Essee aikaansaamisesta

Johdanto

Marjo Huhtalan kirjaa: Aikaansaajan asenne, oli vaikea lukea. Ei suinkaan sen kirjoitusasun vaan sisällön takia. Löysin kirjasta niin monta konkreettista parantamista vaativaa seikkaa toiminnassani, että uppoutuminen kirjaan oli paikoin uuvuttavaa. Toisaalta, näin ollen äärimmäisen tärkeää. Lukeminen oli tavallista hitaampaa, kun pysähdyin moneen otteeseen reflektoimaan pitkiäkin jaksoja omaa toimintaani. Orastavasti veikkaan, että tunsin halua muuttaa toimintaani tässä aikaansaamisen aihepiirissä.

Monet yllä mainitsemistani ”seikoista” ovat alitajuntaisesti tiedostamiani heikkouksiani. Kuitenkin, niiden lukeminen paperilta, ammattilaisen kirjoittamana teki hyvää. Asiat jäivät paremmin mieleen ja ehkä tämän esseen kautta, minun on parannettava toimintaani. Ei minun tarvitse heikkouksissani velloa, vaan tunnistaa ne ja pienin askelin parantaa.

Tänä vuonna minulla on paljon tärkeitä itsejohdettavia prosesseja käynnissä Proakatemialla (kuten oppari esim.) joissa haluan onnistua. Opinnäytetyö on minulle uudenlainen, haastavampi akateeminen kokonaisuus. Haluan pystyä parantamaan aikaansaamistani sen myötä.

Koen olevani melkoinen vitkuttelija, aloittaminen on se vaikein osuus. Vitkuttelu olikin tässä aikaansaamista käsittelevässä kirjassa yksi kuudesta ajattelun ja toiminnan välisistä kapeikoista. Muita ajattelun ja toiminnan välisiä kapeikkoja ovat 1. valmistautumattomuus, 2. fokusoimattomuus, 3. työn jättäminen kesken ja luovuttaminen, 4. selittäminen ja muiden syyttely sekä 5. ali- tai ylisuorittaminen. (Huhtala 2017, 36)

Päädyin oikeastaan lukemaan tämän kirjan siksi, että päätin tehdä opinnäytetyön työaikaan liittyen. Opparini tarkempi kärki ja rajaus on vielä määrittämättä. Siispä luen nyt monenlaisia kirjoja tehokkuuteen, työaikaan, työaikalakiin ja etäilyyn liittyen. Ehkäpä ajatus kirkastuu näiden kirjojen myötä. Tähän esseeseen olen valinnut neljä erilaista teemaa aikaansaamiseen liittyen: asenne, klassiset kapeikot, valmistautumisen tärkeys ja toimeen tarttuminen. Näistä teemoista tuon esille kirjan oppeja, reflektoin hieman omia ajatuksia mukaan sekä tuon mukaan muutaman termin ja mittarin aikaansaamiseen linkittyen.

On vaikea sanoa, mitä tästä esseestä voi lukija poimia. Itselle aikaansaaminen on paikoin vaikeaa. Kun motivaatiota riittää, niin asennettakin löytyy, mutta olen huono pakottamaan itseäni. Silloin vitkuttelu astuu helposti kehiin. Ehkä haluan nostaa esille, kuinka pienistä puroista rakentuu aikaansaamisen joki. Ei raketti-tiedettä. Moni varmasti haluaa parantaa tehokkuuttaan, varsinkin kun täällä akatemialla harva asia tapahtuu sinulle, jos et siihen itse tartu.

Johdannon loppuun nostan Huhtalan kiteyttämän aikaansaamisen yhtälön hänen kirjastaan:

Kokonaisenergiatasojen hallinta + Kestokyky + Ilo tekemisestä ja onnistumisesta = Aikaansaaminen.

