Tampere
30 May, Thursday
17° C

Proakatemian esseepankki

Elementtejä tapahtuman järjestämiseen – tarkastelussa Sport & business seminar



Kirjoittanut: Jonne Nieminen - tiimistä Flyyna.

Esseen tyyppi: Akateeminen essee / 3 esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 10 minuuttia.

Johdanto  

Tässä esseessä tarkastellaan tapahtumanjärjestämistä ja peilaamme aihetta Sport & business seminaarin (jatkossa SBS) näkökulmasta. Tarkastelemme muun muassa Tagomo Bisnesluokkaa tapahtumana ja mitä eväitä siitä voisi ammentaa tulevaisuudessa. Tagomon bisnesluokka loi tunteen siitä, että tapahtuma on viimeiseen asti hiottu ajatellen asiakkaan palvelukokemusta. Haluammekin hyödyntää samanlaista myös omassa tapahtumassamme ja siksi otamme tarkempaan tarkasteluun tämän kyseisen verkostoitumistapahtuman.  

Toimiva kokonaisuus sekä pieniä ja suuria wau-elämyksiä. Näillä sanoilla kuvaisimme mainostoimisto Tagomo Digitalin kehittämää Bisnesluokka 3.0 -tapahtumaa, joka järjestettiin Tampere-talossa lokakuussa. Tällä hetkellä meillä on tiimissä käynnissä tapahtumatuotannon projekteja ja katselimme tapahtuman toteutusta tapahtumatuottajan silmälasien läpi. Tapahtuman sisällöstä nauttimisen lisäksi pyrimme siis tarkastelemaan osallistujan näkökulmasta, mitä asioita tulisi huomioida tapahtuman toteutuksessa. 

 

Tagomo Bisnesluokka 3.0 

Bisnesluokka on tapahtumakonsepti, jonka tarkoituksena on koota yritysmaailman huipputyypit sekä valtakunnan kiinnostavimmat puhujat yhteen tarjoten yrittäjille ja yritysmaailman vaikuttajille keinoja sekä omaan että liiketoiminnan kasvuun ja kehitykseen. Tagomolaiset halusivat luoda yhteisön, jossa yrittäjät voivat kasvattaa kontaktiverkostoaan sekä kokea elämyksiä ja oivalluksia tapahtumien muodossa. Ensimmäinen Bisnesluokka järjestettiin Turussa lokakuussa 2022 ja Bisnesluokka 3.0 oli nimensä mukaisesti kolmas tapahtuma.  (Tagomo Digital, nd.) 

Tarkastellaanpa sitten itse tapahtumaa. Ensikosketus tapahtumaan oli, kun yksi tiimiläisemme vinkkasi siitä meille ja päätimme sitten osallistua tapahtumaan koko tiimin voimin. Osallistumispäätökseen vaikutti se, että kyseessä oli ilmaistapahtuma sekä tietenkin kiinnostava puhuja, Jari Sarasvuo. Vaikka kyseessä oli ilmaistapahtuma, oli jo ilmoittautumisvaiheessa selkeästi kerrottu, että mikäli ilmoittautunut ei saavukaan paikalle, peritään häneltä niin sanottu no-show sakko. Hinnan puolesta tapahtumaan oli todella matala kynnys saapua eri toimijoille ja myös meille opiskelijoille. Kuitenkin “sakko” sitouttaa ja toivon mukaan sillä on ollut “noushouta” lieventävä vaikutus. Tapahtuman ennakkoinformaatio sähköpostitse oli mielestämme kaikin puolin selkeää eikä tapahtumaan mennessä ollut mielessä kysymysmerkkejä.  

Saavutaanpa tapahtumaan paikan päälle. Ensimmäisenä narikan jälkeen vastassa olikin ilmoittautuminen, missä homma toimi sujuvasti aakkostetun linjaston ansiosta. Heti ilmoittautumisen jälkeen oli tapahtuman henkilökuntaa opastamassa oikeaan suuntaan eli yläkertaan ja portaiden päässä odotti jo seuraava henkilö ohjaamassa kohti kahvipöytää. Opastajia oli siis joka käänteessä kertomassa minne mennä, oikein hyvä!  

