Julkaistu sivulla https://www.linkedin.com/pulse/menestyv%C3%A4ksi-tapahtumatuottajaksi-osa-1-jenna-keskinen/

Tapahtumatuotanto on kiinnostanut minua tämän hetkisten opintojeni alusta asti. Jo ensimmäisten Proakatemialla toteutettavien projektien joukossa, joissa olin mukana, tuotettiin naistenpäivälle hemmotteluilta, Ihanaisten ilta. Tämän jälkeen alkoi enemmän tai vähemmän määrätietoinen unelmien tavoittelu. Nyt haaveet ovat saaneet pohjaa, kun tällä hetkellä toimin projektipäällikkönä kirjaimellisesti unelmieni projektissa toteuttamassa perinteisistä poikkeavaa, työstönimellä Humppalinna kulkevaa, lavatanssikonseptia. Koin kuitenkin tarvitsevani palavan innon lisäksi teoreettista pohjaa tekemiselle, ja projektin vetäjänä tunsin vastuukseni koostaa sitä esimerkillä. Näin päädyin ilmoittautumaan TAMKin Mediapoliksella toteutettavalle Menestyvän tapahtuman työkalut -kurssille.

Kurssin 1. päivä

Kurssi toteutetaan kolmena iltana viikon välein, joilla jokaisella on oma aihekokonaisuutensa käsiteltävänä. Ensimmäisten tuntien alussa tällä viikolla toteutettiin ideointia ja ajatusten jakoa ylipäätään tapahtumatuotannosta. Tämän jälkeen oli tavoitteena koostaa neljä ryhmää, jotka lähtevät suunnittelemaan konkreettista tapahtumaa loppukurssin ajan. Koen, että Humppalinna kulkee kurssin ajan ajatuksissa mukana teorian kartuttamisessa, vaikka itse konkreettinen tekeminen kohdistuu enemmänkin kurssilla työstettävään tapahtumaideaan. Matka tapahtuman suunnitteluun toteutui kurssilla aika lailla näin:

Ensimmäisenä vetäjä herätteli kurssilaiset pohtimaan tapahtuman varsinaista määritelmää. Oli mielestäni olennaista pysähtyä miettimään, mitä itseasiassa tekee ja miksi. Tapahtuma nähtiin esimerkiksi suunniteltuna, mahdollisesti tietylle kohderyhmälle toteutettuna tai tiettyä tilaisuutta varten järjestettynä, päämäärällisenä asiana, joka tuotetaan suunniteltuun paikkaan. Kokoontumislaki määrittelee tapahtuman yleisölle avoimeksi huvitilaisuudeksi, esimerkkeinä festivaali, näytös tai kilpailu. Näiden lisäksi kurssilaisten puheessa nousi koulutustapahtuma.

Tämän jälkeen mietimme mahdollisia esteitä tai haasteita, jotka kannattaa ottaa huomioon tapahtumaa tuotettaessa. Näistä nousi sopivan paikan löytäminen, yhteiskunnallinen tilanne, sääolosuhteet ja esimerkiksi parkkipaikkojen riittävyys. Varsinainen tapahtuman ideointi lähti vapaasta ajatustyöstä kurssilaisten mielenkiinnon mukaan, ettei haasteet rajoita luovuutta liikaa. Suurimmiksi kiinnostuksen kohteiksi nousi yhteisöllisyys, hyvinvointi, jotain ällistyttävää ja musiikkitapahtuma. Hyville tasasijoille sijoittuivat tutkijakonferenssit, käsityötapahtuma, viski-ilta ja tähän listaukseen pääsi myös lavatanssit, jonka halusin nostaa listalle. Nyt oli aika jakaa meidän 13 henkilön ryhmä käsittelemään neljää suosituinta aihetta. Itse päädyin käsittelemään tapahtumatuotantoa yhteisöllisyyden näkökulmasta.

