Kuinka itse näet budjetin? Onko se täynnä numeroita, joita mahdollisesti seuraa yrityksen johto? Näin varmasti sinun lisäksi moni muu myös ajattelee, ja se on ihan normaalia. Tämän päivän budjetti on juuri sitä. Ja nyt siihen on hyvä hetki alkaa tekemään muutosta niin, että siitä saa koko organisaatio oikean hyödyn. Me Apajana olemme menossa kohti organisaation muutosta ja nyt jos koskaan on hetki lähteä tekemään uutta suuntaa budjetoinnin merkitykseen. Tämän hetken budjetti on laadittu meillä täysin taloushallinnon voimin laskemalla tuloja ja kuluja ja yritetty ns. ennustaa tulevaa.

Yrityksessä perinteinen budjetointi aloitetaan yleensä alkusyksystä numeeristen ja ei-numeeristen tavoitteiden määrittelemiseksi seuraaville 1-3 vuodelle. Kesto on yleensä syyskuusta joulukuuhun. Taloushallinto on poikkeuksetta budjetointiprosessin päävastuullinen. Tuloksena on saada budjetti, jossa käsitellään liikevaihtoa, kateprosentteja jne. (Åkerberg, 2017, 22) Se on usein heikkolaatuinen, aikaa vievä ja kallis johtamisen järjestelmä. Budjetoinnin toimimattomuuden syynä on usein se, ettei sitä ole osattu käyttää oikein (Åkerberg, 2017, 48).

Kaikessa myös budjetoinnissa täytyy muistaa, jos nykyinen toimintamalli menettää uskottavuuden, on tilalle mietittävä uusi malli. Vanhan paikkaus ei riitä. Meillä Apajana on mahdollisuus näyttää mallia, kuinka budjetoinnin voi laatia täysin uusin ja käyttää sitä kannattavasti!

Jokaisesta pitkäaikaisesta menestyvästä yrityksestä voi löytää samoja piirteitä. Jatkuva positiivinen kassavirta on erityisen tärkeää, investointien vaikutukset arvioidaan huolellisesti. Toimintaympäristöä ja -tapoja seurataan tarkasti. Koko organisaatio on ylpeä yrityksen identiteetistä. Innovointiin kannustetaan! Kaikkia ideoita ei heti tukahduteta, vaan innovoijat saavat innovoida pitkälle, jonka jälkeen ne tuodaan organisaatiolle ilmi. ”Menestyvä yritys kannustaa, ei tukahduta” (Åkerberg, 2017, 69). Hyvin toimivassa organisaatiossa mennään aina henkilöstä edellä, ei tase. Liiallisesta kontrollista on luovuttu, ihmisiä voi innostaa ja motivoida vain ja ainoastaan osallistumisen kautta. Organisaatiossa ollaan myös aidosti halukkaita kouluttamaan henkilöstöä. Kouluttamisen lisäksi organisaatio haluaa henkilöstön saavan oivalluksia verkostojen kautta, siispä heitä kannustetaan kasvattamaan verkostoja. Asiakasta kuunnellaan ja asiakaslupauksista pidetään kiinni. Kehitetään palvelua koko ajan, kilpailevia yrityksiä halutaan olla koko ajan hiukan edellä. Motivaatiota pidetään yllä jakamalla valtaa ja vastuuta kykyjen mukaan. (Åkerberg, 2017, 69)

Mitä budjetointi voikaan olla tulevaisuudessa?

Painopisteen toivotaan olevan jatkossa strategian ajattelussa ja sen toimenpiteiden tukemisessa. Prosessin pyörittäminen tapahtuu tietoisen läsnäolon vallassa. Visuaalisuudella helpotetaan tavoitteiden hahmottamista. Ei enää puhuta vuosibudjetista vaan rullaavasta mahdollisuuksien budjetista. Tekoäly vapauttaa päivittäisistä rutiini töistä aikaa kehittämiselle, hallinnalle ja johtamiselle. (Åkerberg, 2017, 163) Päivittäiset rutiinit vievät tällä hetkellä paljon aikaa ja ensimmäinen, josta liian usein tingitään, on innovointi uuden luomiseen. Monesti tulee itsekin mietittyä, että näiden jälkeen alan kehittämään, mutta aina sieltä tulee muita arjen rutiineja taloushallinnon töitä edelle. Tekoäly mahdollistaa budjetoinnissa myös muutosketteryyden. Budjetti päivittyy tekoälyn avulla ja osaa myös antaa ehdotelmia johdolle eri vaihtoehdoista.