Tapahtumassa oli huomioitu yksityiskohdat, mikä antoi laadukkaan kuvan kokonaisuudesta. Tampere-talon yläkertaan noustessa huomio kiinnittyi tyylikkäisiin teippauksiin portaikossa sekä katosta roikkuviin kyltteihin. Olipa portaikon syvennyksessä tapahtuman värimaailmaan sopiva hengailuloungekin. Kahvitarjoilun sisältö oli tyylikäs ja maistuva, minkä jälkeen päästiinkin siirtymään saliin varsinaista ohjelmaa varten. Kaikille osallistujille jaettiin pieni muistilehtiö ja kynä, varsin kätevää mikäli ei tullut muistiinpanovälineet mukaan, sekä termosjuomapullot. Juomapullo itsessään oli ensin pieni wau ja kiva juttu, sitten selvisi, että se oli täynnä vettä ja tulikin toinen wau-hetki. Niin pieni mutta niin kivasti yllättävä asia. Toinen yllätys oli tapahtuman väliajalla, kun kävi ilmi, että tarjolla olikin jälleen syötävää. Opiskelijat kiittää!  

Mennäänpä seuraavaksi itse tapahtuman ohjelmaan ja sekin onnistui yllättämään heti ensimetreillä. Ohjelma käynnistettiin päräyttävästi Takomon rumpushow:lla, joka oli itsessään yhdenlainen elämys ja tarjosi sekä musiikilliset että visuaaliset elementit. Show sai välittömästi hyvälle fiilikselle ja yleisö lähti mukaan taputtamaan rytmiä. Ainakin pitkään hymyilytti tuon jälkeen ja muistelemme esitystä lämmöllä edelleen näin joulukuussa. Pääosaa ohjelmassa esitti tietenkin Jari Sarasvuo, jonka esityksestä riittäisi asiaa omaan esseekokonaisuuteen eikä tämän esseen tarkoitus olekaan pureutua nyt puheen sisältöihin.  

Tällä kertaa Bisnesluokan ohjelma oli rakennettu yhden esiintyjän varaan, mikä voi olla mielestämme uhka tai mahdollisuus. Tässä tapauksessa paikalle oli saapunut varmastikin sellainen yleisö, joka on kiinnostunut kuulemaan juuri tämän esiintyjän puhetta, joten paikalle valikoitunee oikea kohdeyleisö. Lisäksi lavalla kuultiin lyhyet puheenvuorot myös tapahtuman järjestävältä taholta sekä pääyhteistyökumppanilta. Mielestämme tämä avasi sopivasti toimijoita tapahtuman taustalla sekä toi vaihtuvuutta puhujiin. 

Tapahtumassa oli mahdollisuus myös sopia taukojen ajaksi verkostoitumistreffejä hyödyntäen Tavata-sovellusta. Emme kuitenkaan testanneet tätä ominaisuutta, ja oikeastaan sille ei olisi jäänyt aikaakaan syömisen ja naisten/miestenhuoneen fasiliteettien tarkastamisen ohella. Ruokatarjoilujen lisäksi lämpiössä oli yhteistyökumppaneiden ständipisteitä, joissa pääsi tutustumaan heidän tarjoamiin palveluihin. Huomasimme kuitenkin ennemmin valitsevamme tarjoilut kuin kumppaneihin tutustumisen, sillä aika oli rajallinen. Virallisen ohjelman jälkeen halukkaille verkostoitujille oli järjestetty vielä after work –tilaisuus, johon valitettavasti emme kyenneet itse jäämään.  

Bisnesluokka näytti käytännössä, millainen on laadukkaasti järjestetty tapahtuma ja miksi yksityiskohdilla on väliä. Ne nimittäin jäävät mieleen. Tavoitteena on tietenkin itsekin järjestää laadukas ja vaikuttava tapahtuma, Sport & bisnes seminar, joka yhdistää urheilu- ja liike-elämää. Tapahtuma on järjestetty Tampereella jo useita kertoja, mutta nykyiselle projektitiimille kerta tulee olemaan ensimmäinen, joten suunnittelussa on oltava huolellinen.  