Aloimme ideoida pienemmissä ryhmissä tapahtuman sisältöä. Mikä on tapahtumamme merkitys ja miksi se halutaan toteuttaa? Kenelle se toteutetaan, missä ja koska? Minkälaisia yhteistyökumppaneita tapahtuma tarvitsee toteutuakseen, ja miten rahoitus toteutetaan? Oli hienoa huomata, että olemme Humppalinnan kanssa lähteneet oikeille raiteille suunnittelussa. Olemme käsitelleen samoja kysymyksiä ja tehneet niiden avulla taustatyötä toteutusta varten. Kokosimme muun muassa kyselyn viime vuoden lopussa, jolla kartoitimme ylipäätään kysyntää tapahtumalle ja toiveita esimerkiksi ajankohtaan ja sisältöön liittyen. Kukin tiimiläisistä jakoi kyselyä tahoillaan pääasiassa somessa, ja muutamassa päivässä saimmekin hurjat yli 750 vastausta. Tämä on mielestäni asiakaslähtöisyyttä parhaimmillaan, kun lähtökohtaisesti tapahtumaa pyritään rakentamaan asiakasta kuunnellen ja kunnioittaen. Ja tietenkin tuntui hyvältä, että vastausten perusteella meidän suunnitelmaa kohtaan on kiinnostusta ja kysyntää.

Kurssilla päädyimme Me-henkisyyden kasvattamiseen talkootöin toteutettavan kylätapahtuman merkeissä yhteisöllisyyden näkökulmasta. Tapahtuman kohderyhmä on laaja, koska sen tarkoitus on tuoda kaiken ikäiset yhteen. Paikkana toimii koulun tilat, koska näin on mahdollista hyödyntää kaikki mahdollinen luokista liikuntasaliin ja ulkotiloihin.

On fakta, että hyvää tapahtumaa ei tuoteta yksin, vaan siihen vaaditaan vähintään tapahtumatuottaja tai projektipäällikkö sekä joitakin yhteistyökumppaneita ja talkoolaisia. Usein projektipäällikön rooliin kuuluu vastuu tapahtuman etenemisestä ja lopulta koko tapahtumasta sekä sen aikataulutuksesta. Hänen tehtävä on yksinkertaisesti pitää kaikki langat käsissään ja toisaalta osata delegoida vastuita myös muille tarkennettuihin rooleihin, kuten talous-, turvallisuus-, markkinointi- tai tekniikkavastaavalle. Tämä rooli on minulle Humppalinnan kokoisessa projektissa uusi, mutta haluan sen vastuun kantaa ja oppia siitä loistavan tiimin tuella.

Kurssin ensimmäisen päivän viimeinen tehtävä oli luoda asiakaspolku kuvitellulle tapahtumalle. Aluksi tuntui, että moni asia oli kopioitavissa sisällöntuotannon kohdasta. Äkkiä kuitenkin oli todettava, että tässä pitäisi painottaa nimenomaan asiakaslähtöisyyttä. On hyvin olennaista pystyä aistimaan tunnelma ja toiminta asiakkaan näkökulmasta. Yhteisöllisyyden ryhmässämme nousikin esiin monia pieniä huomioita, kuten naulakoiden riittävyys ja niiden käytännön järjestelyt. Nämä ovat niitä pieniä asioita, jotka voivat olla asiakastyytyväisyyden näkökulmasta suuria. Kun lähiviikkoina alamme miettiä Humppalinnan tiimin kanssa tarkempaa sisältöä tapahtumalle tapahtumapaikan varmistuttua, on nämä kysymykset hyvä nostaa esille. Mistä asiakas kuulee tapahtumasta? Miten hän saapuu paikalle, onko autolle parkkipaikkaa? Mistä hän ostaa lipun ja miten hänet huomioidaan lipun oston jälkeen? Mitä ja missä hän syö ja juo? Ja yksi erityisen olennainen: mitä tapahtuu tapahtuman jälkeen? Miten asiakas kohdataan, kun tapahtuma on ohi?

Kotitehtäväksi kurssilta saimme mietittäväksi verkostoja ja palveluita pienryhmän kanssa suunniteltavan tapahtuman näkökulmasta. Tähän sisältyy muun muassa tapahtuman organisaatio, palvelut, verkostot ja yhteistyökumppanit sekä esimerkiksi tapahtuman ulkoinen mielikuva, imago. Näistä sekä kurssin toisella kerralla käsiteltävästä teknisestä tuotannosta, kuten lupa-asioista, lisää seuraavassa esseessä viikon päästä.

https://www.tamk.fi/-/menestyvan-tapahtuman-jarjestamisen-tyokalut