasilitaattorin tehtävä ei  ole osallistua aktiivisesti keskusteluun vaan nimenomaan ohjata sitä. Yksi fasilitaattorin suurimmista tehtävistä ryhmätöissä on varmistua siitä, että ryhmä ei divergoi samaan aikaan kuin konvergoi.

Divergointi tarkoittaa kaikkien ajatusten kirjaamista ylös, divergoinnissa ei saa tuomita ajatuksia hyviksi tai huonoiksi. Ennen kaikkea tärkeää on kannustaa ja rohkaista ihmisiä kertomaan mitä villeimpiä ideoita. Konvergointi tarkoittaa taas ideoinnin arviointia tarkoituksenmukaisesti. Konvergoinnissa on myös tärkeää muistaa olla objektiivinen sekä tarkastella tavoitteita, joita ennen ideointia on asetettu. Ensisijaista on keskittyä siihen mitä halutaan ja tarvitaan, ei niinkään siihen, mitä ei haluta (Kantojärvi 2012, 26).

Olemme huomanneet Massiven innovointihetkissä usein sen, että teemme divergointia ja konvergointia samanaikaisesti. Emme ole tiedostaneet edes tätä aiemmin ja havahduimme tähän vasta luettuamme fasilitoinnin kirjoja. Olemme molemmat usein niitä henkilöitä tiimissäämme, jotka herkästi lyttäävät ideoita, jotka eivät ole heti meidän mieleemme. Meillä on useimmiten tapana tarkastella asioita optimisesti sekä realistisesti. Meidän molempien täytyy siis kehittyä tässä, miten toimimme tiimimme innovointihetkissä. Todennäköisesti harva meidän tiimistämme tietää, että näitä kahta asiaa ei saisi tehdä samaan aikaan.

Kuka tarvitsee fasilitointitaitoja?

Mielestämme jokaisen esimiehen on omattava edes kohtuulliset fasilitoinnin taidot. Esimies ei muuten saa omasta ryhmästään maksimipanosta koskaan irti. Proakatemialla fasilitoinnin taidot kehittyvät huomaamatta, sillä teemme paljon töitä ryhmissä, joissa on yleensä ryhmänvetäjät. Ryhmätöihin osallistujat ottavat huomaamattakin oppia ryhmän vetäjiltä, ja täten välttävät heidän tekemät virheet ja ottavat heidän onnistumistaan mallia.

Fasilitoinnin taidon omaaminen tulee mielestämme eniten esiin innovointihetkissä. Innovointi mielletään helpoksi prosessiksi jos kyseessä on useamman henkilön ryhmä joka innovoi. Ideoita saamme ryhmätehtävissämme usein paljon, mutta niiden jatkojalostaminen sekä käytäntöön vieminen on mielestämme tiimimme kohdalla keskinkertaisella tasolla. Fasilitaattorin on oivallettava koko työpajan prosessi, miten viedä se alusta loppuun. Alle listasimme hyviä ohjekysymyksiä, joiden avulla saamme tehtyä työpajasta tehokkaan. (Kantojärvi 2012, 15)

Koulujen opetussuunnitelmassa halutaan opettaa nuorille luovuutta, mutta tässä kohtaa sekoitetaan idealuovuus ja taiteellinen luovuus . Peruskoulussa opetetaan vain ja ainoastaan taiteellista luovuttaa kuten tanssia, musiikkia, maalausta tai muita taideaineita. Lähteiden sekä oman mielipiteemme mukaan tällä luovuudella ei ole yhtäläisyyksiä idealuovuuden kanssa. Miksei koulussa panosteta ideointimenetelmien harjoitteluun? Kuinka monesta koulusta valmistumisen jälkeen tulee taidemaalari / kuvaamataidon harrastaja vrt. esimiestyöhön pyrkiviä ihmisiä? Mielestämme koulussa pitäisi panostaa myös ideointimenetelmien harjoitteluun. Meidän tehtävämme ei kuitenkaan ole kritisoida sitä, mitä koulun opetussuunnitelmiin tulee. (Kantojärvi 2012 18)