 (Huhtala 2017, 26)

Asenne

”Osaamista ja asennetta ei kannata laittaa napit vastakkain” (Huhtala 2017) Uskon, että tällä Huhtala tarkoittaa, kuinka osaamista ja asennetta on turha yrittää erottaa toisistaan. Uskallan väittää, että nykyaikana, alalla kuin alalla tarvitaan henkilöitä, jotka osaavat, mutta ovat myös valmiita muuttumaan ja oppimaan lisää. Huhtala puhuukin kirjassaan siitä, kuinka työelämässä asiat vanhenevat kokoajan nopeammin ja nopeammin. ”Asennetyypin” tulee oppia ”osaajatyypiltä” ja toisinpäin. Hienoa on jos huippuosaaminen ja kultainen asenne kulkevat käsikädessä, tällöin puhutaan aikaansaamisen matriisin mukaan aikaansaavasta ammattilaisesta. (Huhtala 2017, 21)

Huhtala esittelee sivulla 21: aikaansaamisen matriisin. Siinä jatkuvalla pystyakselilla näkyy osaaminen ja jatkuvalla vaaka-akselilla näkyy asenne. Aikaansaamisen matriisista käy ilmi neljä eri työelämän tilannetta/henkilökuvaa. Käydään ne läpi ilman järjestystä ja kerron hieman omaa tulkintaani neljän tilanteen taustalle:

1. Henkilöllä on osaaminen vasta alussa, sitä on vähän. Tämän lisäksi asenne ei ole kunnossa. Matriisi kertoo, että tämä henkilö tarvitsee paremman tarinan. Tulkitsen tätä paremman tarinan sanomaa yksinkertaistaen niin, että kyseisen henkilön tulee vaihtaa maisemaa, hän ei sovellu tähän työpaikkaan nyt.
2. Toisessa tilanteessa asenne-akselia pitkin ollaan kuljettu eteenpäin, kohti plussaa. Osaaminen on kuitenkin vielä aluillaan ja oppia tarvitaan sillä osa-alueella paljon lisää. Matriisi kertoo kyseisen henkilön olevan ”Hyvä tyyppi!”. Huhtala tarkensi vielä puhuttavan ”hiomattomasta timantista”. Kun tulkitsen optimistisesti tätä hyvää tyyppiä, niin hänellä on potentiaali oppia vaikka kuinka hyväksi työssään. Hänet on valittu tietyin pohjatiedoin mukaan remmiin. Hänellä on asenne kunnossa, hän kykenee muutokseen, yhteistyöhön ja mikä tässä kontekstissa tärkeintä; oppimiseen.
3. Seuraavaksi esittelyssä: hankala erikoisosaaja, ”jäärä”/”nousukas”. Puhumme henkilöstä, joka todellakin osaa työtehtävänsä. Hän on saattanut olla työssä pitkään tai hän saattaa olla muutoin lahjakas ja nopea oppimaan. Jäärältä ei kuitenkaan löydy asennetta. Yllättävät muutokset, aikaansaaminen, uuden oppiminen ja yhteistyö voivat teettää tälle osaajalle hankaluuksia. Näin ollen hän ei ole numero 4: aikaansaava ammattilainen.
4. Aikaansaavalla ammattilaisella on ajankohtainen, eteenpäin nojaava osaaminen työtehtävästään ja alalla toimimisesta sekä asenne monipuoliseen toimimiseen muutoinkin kunnossa. Kyseinen henkilö on oikea timantti. Tähän suuntaan on kelpo tähdätä.

Eteenpäin nojaavalla tarkoitin oppivaa asennetta eli growth mind-set. Tässä kohdassa hienosti osaaminen ja asenne fuusioituvat. ”Oppivan asenteen eli kasvun asenteen asenteella varustetut ihmiset täydentävät jatkuvasti osaamistaan, vaikka heillä olisi jo mitä tahansa korkeita tutkintoja ja he olisivat kuinka päteviä – tai vaikka heillä ei olisi tutkintoja ja muodollista pätevyyttä” (Huhtala 2017, 22)

Klassisia kapeikkoja

”Kapeikkoajattelu eli TOC (theory of constraints) tarkoittaa, että prosessin etenemistä rajoittavat esteet tai kapeikot. Ne ovat prosessin hitaimpia kohtia ja vaikeuttavat tavoitteeseen pääsyä.” (Huhtala 2017, 35) Yllä puhuttiin jatkuvasta oppimisesta ja samaa tarvitaan kapeikkojen kanssa. Kapeikkoihin törmää itse kukin aika ajoin ja niitä on hyvä oppia tunnistamaan.