Luodakseen asiakkaalle laadukkaan vaikutelman tapahtumasta, tulee kiinnittää huomiota tapahtuman visuaaliseen ilmeeseen ja muistaa huomioida samaan aikaan niin yksityiskohdat kuin kokonaisuus. Mielestämme onnistuneisuutta tuo se, jos onnistuu yllättämään asiakkaan positiivisesti edes pienelläkin asialla. Tärkeää on myös se, että asiakkaan kokemus tapahtumasta on mahdollisimman sujuva. Tämä sisältää myös riittävän kattavan viestinnän ennen tapahtumaa. Itse tapahtumassa sujuvuutta voi edesauttaa muun muassa käyttämällä opasteita sekä hyödyntämällä tapahtuman henkilökuntaa ohjeistamiseen ja vaikkapa toivottamaan tervetulleeksi. Tunnelman luominen lähtee ensivaikutelmasta ja onkin hyvä saada asiakkaalle heti lämmin ja tervetullut olo.  

 

Elämyksiä tapahtumassa? 

Mainitsimme aikaisemmin, että Bisnesluokka tarjoaa osallistujilleen elämyksiä ja oivalluksia tapahtuman muodossa. Mitä se elämyksellisyys oikeastaan tarkoittaa? Lapin elämysteollisuuden osaamiskeskus LEO on laatinut elämystuottajan käsikirjan (2009), joka pureutuu elämyksellisyyteen erityisesti matkailun näkökulmasta. Sovellamme käsikirjan tietoja tässä esseessä myös tapahtuma-alaan ja palveluihin yleisesti.  

Mikä itse asiassa erottaa elämyksen ja kokemuksen? Toisinaan elämys-sanaa käytetään jo niin paljon, että sanan merkitys on kokenut inflaatiota. Yhden näkemyksen mukaan elämykseen kuuluu muun muassa kokemuksen räätälöinti, draamallisuus ja teemoittelu, mitkä erottavat elämyksen esimerkiksi palvelusta. Elämys määrittyy lopulta kokijan oman henkilökohtaisen kokemuksen mukaan, eikä palveluntarjoaja voi taata elämystä varmuudella, vaikka elämyksen syntymiseen voidaankin merkittävästi vaikuttaa. (Tarssanen & Kylänen 2009, 8;10.) 

Elämyskokemuksen synnyttämiseksi voidaan palveluun tai tuotteeseen lisätä elementtejä, jotka edistävät elämyksen saavuttamista. Elämyksellisyyden kriteereinä pidetään seuraavia elementtejä: yksilöllisyys, aitous, tarina, moniaistisuus, kontrasti ja vuorovaikutus. Yksilöllisyys tarkoittaa, ettei täysin samanlaista löydy toisaalta, vaan tuote on ainutlaatuinen ja räätälöitävissä asiakkaan tarpeisiin. Aitous puolestaan liittyy tuotteen uskottavuuteen, jonka viime kädessä määrittää asiakas eli toisin sanoa, mikäli asiakas pitää tuotetta uskottavana, on se aito. Aitouteen liittyy tarina, jolla perustellaan asiakkaalle, miksi tehdään mitä tehdään. Tarinan voimaa ei tule aliarvioida, vaan sitoa kokonaisuuden elementit yhteen mukaansatempaavaksi tarinaksi, joka huomioi kohdeyleisön tarpeet. Moniaistisuudella voidaan vahvistaa haluttua teemaa huolellisesti suunnitelluin aistiärsykkein, mutta ärsykkeitä ei saa olla liikaa tai ne muuttuvat häiritseviksi. Kun asiakas kokee jotain arjesta poikkeavaa ja uutta, hän voi havaita asioita itsessään ja ympäristössään eri tavalla. Tällöin puhutaan kontrastista. Elämyksen elementeistä vuorovaikutus on erityisen tärkeä ja sillä tarkoitetaan onnistunutta kommunikaatiota palvelunjärjestäjän ja osallistujan välillä sekä myös osallistujien kesken. Vuorovaikutukseen liittyy myös tunne yhdessä kokemisesta, yhteisöllisyydestä, johon liittyy tietoisuus kokemuksen yleisestä hyväksyttävyydestä ja arvostuksesta. (Tarssanen & Kylänen 2009, 12-15.) 