Esimerkki kirjasta: Fasilitaattori oli kouluvierailuilla ala-asteella. Työskentelyn aiheena oli pohtia mitä luovuus on. Yksi tyttö oli vastannut ”se on sitä, että ei tarvitse käydä koulua”. Keskustelu ei oikein ottanut tuulta siipien alle. Fasilitaattori kuitenkin huomasi, ettei voi jatkaa samalla agendalla ja sitä on muutettava. Yksi tyttö piirteli puita, samanlaisia paperi toisensa jälkeen. Fasilitaattori ehdotti, että mitäs jos piirrettäisiin kaikki mahdolliset erimuotoiset puut. Kaikki lapset innostuivat ja täten fasilitaattori sai ryhmän huomion itselleen, sekä sitä kautta myös omalle aiheelleen. Tällaista kutsutaan idealuovuudeksi. (Kantojärvi 2012, 19)

Mitkä ovat luovan ongelmanratkaisun prosessin vaiheet?

Joudumme usein Proakatemialla ratkaisemaan ongelmia ulkopuolisten yritysten toimeksiantoihin. Meillä on myös muutamia tiimihaasteita, joihin toimeksiantaja tulee ulkopuolelta esittelemään oman toimeksiantonsa, jonka me tiiminä ratkaisemme parhaamme mukaan. Suurimpia haastetapahtumia opintojemme aikana ovat 24H sekä Tiimidiili. Massivella tulee olemaan 24H -loppynäyttötapahtuma tulevana syksynä, jota kohden valmistaudumme jo kovaa tahtia. Tiimidiilin haasteeseemme olemme vastannee jo kertaalleen eikä se mennyt niin hyvin kuin oletimme. Oletimme ratkaisujen esittelyihin asti, että olimme tehneet loistavaa työtä ja arvosanamme tehdystä työstä tulisi olemaan hyvä. Tilanne kuitenkin ratkesei päinvastoin mitä oletimme – ratkaisumme ei ollut sitä mitä toimeksiantaja halusi. Nämä kuitenkin ovat kuitenkin tärkeitä oppeja ja osaamme tulevaisuudessa välttää tekemästä samojan virheitä, joita menneessä Tiimidiilissä vuosi sitten teimme. Kantojärven kirjassa olikin hyvä esimerkki siitä, miten ongelmanratkaisuprosessi etenee. Alla kuvaamme vaiheittain, miten ongelman ratkaisuissa kuuluisi edetä:

1. Selkeytä haaste / toive / tavoite

Luodaan yhteinen ymmärrys tilanteesta. Meidän tapauksessa keskustelemme toimeksiantajan kanssa mitä hän haluaa toimeksiannolta ja minkälaista ratkaisua toivoo.

2. Kerää tietoa

Tässä vaiheessa keräämme faktoja toimeksiantajalta. Mitä hänellä on valmiiksi antaa meidän haasteeseen? Yleensä tätä varten on kyselytunti toimeksiantajan kanssa jolloin voimme yhdessä käydä tavoitteet selviksi ja olemme molemmat osapuolet samalla viivalla.

3.     Kiteytä ongelma

Ongelman kiteyttäminen on prosessin tärkein vaihe. On elintärkeää kiteyttää ongelma toimeksiantajan kanssa, jotta olisimme samalla aaltopituudella. Olemme nähneet monta toimeksiannon ratkaisua, jotka ovat menneet pieleen. Yleensä siitä syystä, että ei olla oltu toimeksiantajaan yhteydessä, vaan mieleen on tullut hyvä idea, jota on jalostettu oman ryhmän kesken. Todellisuudessa idea ei ole edes vastannut toimeksiantoon

4.     Tuota ideoita

Kun olemme kiteyttäneet toimeksiantajan kanssa heidän ongelman, alamme tuottamaan ideoita. Kaikki ideat ylös, joista valitsemme meidän mielestä parhaimmat. Tämän jälkeen otamme taas toimeksiantajaan yhteyttä, ja esitämme heille ideamme, joita olemme pohtineet. Jos tässä kohtaa päädymme toimeksiantajan kanssa siihen, että he valitsevat yhden meidän ideoistamme alamme sen jälkeen jalostamaan ideaa. Jos taas kaikki ideat tuntuvat toimeksiantajan mielestä huonoilta, ideoimme lisää.

5.     Syvennä ratkaisua

Kun toimeksiantaja on valinnut meidän parhaan idean alamme kehittämään sitä. Haluamme tehdä ideasta mahdollisimman helposti käytäntöön vietävän.