Jos kuvailen omin sanoin käsitystäni kapeikosta, kuvaavat ne oikeanlaisen toiminnan jonkin sortin välttelyä. Oikeanlaisella toiminnalla tarkoitan prosessin käytäntöön ja loppuunviennin kannalta ratkaisukeskeistä ja tervettä toimintaa.

Marjo Huhtala nosti kirjassaan esille kuusi yleistä kapeikkoa:

1. Kunnon valmistautuminen on sitä, että ymmärrät prosessin realiteetit ja luonteen ja valmistat itseäsi mentaalisesti sekä konkreettisesti sitä varten. Valmistautumattomuudella voi joutua turhan paljon yllättäviin tilanteisiin, joka voi alkaa vaikuttamaan muille epäammattimaiselta ja viedä fokusta toiminnan kohteesta. Valmistautumista on monenlaista, se on myös yksilöllistä. Kaikki valmistautuminen ei koske pelkästään sinua itseäsi. Esimerkiksi hyvä johtaja voi edesauttaa palaverin kulkua jakamalla asialistan etukäteen kollegoille, jotta he kykenevät suuntaamaan ajatuksiaan oikealla tavalla palaveriin. Valmistautumisella kyetään lähtökohtaisesti valmistamaan itseä ja muita niiden perustietojen valossa, joita on tai joita on kyetty selvittämään. Yllätyksiä ja sattumia tapahtuu aina ja niihin kaikkiin ei voi valmistautua, eikä pidäkään. Se menisi jo turhan varmistelun puolelle. Toki tämä asia on haasteellinen yleistää, kukin tuntekoon omalla kohdallaan hyvän valmistautumisen ja turhan tarkan varmistelun eron.

2. ”Fokusoimattomuudella tarkoitan keskittymiskyvyn puutteen, epärealistisuuden, poukkoilun ja rönsyilyn yhdistelmää.” (Huhtala 2017, 37) Fokusoimaton ihminen ei kykene kohdistamaan/säästämään omaa energiaansa ja tarkkaavaisuuttansa tarvittavissa määrin, tarvittavalla hetkellä, tiettyyn asiaan. Syitä fokuksen puuttumiseen voi olla monia. Mielenkiintoinen nosto fokusoimattomuuteen liittyen kirjassa oli multitaskingistä. Daniel Levitin (2015) mukaan moniajo (multitasking) on erittäin haitallista aivoille, ja useiden muidenkin tutkimusten mukaan se lisää stressihormonin määrää. ”Jatkuva tehtävien vaihtelu uuvuttaa aivoja hyvin nopeasti ja aiheuttaa ärtyneisyyttä, joka voi johtaa impulsiiviseen käytökseen.” (Huhtala 2017, 38)

3. ”Vitkuttelu (eli ”sitku…”) liittyy kahteen asiaa: tehtävän aloittamiseen tai loppuun saattamiseen. Kun ihmisen tulisi saada jokin ikävä tehtävä tehtyä, hän usein vitkuttelee viimeiseen asti ja keksii kaikkia mahdollisia sijaistoimintoja.” (Huhtala 2017, 39)