Kun ajatellaan elämyksellisyyttä tapahtumissa, voidaan ainakin huomioida elämyksellisyyden elementtejä, vaikka elämyksellisyys ei täysin toteutuisikaan niin sanotusti oppikirjan mukaan. Ja niin kuin aiemmin kerroimme, Elämystuottajan käsikirjassakin sanotaan elämyksellisyyden olevan lopulta osallistujan subjektiivinen kokemus. Sport & Business seminarissa voidaan omalta osaltamme tapahtuman järjestäjinä varmistaa, että vuorovaikutus on selkeää osallistujan ja järjestäjän välillä sekä kannustaa avoimeen kommunikaatioon tapahtumassa muiden osallistujien kesken. Tarjoilemme eri aisteille riittävän määrän ärsykkeitä sisällyttämällä ohjelmaan visuaalisuutta, musiikkia ja liikettä. Lisäksi voimme tavoitella tarinallisuuden, aitouden ja yksilöllisyyden kokemuksia panostamalla laatuun ja sisältöön. 

 

Kohti seuraavaa SBS-tapahtumaa 

Sarasvuo nosti monta kertaa päivän aikana puheessaan esiin Tagomon työntekijän Emman, joka oli tehnyt häneen vaikutuksen ja oli suuressa roolissa päivän järjestämisessä. Hän sai myös laidallisen kehuja toiselta Tagomon perustajalta. Kuitenkin useita nimiä nostettiin esiin, mikä kertoo siitä, ettei tämän tasoista tapahtumaa kykene yksi henkilö organisoimaan. Lämmin tiimihenki ja aidosti toisia työkavereita nostattavat puheenvuorot olivat hieno tapa lopettaa arvokkaan oloinen tapahtuma. Tämä jätti hyväntuulisen ja inhimillisen tunteen. Tavoitteenamme tulevassa Sports and Business seminaarissa on saada vierailijoille päivän päätteeksi samanlainen hyväntuulisuus ja tyytyväisyys päällimmäisiksi tunteiksi. Olisi mahtavaa päästä juttelemaan Tagomon tilaisuuden järjestäjäporukan kanssa heidän saamistaan opeista useamman, oletettavasti yhtä menestyneiden tapahtumien suunnittelusta, järjestämisestä ja virheistä.  

Kuten akatemialla hoetaan: “Virheistä oppii eniten”. Aivan totta, mutta niitä pitää kaiken järjen mukaan pyrkiä välttämään kaikin mahdollisin keinoin. Tiedonkeruun tärkeys on tässä paikallaan. Oli se sitten tapahtumissa käymistä, kirjallisuuden lukemista tai vanhojen SBS projektitiimiläisten konsultointia. Tapoja on lukuisia. Päädyimme lukemaan kaksi tekstiä, joista kerromme lisää seuraavissa kappaleissa. Näistä toisessa oli kerättyjä vinkkejä, mitä pyrkiä välttämään ja joihin keskittyä yleisesti tapahtumia järjestäessä. Samoja asioita on noussut tapetille edellisten järjestäjien tekemisistä. Jos jokin seuraavista ei ole hoidettu kuntoon, on koko tapahtuman onnistuminen vaakalaudalla. 

 

Markkinointi 

Itse tapahtuman järjestäminen on vain puolet tulevasta onnistuvasta tapahtumastamme. Toinen puolisko on varmistaa, että ihmiset todella löytävät paikalle ja siinä määrin mitä tavoittelemme. Riippumatta siitä, kuinka täydellisesti tapahtuma on räätälöity kohderyhmien tarpeisiin ja toiveisiin, sen menestys riippuu kyvystä kommunikoida tehokkaasti tämä potentiaalisille osallistujille. (Artifax, n.d.) 

Ennen kun kykenemme suunnitttelemaan markkinointistrategiaa, on meidän kirkastettava kohderyhmä itsellemme ja ymmärrettävä heitä. Keitä he ovat? Mitä he arvostavat? Minkälainen “online- käyttäytyminen” heillä on? Näitä kysymyksiä miettimällä saadaan kohdistettua mainonta oikeisiin kanaviin, sekä luotua sisällöstä mielekästä, jotta saisimme markkinoinnista mahdollisimman paljon irti. Johdonmukaisuus ja sitkeys ovat avainasemassa kun puhutaan markkinoinnista. Markkinointia tulee ylläpitää tasaisena ennen tapahtumaa, jotta kiinnostus ja jatkumo pysyy yllä. Pitää myös pohtia kuinka pitkään jatkaa sisällön tuottamista sosiaalisiin kanaviin tapahtuman päätyttyä. Jälkimarkkinointi on myös tärkeää. Markkinointimateriaaliesi sisällön tulisi olla kiehtovaa ja informatiivista. Sen tulee selkeästi ilmaista tapahtuman osallistumisen arvo eli esimerkiksi mitä osallistujat oppivat, keitä he tapaavat, mitä kokemuksia he saavat? Käytä houkuttelevia visuaalisia elementtejä ja vahvoja toimintakehotuksia, nämä edistävät mainosten kanssakäymistä, mikä nostattaa niiden näkyvyyttä. (Artifax, n.d.)  