6.     Suunnittele toimenpiteet

Ongelmanratkaisun viimeinen prosessi, yksi tärkeimmistä vaiheista. Miten tuomme asian esiin omassa esityksessämme sekä raportissamme. Molempien pitää olla täysin yhteneväisiä ja visuaalisesti näyttäviä (Kantojärvi 2012, 27).

Ryhmätyötilanteet
Miten valmistautua ryhmätyötilanteisiin? Miten saada ryhmästä kaikki potentiaali irti?

Tähän kysymykseen ei välttämättä edes ole oikeaa vastausta. Kantojärven kirjassa oli kolme esimerkkiä siitä, miten ryhmätyötilanteeseen voi valmistautua ja miten valmistautuminen vaikutta lopputulokseen.

Yksi ryhmä ratkaisi älykkyyttä vaativia tehtäviä, toinen ryhmä katsoi Seindfield-tv-sarjaa ja kolmas rupatteli niitä näitä ilman minkäänlaista aihetta. Mikähän ryhmistä mahtoi menestyä parhaiten tämän jälkeen menestyä parhaiten ryhmätehtävässä? – Rupattelijat. (Kantojärvi 2012, 47)

Kun haluamme luoda tuttavallisen ja turvallisen ilmapiirin ryhmälle, niin koemme itsekin rupattelun parhaana valmisteluna. Siinä ihmiset pääsevät rauhassa tutustumaan toisiinsa ilman minkäänlaista painetta. Kuulumisten kyseleminen ja aito kuunteleminen luo turvaa tiimin jäsenten kesken.

Fasilitaattorin roolissa voi etukäteen pohtia mahdollisia menetelmiä ideoiden valitsemiseen kokoustilanteessa. Tälläsiä ovat esimerkiksi:

• Jaa 10 euroa ideoille – Jokainen osallistuja saa käyttöönsä 10 €, jonka saa jakaa haluamiinsa ideoihin parhaaksi katsomallaan tavalla. Täten saadaan jokaiselle ajatukselle “hinta”.
• Osoite nuolella mielestäsi parasta (tai huonointa) vaihtoehtoa, tälläisenään toimii virtuaalikokouksissa, mutta voidaan toteuttaa myös käsien nostona.
• Paremmuusjärjestys – Annetaan ehdotuksille numerot parmmuusjärjestyksessä.
• Ryhmittely – Kerätään samankaltaiset ideat ryhmiin, jolloin niitä on helpompi lähteä jatkojalostamaan.
• Analyysi & arviointi – “Plus Minus Interesting”: jokaisesta ideasta kirjataan plussat, miinukset sekä mielenkiintoiset näkökulmat.
• Keskustelu – Listataan ideat ja keskustellaan: eliminoidaan, keskitytään, parannellaan. Yhteistä keskustelua syventää aina parikeskustelu.

Virtuualifasilitointi
Jos ryhmätilanteiden, kokousten tai innovointitilanteiden faslitointi tuntuu haastavalta hetkessä, jossa kaikki osapuolet ovat läsnä samassa tilassa ei etäkokousten läpivienti varmastikaan kuullosta sen mukavammalta. Miten saada etäpalavereista mukavia, toimivia ja tuottavia? Tarkastellaan asiaa fasilitoinnin näkökulmasta.

Tekniset ratkaisut eivät koskaan ole täydellisiä, eivätkä ne pysty tarjoamaan samanlaista kokemusta kuin oikea kohtaaminen. Voimme kuitenkin pyrkiä mahdollisimman lähelle täydellisyyttä hyvällä fasilitoinnilla. Kaikki alkaa hyvästä valmistautumisesta. On tärkeää, että fasilitaattori on valmistautunut kokoukseen hyvin, tuntee valitsemansa teknisen ratkaisun hyvin sekä on suunnitellut toimivan rungon kokoukselle. Etänä tämän tärkeys korostuu entisestään, kun läsnäolon kontakti jää tilanteesta uupumaan. (Nummi, 2013, 10)

Leikkimielisesti nimetyssä kirjassa “Virtuaalifasilitaattorin käsikirja – Tarina siitä, miten Ykä Hirvi teki virtuaalikokouksista mukavia ja tehokkaita” käydään mukavasti tarinan siivin läpi hyvin käytännön apukeinoja.

