Julkaistu https://www.linkedin.com/pulse/menestyv%25C3%25A4ksi-tapahtumatuottajaksi-osa-2-jenna-keskinen

Viime viikko oli tapahtumatäyteinen. Omien projektipalaverien lisäksi osallistuin Menestyvän tapahtuman työkalut -kurssin toiselle opetuskerralle TAMKin Mediapoliksella. Toteutus on kolmena iltana, joiden aikana luomme pienissä ryhmissä kuvitteellisen tapahtuman, jonka tueksi työstämme kulloinkin käsiteltäviä aiheita. Itse olen osallisena yhteisöllisyyttä kehittävässä ryhmässä, joka suunnittelee talkoovoimin toteutettavaa kylätapahtumaa suunnattuna kaiken ikäisille. Tämän lisäksi pyrin jatkuvasti ajatustyössäni kehittämään ja viemään ajatuksia eteenpäin proakatemialaisista kootulle tiimillemme, jonka kanssa olemme lähteneet luomaan lavatanssikonseptia, työstönimeltään Humppalinnaa, virallisemmin Tunne Valssia.

Kurssin 2. päivä

Viikko kului, ja oli taas aika paneutua työkaluihin, joilla luodaan menestyvä tapahtuma. Toisen koulutuskerran aiheena oli tekninen tuotanto. Tuntien alkuun kävimme kuitenkin ensin läpi edelliseltä kerralta tulleet kotitehtävät liittyen organisaatioon ja verkostoihin.

Pienryhmämme mielipide näihin oli aika lailla yhteneväinen. Kylätapahtuman organisaation tulisi koostua 3-4 henkilöstä, joiden lisäksi tarvitaan useampi vapaaehtoinen talkoolainen eri ikäryhmistä. Tapahtumasta tulisi pyrkiä luomaan me-henkinen ja kaikki hyväksyvä mielikuva, jolla eheytetään paikallisuuden merkitystä. Potentiaalisia yhteistyökumppaneita olisivat erilaiset seurat ja yhdistykset, jotka voisivat esitellä toimintaansa kävijöille.

Päivän varsinaista aihetta alettiin käydä läpi miettien, mitä teknisellä tuotannolla tarkoitetaan ja mitä siihen sisältyy. Takaraivossani pyöri kurssilla koostettavan tapahtuman lisäksi koko ajan myös Humppalinna, koska seuraava työstettävä vaihe sen puitteissa on juurikin käytännön puoli toteutuksen suunnittelussa. Tuntui, että moni läpi käyty asia ikään kuin kolahti omalle kohdalle, ja sain paljon muistiinpanoja kohdan ”to do” alle. Mitä pitää ottaa huomioon? Mitä lupia tarvitaan? Mikä on suositeltavaa ja mikä on pakollista?

Ehkä eniten keskustelua kurssilla herätti kohta ”esteettömyys”. Se, mitä sillä varsinaisesti tarkoitetaan ja mitä asioista sen puitteissa on hyvä viestiä tai jättää viestimättä. Tulimme yhteiseen lopputulokseen siitä, että mitä selkeämmin ja rehellisemmin asiat tuodaan esille jo markkinoinnissa ja viestinnässä, sen tyytyväisempi asiakas useimmiten lopulta on. Esteettömyys kun on nimenomaan arvon luomista asiakkaalle ja kaikkien yhdenvertaistamista sekä arvostamista. Tämä koostuu pienistä käytännön asioista, jotka asiakas kohtaa tapahtuman eri vaiheissa. Saako hän auton helposti parkkeerattua? Minkälainen opastus paikalle on? Miten kulkuväylien epätasaisuus tai valaistus on huomioitu? Onko tapahtumassa mahdollisuus päästä lastenrattaiden tai pyörätuolin kanssa wc-tiloihin? Entä tunnistaako asiakas väkijoukosta henkilökunnan, jolta voi kysyä apua tapahtumaan liittyen?

Toisena isona osa-alueena kävimme läpi lupa-asioita. Mille asioille tulee hakea missäkin tapahtumassa lupa ja mistä asioista riittää ilmoitus? Tapahtumasta tulee tehdä turvallisuus- ja pelastussuunnitelma, mikäli tapahtumassa on yli 200 henkilöä. Pelastussuunnitelma koostuu lähinnä paloturvallisuusasioista, jotka tulee kartoittaa alueen pelastusviranomaiselle viimeistään 14 vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista. Turvallisuussuunnitelman kanssa ollaan yhteydessä Poliisiin. Heihin kannattaa olla yhteydessä, jos yhtään käy mielessä, että se voisi olla tarpeellista. Poliisin on aina hyvä tietää, mitä missäkin tapahtuu ja koska.

Yksi olennainen lupa-asia koskee musiikin käyttöä. Käytännössä kaikkeen livenä tai tallenteelta soitettavaan musiikkiin tarvitaan maksullinen lupa, jotta musiikin tekijät saavat siitä osuutensa oikeuksiensa mukaan.

Muita lupiin ja ilmoituksiin liittyviä asioita ovat esimerkiksi meluilmoitus, anniskeluluvat, jätehuoltosuunnitelma, vakuutukset ja maankäyttölupa. Myös nämä kaikki koskettavat tavalla tai toisella Humppalinnan toteutusta myöhemmin.

Ekologisuus nostaa koko ajan enemmän päätään. Itselleni tuli yllätyksenä, että se on todella vahvasti läsnä jo myös tapahtumatuotannossa ja etenkin viestinnässä asiakkaille. Pienen ryhmätehtävän avulla perehdyimme muutaman tapahtuman nettisivuihin tarkoituksenamme kiinnittää huomiota arvoihin, esteettömyyteen sekä kuormittavuuteen. Oli hienoa huomata, että arvojen tärkeys näkyy hyvinkin vahvasti viestinnässä. Asioita halutaan ja uskalletaan tuoda huomattavasti enemmän esille kuin aiemmin. Toisaalta voisi myös nähdä, että se on yksi suuri kilpailuvaltti nykymarkkinoilla.

Tekniseen tuotantoon kuuluu esteettömyyden, lupa-asioiden ja ekologisuuden lisäksi muun muassa yleisökapasiteetin laskeminen, lipunmyynnin hoitaminen, hygienian toteutus ja wc-tilat, jätehuolto, ensiapuosaaminen, mahdollisista esiintyjistä huolehtiminen, valojen sekä sähkön käytön huomioiminen ja järjestyksenvalvonta. Entä kuka puhuu, mikäli mediaa saapuu paikalle?

Yksi olennainen nosto kurssikerran lopulla oli tapahtuman jälkeinen työ. Kenen vastuulla on siivoaminen ja millä aikataululla se toteutetaan? Kuinka asiakkaita, yhteistyökumppaneita sekä talkoolaisia kiitetään? Tietenkin on hyvä myös käydä läpi taloudellinen tulos sekä seuraavan järjestettävän tapahtuman luonne tehdyn dokumentoinnin perusteella.

Kurssikerta koostui monista pienistä, mutta sitäkin tärkeämmistä, asioista. Koska olen oman tekemiseni alkutaipaleella tapahtumatuottajana, koin erittäin arvokkaaksi pintapuolisen, mutta laajan muistilistan koskien teknistä tuotantoa. Seuraava, ja viimeinen, kurssikerta koostuu budjetoinnista ja markkinoinnista. Se on minulle ennestään tutumpi aihealue, joten odotan saavani mielenkiintoisia uusia näkökulmia ajatteluuni. Niistä lisää taas viikon päästä.

https://www.tamk.fi/-/menestyvan-tapahtuman-jarjestamisen-tyokalut