Huhtala kiteytti aika hienosti vitkuttelun. Jos hieman reflektoisin tätä kohtaa. Tämä oli kuitenkin se yksi seikoista, jonka nostin johdannossa omaksi heikkoudekseni. Havahduin kyllä siihen, että vitkuttelu on hieman parantunut kohdallani, sillä olen oppinut viime vuosina karsimaan arjestani asioita. Olen vahvemmin ymmärtänyt, kuinka lyhyt ajanjakso 24 tuntia, eli vuorokausi on. Se aika mikä päivittäin on kerrallaan elettävänä. Olen tajunnut ottaa elämääni (työ, opiskelu) tarjottimelleni minulle tärkeitä asioita, enkä yritä tehdä kaikkea ”kivaa ja kiinnostavaa”. Tämä on itseasiassa auttanut vitkutteluun, sillä hahmotan paremmin sen tarjottimen, jonka ”antimet olen sitoutunut syömään”. Ymmärrän paremmin, kuinka asiat siinä tasapainoilevat, enkä voi keksiä mielekkäämpää tekemistä niin helposti ikävien to do -asioiden tilalle. Toki huomaan, että vapaa-ajan tekemisissä, kuten harrastuksissa löydän edelleenkin turhan helposti kivemman vaihtoehdon. Silloin etenkin, kun olisi ”tylsiä toimistohommia tehtävänä”. Tässä tulee vielä skarpata.

Olen huomannut, että on palkitsevaa, kun saa tehtyä edes osan niistä tylsistä toimistotöistä, ennen vapaa-ajan aktiviteettejä. Tällöin niitä ei tarvitse ajatella tai pyöritellä mielessä vapaa-ajalla, kun on jo töninyt niitä eteenpäin. ”Olen tehnyt mitä voin”.

Havahdun itseasiassa tätä kirjoittaessa, että fokusoimattomuus on minulle melkeimpä suurempi huolenaihe kuin vitkuttelu. Suurta roolia siinä kantaa tarkkaavaisuushäiriöni (adhd). Mutta huomaan myös muita seikkoja, jotka edesauttavat fokukseni karkaamiseen. Monina päivinä otan päivän to do-listalle (to do-listalle mielessäni) turhan monta teemaa, jotka ovat turhan epätarkasti määriteltyjä. Uskon, että tämä yhtälö ei ole toimiva. Pohdin kotoa lähtiessäni tekeväni esseetä, lukevani kirjaa ja hoitamalla muutamat meilit jne. Mielestäni voisin rajata tarkemmin; mitä kirjaa ja mikä on lukutavoite päivälle? Kirjoitanko esseeseen johdannon? Vai tulisiko olla kenties realisti ja pitää tavoite vain kirjan loppuun lukemisessa, jotta edes se tulisi hoidettua loppuun? Myöskin, jos to do -listani on vain päässäni, kenties jotain saattaa unohtua kokonaan. Multitaskingiä harrastan turhan paljon. Huomaan myös akatemialla ollessani sosiaalisen, että sosiaalinen minä pyrkii jatkuvasti kivoihin keskusteluihin ja kohtaamisiin. Vaikka järkeni sanoo töiden luonnistuvan paremmin jossain rauhallisessa tilassa, löydän itseni monesti esimerkiksi tiimitilasta, jossa juttelut vievät suurimman osan ajasta. Itsekuria tämäkin vaatisi.

Kolme muuta yleistä kapeikkoa ovat:

4. Työn jättäminen kesken ja luovuttaminen.
5. Selittäminen tai muiden syyttely.
6. Ali- tai ylisuorittaminen.

Valmistautumisen tärkeys

Hyvällä valmistautumisella valmistat itsesi ottamaan vastaan kokonaisuuksia. Ihmisen mieli ja top of mind voivat kantaa rajallisen määrän informaatiota kerrallaan. Valmistautumisella luot kättä pidempää itse toimintaa (työ, opiskelu, kokous, esitys..) varten. Voit viedä kuormaa pois mieleltäsi kirjoittamalla asioita ylös ja ylipäätään itsejohtaa omaa tekemistäsi. Valmistautumisella on mentaalisia ja käytännön loogisia hyötyjä.