1. 1. Luo selkeät säännöt kokouksen etenemiselle sujuvasti. Yhteisistä kokoustamistavoista sopiminen on entistä tärkeämpää, kun kaikki eivät ole fyysisesti samassa huoneessa. Osallistujille painotetaan, että virtuaalikokoukseen osallistumisen tärkeys ja jatkuvan läsnäolon merkitys on tärkeää. Mikäli taustalta satunnaisesti kuuluu kokousta häiritsevää ääntä, mykistä mikrofoni siksi aikaa, jolloin se ei häiritse koko kokousta. Mikäli kokouksen osallistujat ovat ennestään toisilleen tuntemattomia, on hyvä mainita oma nimensä puheenvuoronsa aluksi, jolloin jokainen tietää kuka on äänessä.

   2. Luo kokoukselle selkeä runko, jota noudattaa.

1. 1. • Etäyhteys kannattaa avata hyvissä ajoin ja kutsua uudet henkilöt testaamaan yhteyttä ennen kokouksen alkamista.
      • Check-in – Kokous on hyvä aloittaa siten, että jokainen osallistuja pääsee ääneen ja kertomaan jotakin vaikkapa kuulumisten muodossa.
      • Esitys ja reflektointi – Fasilitaattori esittää päivän agendan ja ohjeistaa, että mikäli esityksen aikana herää kysymyksiä tai kommentteja ne voi kirjoittaa chattiin ja ne käsitellään yhdessä esityksen jälkeen. Näin saadaan aikaan sujuva kokouskäytäntö, eikä aihe lähde rönsyilemään.
      • Keskustelu – Mikäli mahdollista, tässä kannattaa käyttää interaktiivisia keinoja saadakseen keskustelusta elävämpää. Mikäli fasilitaattori haluaa ohjata keskustelua apukysymyksillä, on niiden hyvä olla näkyvillä.
      • Check out – Hyviin kokoustapoihin kuuluu, että saavuttaessa sekä poistuessa jokainen saa suunvuoron (Nummi, 2013, 22)
        
        Elävöitä kokousta pieniellä hauskoilla jutuilla. Virtuaalikokoukset saattavat tuntua puuduttavilta, varsinkin jos itse ei ole paljon äänessä. Esimerkiksi viimeisenä ennen kokouksen päättämistä voidaan antaa kullekkin osallistujalle hyvää palautetta esimerkiksi 15 sekunnin aikana per henkilö, siten että jokainen osallistuja käydään nopeasti lävitse. Näin jokaiselle jää hetkestä hyvä fiilis ja mukava tunne onnistuneesta palaverista.

Pohdinta
“Fasilitointi onkin suurelta osin etukäteen valmistautumista, ja virtuaalifasilitoinnissa siitä tulee entistäkin tärkeämpää. Prosessin suunnittelu ja aikataulutus, työkalujen valitseminen ja oman esityksen suunnittelu sekä tekniikan riittävä tunteminen ovat virtuaalikokouksiin valmistautumisen kulmakiviä.” (Nummi, P. 2013. 65) Hyvän fasilitaattorin tunnistaa hyvin tehdystä etukäteistyöstä sekä johdonmukaisesta toiminnasta kokous- tai työpajatilanteessa. Perinteinen kokouksen puheenjohtajavetoinen asetelma on hiipumassa, sillä työskentelemme jatkuvasti ympäristössä, jossa kokouksessa on yhä enemmän monialaista osaamista. Siksi on tärkeää, että joku keskittyy täysin prosessin onnistuneeseen läpi viemiseen sen sijaan, että itse tempautuisi turhan paljon keskusteluun mukaan, jolloin tilanne alkaa rönsyillä. “Sanotaan, että ryhmien ongelmista 90 % ei liitykään itse asiasisältöön, vaan työskentelytapoihin.” toteaa Nummi kirjansa johdannossa. Uskomme, että hyvällä fasilitoinnilla tämän kaltaiset ongelmat saadaan selätettyä ja luotua entistä enemmän tehokkaita ja hyvin toimivia organisaatioita sekä ryhmäprosesseja.

Lähteet
Kantojärvi, P. Fasilitointi luo uutta. Helsinki: 2012

Nummi, P. Virtuualifasilitaattorin käsikirja. Helsinki: 2013.

https://www.tat.fi/onnistu-etapalaverissa-viisi-vinkkia-verkkotapaamiseen/. Luettu 21.3.2018.