Andrew Jose kertoo TedTalkissaan why, what, how strategiasta, joka on melko simppeli, mutta toimintaa selkeyttävä tapa lähestyä etenkin tapahtumien järjestämistä. Kyseinen strategia auttaa järjestäjiä ja tiimejä keskittymään olennaiseen, varmistamaan kaikkien toimien edistävän päämäärää, sekä seuraamaan, että niiden toteutus on järkevää ja tehokasta. “Miksi” kohdassa määritellään perustelut ja motiivit projektin takana. Se vastaa kysymyksiin, kuten “Miksi tämä tapahtuma järjestetään?” ja “Mikä on tämän tapahtuman tarkoitus tai tavoite?” Tämä vaihe auttaa selkeyttämään visiota ja antaa suuntaa kaikelle toiminnalle. Tämä on projektin tai tapahtuman perusta, jonka päälle on hyvä rakentaa koko projekti. Kun “miksi” on määritelty, siirrytään “mitä” vaiheeseen. Tässä vaiheessa keskitytään siihen, mitä konkreettisia toimia, toimenpiteitä tai elementtejä tarvitaan tavoitteiden saavuttamiseksi. Esimerkiksi meidän tapauksessa tämä tarkoittaa puhujien valintaa, tapahtumapaikan hankkimista, ohjelman suunnittelua ja yhteistyökumppaneiden kartoittamista. Viimeisessä vaiheessa keskitytään siihen, miten edellinen kohta toteutetaan käytännössä. Tässä vaiheessa laaditaan suunnitelmat ja strategiat, jotka ohjaavat projektin tai tapahtuman toteutusta. “Miten” vaihe sisältää yksityiskohtaisen suunnittelun, tehtävien delegoinnin, aikataulutuksen ja resurssien hallinnan. (Jose, 2018.) 

 

Päivämäärä ja aikataulutus 

Tapahtuman päivämäärän ja kellonajan valinta on yksi tapahtuman järjestämisen kulmakivistä, minkä merkitystä ei voi liiaksi korostaa. Oikean ajankohdan valitseminen on välttämätöntä tapahtuman onnistumisen kannalta. Jos valitsemme päivän, joka osuu yhteen suurten tapahtumien tai yleisten lomapäivien kanssa, riskinä on, että potentiaaliset osallistujat ovat muualla. Samoin, jos ajankohta on epäkäytännöllinen, kuten keskellä työviikkoa tai liian myöhään illalla, se voi vaikuttaa osallistujien määrään ja sitoutumiseen. 

Lisäksi itse tapahtumapäivän aikataulutuksen sujuvuus on olennainen tekijä. Hyvin suunniteltu aikataulu huomioi osallistujien tarpeet tasapainoisesti kuten tauot, ruokailut ja verkostoitumismahdollisuudet. Aikataulun tulee olla riittävän tiivis pitämään yllä osallistujien mielenkiintoa, mutta samalla tarpeeksi joustava mahdollisten viivästysten varalta. Puhujien ja ohjelmanumeroiden sijoittaminen strategisesti päivän eri osiin voi auttaa ylläpitämään energiaa ja kiinnostusta koko tapahtuman ajan. (Jose, 2018.) 

Esimerkiksi avaavat ja herättelevät puheenvuorot tulisi ajoittaa päivän alkuun, kun yleisö on virkeimmillään. Interaktiiviset työpajat tai paneelikeskustelut sopivat hyvin päivän keskivaiheille. Lopuksi, päivän huipennus tai pääpuhuja tulee sijoittaa loppupuolelle, antaen osallistujille mieleenpainuvan lopetuksen. Tarkka aikataulutus ei ainoastaan tee päivästä sujuvampaa, vaan myös parantaa osallistujien kokemusta, mikä on lopulta kaikkein tärkeintä. Onneksi meillä on projektitiimissä tietoa ja taitoa tapahtumien järjestämisestä, sekä meillä on mahdollisuus käydä keskusteluja entisten omistajien kanssa. Edellisiltä vuosilta on runsaasti tietoa ja palautteita, joiden pohjalta kykenemme muokkaamaan tapahtumaa toivottuun suuntaan ja voimme pyrkiä välttämään samoja virheitä. 