Valmistautumattomuus voi olla kapeikko, mutta liiallinen varmistelu voi myös ilmetä sudenkuopaksi. (Huhtala 2017, 37) On hyvä ymmärtää, että sinun tulee löytää oma tapasi valmistautua eri asioihin. Jotkut asiat voivat tulla luonnostaan. Itse en esimerkiksi harjoittele mallikuvauksia varten poseerauksia ja pystyn muutenkin virittäytymään (mentaalisesti) nopeastikin kameran eteen. Omat valmisteluni ovat puolestaan hieman käytännöllisempiä. Otan mukaan aina hieman (kuvausteemaan sopivia) vaihtoehtovaatteita, jos kuvauspaikalla tarvitaankin eri ilmettä asuissa. Haluan aina olla siisti ja siistiytynyt kun saavun paikalle (toki minun kuuluukin olla). Tsekkaan myös edellisenä iltana tarkkaan ajomatkan kuvauslokaatioon, etten ainakaan myöhästy.

Tavat ja rutiinit ovat melko lailla automaattisia. Ne helpottavat valmistautumistasi, jos ne edesauttavat valmistautumistasi. Jos sinulla on tapa myöhästyä, se tuskin edesauttaa kokonaisuudesta selviämistä. Koen että valmistautumisen ydin on juurikin edesauttaa kokonaisuudesta suoriutumista. Tavat ja rutiinit kulkevat mukana niin hyvässä kuin pahassa, niitä voi olla syytä tarkastella aika-ajoin. Itselläni on tavanomaista varata hieman liian vähän aikaa kiireisiin aamulähtöihin, jolloin joudun kompensoimaan kiirehtimällä paikalle. Tämä ei ole kokonaisuuden kannalta hyvä, vaan minun tulisi hieman muuttaa rutiiniani esimerkiksi siinä, kuinka paljon aiemmin itseni herätän.

Tapoja ja rutiineja voi olla haastava muuttaa, kun ne ovat ikään kuin itseopittuja ja sisäänajettuja juttuja. Muutoksen tekeminen on kuitenkin mahdollista. Tässä kannattaa olla realisti eikä haukata liian suurta palaa kerrallaan. Aloita yhdestä asiasta tai seikasta ja koita saada se muutettua pikku hiljaa ensin. Kun yksi asia on muuttunut onnistuneesti, voit miettiä jatkoa.

Toimeen tarttuminen

Puhutaan vielä hetki toimeen tarttumisesta. Tämä kulkee kuuden kapeikon kanssa käsikädessä ja liippaa mielestäni aika suoraan vitkuttelua sekä fokusoimattomuutta.

Toimeen tarttumista luonnollisesti helpottaa toimeen tarttuminen. On hyvä tunnistaa, että mikä on pienin yksittäinen asia, joka helpottaa suuremman toiminnan loppuun viemistä, siitä on voi aloittaa. (Huhtala 2017, 60) Se ei haittaa, vaikka asia olisikin pieni yksityiskohta. Uskon, että Huhtala on tässä tarkoittanut yksinkertaisuudessaan sitä, että pieni onnistuminenkin ruokkii itsetuntoa ja pystyvyyden tunnetta. Näin ollen toiminnan ketju voi alkaa. Voi olla järkevää pilkkoa asia kuin asia käytännän välitavoitteisiin, näin ollen etenemisen havaitsee ja se luo energiaa ja merkityksen tunnetta työn jatkolle.

Muutamia Huhtalan nostamia käytännön seikkoja, jotka estävät toiminnan aloittamista:

-Tavoitteen ja suunnan epäselvyys

-Ei ymmärretä, että vastuu aloittamistoimenpiteistä kuuluu itselle.

(Tämä mielestäni esiintyy tiimiarjessa akatemialla usein. Koen, että vastuita ei ehkä ymmärretä, jos niitä ei myöskään ole selkeästi/yksilöllisesti jaettu. Olen monesti kuullut lausahduksen ”kaikkien vastuu ei ole kenenkään vastuu”, ehkä tätä tarkoitin. En minä siihen usko, että jaettuja vastuita laiminlyötäisiin vahvasti.)