Asia, joka ei tule uutena vaan toivottavasti koko organisaation täyteen tietoisuuteen on kulttuuri organisaation sisällä. Jokaisessa organisaatiossa tuottavuus, kunnioitus, luovuus ja innostus ovat hyvin paljon arkipäivää, mutta usein ne unohtuvat, eikä pysy kirkkaana mielessä.

Pienten yksityiskohtien ja kiinteiden kustannusten seuranta on jäämässä taka-alalle, budjettia katsotaan merkittävimpien menestystekijöiden ja avainmittareiden kautta.

Numeroiden pilkun viilaaminen tulevaisuuden järjestelmien tehtävä, taloushallinnon tehtävänä on toimia neuvonantajina ja asiatuntijoina talouteen liittyvissä askarruttavissa asioissa.

Itse näen tässä todella paljon positiivista mahdollisuutta! Taloutta ei pysty täysin ulkoistamaan tekoälylle, onneksi ei. Usein taloushallinnosta ajatellaan sen olevan todella puuduttavaa ruudun kyttäämistä, mutta uudella muutoksella saisi aikaan myös talouteen kaivattua innovointia ja hehkeyttä.

Rullaava mahdollisuuksien budjetti

Uuden ajan budjetoinnissa ei puhuta enää ainoastaan budjetista vaan ennusteista. Ennusteet tehdään, jotta tarpeet mahdollisiin toimenpiteisiin voidaan lähteä. Rullaava budjetointi onnistuu, kun strategia on selkeä, menestyksentekijät ovat yksiselitteisesti selvillä ja niistä johdetut avainindikaattorit on määritelty. Kun nämä ovat kunnossa, ei toimenpiteisiin ryhtymiselle pitäisi olla esteitä. Jos havaittavissa on vielä prosessin sisällä tökkimistä, on hyvä lähteä tarkastelemaan kommunikaation toimivuutta. ”Enää ei ole sijaa sisäisille vedätyksille ja peleille, fokus on ulkoisessa rajapinnassa” (Åkerberg, 2017, 164). Tietotekniikan täytyy olla kunnossa, jotta käyntiinlähtö on nopeaa. Taloushallinnolle budjetin läpinäkyvyys on aina ollut ja varmasti tulee olemaan haasteellinen, mutta vain se mikä on ymmärrettävää, on haluttua ja motivoivaa. Taloushallinnon tehtävänä on suunnitella ja ylläpitää prosessia, joka mahdollistaa operatiiviselle organisaatiolle jouhevan toiminnan tietojen ja lukujen hallinnassa. Excelien aika budjetoinnissa tulee olemaan ohi. Strategiset ja operatiiviset suunnittelu- ja toiminnanohjausjärjestelmät sekä taloushallinnon järjestelmät tulee integroitumaan keskenään. (Åkerberg, 2017, 164-165)

Organisaation hyvä ilmapiiri, voimavara

Työkaverin kanssa on hyvä olla, kun tuntee olonsa turvalliseksi. Täytyy muistaa, että turvallisuus ja tehtävien haasteellisuus sekä itsensä likoon pistäminen ovat kaksi eri asiaa. Pelolla johtaminen ei saa kuulua johtamismenetelmään. Jatkuva kehittäminen on yritykselle elinehto ja toimiakseen kehittämisen ilmapiiri vaatii avoimuutta, luottamusta ja turvaa. Vastuun ja vapauden täytyy olla tasapainossa. Johtajan on hyvä antaa työntekijöille päätösvaltaa ja mahdollisuuksia vaikuttaa omiin töihinsä. Valmentaudu itse johtajana ja anna organisaatiosi valmentautua ymmärtämään, millä lailla henkisesti kasvamalla ja vahvistumalla, mielenrauha, tyytyväisyys ja halu työskennellä työyhteisössä voidaan säilyttää nykyisessä hektisessä työympäristössä. Aitous on organisaation ilmapiirin yksi tärkein elementti. Johtajana on hyvä välillä pysähtyä miettimään ”Miten voin tänään parhaiten auttaa kanssaihmisiäni onnistumaan työssään?”. (Åkerberg, 2017, 170)

Olemme käyneet keskustelua tiimissä johtoryhmästä, johon kuuluisi BL, TL ja HR. Heidän tiivisyhteistyö heijastuisi varmasti koko tiimin dynamiikkaan. Kun aistimme tiiminä johtoryhmän tekemisen halun, lähtee siihen koko tiimi alitajuntaisesti mukaan. Selkeällä johtoryhmällä on helpompi lähteä pyörittämään pitkäaikaista liiketoimintaa. Apajalla, jos jollain tiimillä on rahkeet toteuttaa organisaation hyvä ilmapiiri.