Ennen tapahtumapäivää tekemisen hyvä jaksottaminen on vitaalista. Tämä vaihe vaatii yksityiskohtaista suunnittelua ja valmistelua, joka tulee aloittaa kuukausia ennen tapahtumaa, tapahtuman koosta riippuen. Viime hetken muutokset ja yllätykset ovat lähes poikkeuksetta läsnä, eikä niitä voida pois sulkea, vaikka miten suunnittelee ja ennakoi. Näiden odottamattomien tapausten hallinta vaatii aikaa ja resursseja. Esimerkiksi puhujien vahvistaminen, markkinointimateriaalien luominen ja levittäminen sekä lipunmyynti ovat kaikki aikaa vieviä prosesseja, jotka on aloitettava hyvissä ajoin. Tässä vaiheessa tehokas ajanhallinta tarkoittaa tehtävien priorisointia, aikataulun seurantaa ja tarvittaessa delegointia. (Jose, 2018.) Etenkin tapahtumalippujen myyminen oli edellisellä kerralla se, mihin tapahtuman taloudellinen onnistuminen kompastui. Se aloitettiin aivan liian myöhään ja liian pienillä henkilöresursseilla. Tämä meidän on otettava huomioon tulevan tapahtuman myynnissä. 

 

Tiimin vaikutus 

Tiimin tärkeys nostaa päätään varsinkin ensimmäisten tapahtumien järjestämisessä. Tapahtumat ovat usein asiakaslähtöisiä, joten useat mielipiteet ja näkemykset ovat tervetulleita. Akatemialla hyvä puoli on tiimien suuri koko, koska siitä saa heti hyviä vastauksia useammalta henkilöltä koskien tapahtumaasi sekä näkökulmia siitä, täytyykö jotain muuttaa tai hioisiko jotain kohtaa?  

Itse tapahtumassa tiimistä voi halutessaan saada myös suuren hyödyn irti. Säälimättömästi sanoen kyseessähän on lähes ilmaista ja motivoitunutta työväkeä sinulle, kuitenkin yhteisen yrityksen eteen tehdään duunia. Sparraaminen on kuitenkin se suurin hyöty, kun tarkastellaan projektiryhmän ulkopuolelle. 

Projektiryhmään siirryttäessä tulee mieleen muutama tärkeä seikka. Erilaisuus, motivaatio, jaksaminen, sekä kontaktit. Tämänhetkinen SBS-projektiryhmä koostuu 6 erilaisesta ihmisestä, joilla jokaisella on oma vahvuusalue ja laajat kontaktimahdollisuudet. Ryhmän koko on suunniteltu siten, ettei ihmisiä kuitenkaan ole liikaa ja projektin johtaminen on vielä helppoa. Motivaatiota lisää mahdollisuus jättää oma kädenjälki tapahtumaan ja jakaa onnistumisia tiimin kesken. Kun tekee itselleen ja oman näköistä, on suunnittelu ja työ hyvin mieluisaa. 

 

Muut huomioitavat asiat 

Tapatuman onnistuneessa järjestämisessä ajanhallinta on isossa osassa. Tapahtuma sisältää monia liikkuvia osia, joista tulee huolehtia siten, että asiat tulee hoidetuksi ajallaan. Usein tietyt osat jäävät viimetinkaan ja näistä tuleekin ensimmäisenä mieleen seuraavat: myynti, markkinointi, tapahtumapaikan rakennus ja tekniikka. Markkinointi on jatkuvaa, mutta alusta asti tulisi tietää ja osata valita ne kohdat, joihin panostaa. Kohdeyleisön löytäminen voi olla haastavaa ja varsinkin kun tapahtumalla halutaan tehdä voittoa, tulee kohderyhmän olla tavoiteltavissa ja maksukykyisiä.  