-Tapa, jonka mukaan asiat tehdään viime tingassa

-Tärkeysjärjestyksen hahmottumattomuus

-Työn aloittamiseksi ei ole kunnollisia rutiineja tai aloittaminen on ison työn takana

(Huhtala 2017, 60)

Muutamia Huhtalan nostamia käytännön seikkoja, jotka edistävät toiminnan loppuun saattamista:

-Merkityksen tunne

(Itse nostaisin tähän sen seikan, että harva työ tai tekeminen on aina merkityksellistä. Voisin kuvitella ainakin näin. Tärkeää on ehkä havaita, että on tekeminen ja sen luonne yleisellä tasolla sinulle merkityksellistä, tällöin pienet vaikeat hetket tai seikat eivät estä sinua selättämästä niitä..)

-Vahva ote asioihin

-Pitkäjänteisyyden kehittäminen ja tylsien vaiheiden sietäminen

-Lannistumattomuus vaikeuksien edessä

(Huhtala 2017, 61)

Palkitseminen on tärkeää. Mielestäni se on todella tärkeää. Onnistumisista ja tekemisestä tulee muistuttaa itseään ja jättää hyviä mielikuvia olemaan. Jotta itse matkakin muistuu mieleen hyvällä, voisi olla tärkeää palkita itseään myös matkan aikana, eikä vain kun työ on saatettu loppuun. Myös asian loppuunsaattaminen itsessään voi olla palkitsevaa. Tässä muutama Huhtalan nosto miksi:

-Kunnolla lopettamisen kunnia (”harjakaiset”). Projekti ei vain liukene pois.

(Ymmärtääkseni tällä tarkoitetaan juurikin pientä juhlaa, jotta asia ei vain liukene pois päiväjärjestyksestä sen loppuunviennin jälkeen.

-Asioiden viimeistely kehittää pitkäjänteisyyttä ja toimii siirtymäriittinä tehtävästä toiseen.

(Tämä on mielestäni tärkeä nosto. Keskeneräisyys voi olla uuvuttavaa ja akatemialla voi tuntua, että asiat eivät etene, vaan ”leijuvat ehkä eteenpäin”. Tätä nostoa noudattamalla voi aina hahmottaa, että kun jaksaa yhden asian viedä loppuun, uusi voi alkaa.)

-Tehtävästä tai projektista oppimisen mahdollisuus kaikkia siihen osallistuneita kuulemalla.

(Huhtala 2017, 62)

Viimeisestä nostosta oppineena, kun jokin asia tulee päätökseen kannattaa hyödyntää rohkeasti motorolaa. Mahdollistetaan laajempi oppiminen näin.

Lopuksi

Tähän kirjaan haasteltiin monia yrittäjiä ja suomalaisen työelämän tekijöitä. En lukenut niitä kaikkia. Luin niistä muutaman ja haluan nostaa tähän Laattapiste Oy:n hallituksen puheenjohtajan Petteri Harun kertoman aikaansaamisen kaavan.

Aikataulu + pieni paine + pakko + flow tila = Aikaansaaminen.

(Huhtala 2017, 120)

Haru kertoo, että Laattapisteessä on sitouduttu aikatauluihin ja asiat tapahtuu silloin kuin on sovittu. Stressi ei ole hänen mielestään täysin pahasta ja hän kertoo, että: ”aikataulu ja pieni paine ovat sopiva yhdistelmä – ja inhimillisesti yritämme saada hommat hoitumaan”.

Nolla stressiä on varmaan haastava saada toteutumaan, mutta liikastressiä ja aikaansaamattomuutta voi monin keinoin helpottaa. Ehkä tässä esseessä esiintyi muutama keino näiden mörköjen helpottamiseen.

Lähteet

Huhtala, M. 2017. Aikaansaajan asenne. Helsingin seudun kauppakamari.

Levit, D. J. 2015. Why the modern world is bad for your brain? The Guardian. 18.1.2015.