Tapahtumapaikan valmistelu on varsinkin ensimmäisiä tapahtumia suunnitellessa hyvin työlästä. Kuinka asettaa yrityspisteet? Kuvausseinien optimaalisin paikka, istuinrivien määrä ja asettelu niin, että kaikki näkisivät. Nämä asiat vaativat perehtymistä ja kokemusta aikaisemmista tapahtumista. Kuulostaa nyanssien hiomiselta, mutta Tagomon jälkeen huomasimme, että pienillä asioilla pystytään muuttamaan asiakkaan kokemusta tapahtumasta todella paljon parempaan suuntaan. Yksityiskohtiin ei kuitenkaan voi tarttua, ellei kokonaisuus ja idea ole jo valjastettu. Usein tapahtumista jää olennaisia asioita tekemättä, kun keskitytään liian aikaisessa vaiheessa tapahtuman pieniin yksityiskohtiin. Idea –> Paikka –> Sisältö –> Fasiliteetit (tarvittava tekniikka, yhteistyökumppanit) –> Markkinointi –> Myynti. Näiden asioiden jälkeen on hyvä lähteä hiomaan tapahtuman rosoisia reunoja, joilla pystytään parantamaan asiakaskokemusta ja sitä kautta saada ihmiset palaamaan myös seuraavalla kerralla. 

Tapahtuman jälkeen tulee ottaa aikaa palautteenantoon ja reflektointiin. Tämän avulla tapahtumaa pystyy viemään huimasti eteenpäin heti seuraavalla kerralla, kun raamit löytyvät ja toimintasuunnitelma on jo kerran toteutettu. Yksityiskohtien hiomiseen jää enemmän aikaa, jolloin asiakaskokemusta pystytään parantamaan entisestään.  

Tapahtuman järjestämisessä ei voi olla koskaan liian varma. Yhteistyökumppanien sopimukset tulee kerrata useampaan otteeseen, jotta jokaiselle täyttyy ne asiat joista ovat maksaneet. Yhteistyökumppanuus tulee hoitaa alusta loppuun kunnolla, jotta he pysyvät remmissä myös tulevaisuudessa. Puhujien ja esiintyjien varasuunnitelma, heidän kontaktoiminen ja päivämäärien varmistaminen on hyvin tärkeää. Tulee ottaa huomioon äkilliset peruuntumiset ja muutokset, jotta pysytään ketterinä. Tapahtuma ei saa jäädä yhden henkilön harteille.  

Tapahtumapaikka tulee käydä paikan päällä läpi ja todeta hyväksi. Paikan henkilökunnan kanssa tulee sopia selkeät raamit ja aikataulut, jotta vältytään viivästyksiltä, sekä ikäviltä yllätyksiltä.  

 

Jatkosuunnitelma – Brändiuudistus 

SBS-projektin brändiuudistus on tehty jo kertaalleen. Nimi ei vaihtunut, mutta logot ja värit muuttuivat. Aiomme tuoda konseptiin uutta näkökulmaa erilaisten oheistapahtumien muodossa ja painottaa konkretiaa. Usein seminaarityyppisissä tapahtumissa asiat jäävät puheen tasolle, eikä tapahtuman jälkeen yleisö ole saanut suoraa konkretiaa esimerkiksi tuloksista tai hyödyistä. Tätä haluamme viedä parempaan suuntaan, jotta yleisöllä olisi oikeasti kotiin vietävää ja kerrottavaa tapahtumasta. Tapahtuma, joka laittaa ajattelemaan uudelleen tai uudella tavalla, olisi optimaalinen tilanne.  

Aiomme myös panostaa yhteistyökumppanuuksien hyötyyn ja tarjota varsinkin pääyhteistyökumppaneille ratkaisuja, joilla he saavat rahoilleen suoraa hyötyä. Tällä saamme varmasti myös budjettiamme varmemmalle pohjalle ja yhteistyökumppanit näkemään rahallisen panostuksensa kannattavampana. Haasteita tästä tietysti löytyy ja joskus tapahtumissa olevat yhteistyökumppanit ovat mukana siksi, koska alalla kuuluu osallistua ja pysyä ns. pinnalla. Jos asian saisi käännettyä niin, ettei yhteistyökumppanuuksien etsiminen olisi ainoastaan projektiryhmän kontolla, vaan pelkällä yksinkertaisella “haku on auki” ilmoituksella saisimme tarjouksia kumppanuuksista, joihin voimme reagoida omalla tarpeella ja antaa vastatarjouksen. Tämä veisi vähentäisi käytettyä aikaa, jolloin aikaa jäisi yhä enemmän paremman palvelukokonaisuuden luomiseksi asiakkaalle.  

 

Pohdinta 

Kiteytetään vielä mitä tästä kokonaisuudesta jäi käteen ja miten eteenpäin? Ensimmäisenä tästä aiheesta tulee mieleen panostaminen asiakaskokemukseen. Kyseinen bisnesluokka-tapahtuma, jossa olimme, tarjosi meille paljon lisää näkemystä siitä, kuinka hyvä ja mielenkiintoinen tapahtuma järjestetään. Tagomon tapahtumasta päällimmäisenä asiana jäi mieleen se, kuinka hyvin he olivat lyöneet raameihin tapahtumanidean, joka taas tuotti tulosta siinä mielessä, että ihmiset olivat hyvin kiinnostuneita siitä ja kuuntelivat mielellään mitä puhujalla oli kerrottavaa. Tapahtumaan myös sisältyi todella paljon erilaisia pieniä vau-elämyksiä, joilla saadaan asiakkaat hereille ja pysymään kiinnostuneena. 

Siirrytään sitten SBS-tapahtumaamme. Saimme paljon hyviä ajatuksia esimerkiksi siitä, että Tagomon tapahtuma oli ilmainen, joka kuitenkin sisälsi no-show maksun. Tällä pystytään takaamaan se, että asiakkaat joko tulevat paikalle tai kuitenkin tästä saadaan sitten tuloja. Tulimme myös vakuuttuneiksi siitä, että tapahtumassa ei ole pakko tarjota tukevaa lounasta tai illallista, vaan riittää että löytyy runsas sämpylätarjoilu. Tapahtumapaikan yhteydessä olevasta ravintolasta kävijät voivat halutessaan ostaa tukevamman aterian.  

Loppujen lopuksi tulevan tapahtumamme tulee olla asiakaskokemukseltaan viimeisen päälle suunniteltu. Alussa ei kannata liikaa takertua yksityiskohtiin, sillä silloin kokonaisuuden kannalta tärkeät ja olennaiset asiat voivat jäädä hoitamatta. Mainittakoon elämyskokemuksesta sen verran, että elämyksellisyyttä haluamme hyödyntää myös SBS-tapahtumassa. Tarkoituksemme on räätälöidä kohderyhmä siten, että pystymme luomaan heille yksilöllisen ja parhaan mahdollisen kokemuksen ja he tulevat ensi vuonnakin tapahtumaan.  

Avainasemassa on kuitenkin ohjelma. Niin kuin Tagomon tapahtumassakin huomattiin, heillä oli mielenkiintoinen puhuja, joka herätti kiinnostusta ja toi ihmisiä paikan päälle. Tiedostamme, että eturivin tason puhujat voivat olla kalliita, mikä tulee huomioida tapahtuman budjetoinnissa. Lisäksi heidän varauskalenterinsa voi olla täynnä jo pitkälle ajalle, joten kiinnitykset on tehtävä ajoissa. Tapahtuman ajankohdan tulee mielestämme olla loppuviikosta tai viikonloppu, mieluummin kuitenkin arkipäivä. Aiomme jatkossakin käydä erilaisissa tapahtumissa keräämässä hyviä koppeja, joita voimme hyödyntää omassa tapahtumassamme. 

 

LÄHTEET: 

Tagomo Digital. No date. Verkkosivu. Viitattu 15.11.2023.  https://www.tagomo.fi/bisnesluokka.html  

Tarssanen, S. & Kylänen, M. 2009. Elämys – mikä se on? Teoksessa Tarssanen, S. (toim.) Elämystuottajan käsikirja. 6. painos. PDF. LEO Lapin elämysteollisuuden osaamiskeskus. 8-23. Viitattu 19.11.2023   https://www.kuusamo.fi/tiedostot/elamystuottajan-kasikirja-toim-anna-tarssanen/  

Artifax. No date. Verkkosivu. Viitattu 5.12.2023. https://artifax.com/how-to-avoid-these-5-event-planning-mistakes/ 

Jose, A. 2018. 7 Precepts of successful event organisation. YouTube-video. Julkaisija Tedx Talk. 28.11.2018. Viitattu 5.12.2023. https://youtu.be/1r4OYwapPO0?si=Luyg30SPd0GVM0sT 

Kommentoi