Proakatemialla 23.5.2018 vieraillut Kotkamillsin HR-kehittämispäällikkö, ja vierailullaan Parempi Ote Oy:tä edustanut Kalle Honkanen veti erinomaisen pajan HR:stä ja viestinnästä. Valuen tuoreena ja tietämättömänä HR-päällikkönä olin erittäin kiinnostunut pajasta, enkä joutunut pettymään sillä oppeja ja koppeja tarttui Kallelta monen sivun edestä. Tässä niistä muutamia.

Viestintä

Viestintä epäonnistuu lähtökohtaisesti aina, varsinkin kirjoitettu viestintä. Osa ei lue viestiäsi, osa niistä jotka lukevat eivät välitä tai unohtavat asian ja loput ymmärtävät sen väärin. Siksi asiat, jotka tuntuvat siltä, ettei niille ole tilaa tai aikaa viestiä kasvokkain, ovat mitä todennäköisimmin turhia. Viestinnässä käy usein niin, että turhaa viestintää on liikaa ja tarpeellista liian vähän. Kirjallista viestintää tulisikin käyttää käytännössä vain viestien välittämiseen, jotka voidaan ymmärtää, tai ainakin oletettavasti voidaan ymmärtää, vain positiivisesti.

Viestinnän merkitys on kuulijassa, ei viestijässä. Jos viestiisi ei reagoida tai sitä ei ymmärretä, älä vedä vain hernettä nenään vaan kokeile jotain muuta. Todella harvoin epäonnistuneessa viestinnässä on kyse vastaanottajan asenneongelmasta.

Ethos, pathos, logos

Pathos, eli tapa viestiä ja logos eli mitä viestitään, on aina alisteista eetokselle, eli sille kuka puhuu. Toistan; viestin vastaanoton ja ymmärrettävyyden kannalta on tärkeämpää, kuka puhuu kuin mitä sanotaan tai miten. Viestinnässä ei voida välttyä tulkinnoilla ja tästä syystä viestintää helpottaa, jos ihmiset ovat keskenään jo tuttuja. Kasvokkainen viestintä lisää luotettavuutta, vähentää tulkinnallisuutta ja lisää ”tunnettavuutta”, joka helpottaa tulevia vuorovaikutustilanteita.

Keep it simple stupid

Viesti. Aina. Ytimekkäästi. Pitkät, rönsyilevät, sekavat tai liikaa informaatiota sisältävät viestit eivät koskaan toimi toivotulla tavalla. Pidä viestit lyhyinä ja ytimekkäinä, niin että niissä on jokin selvä kärki. Jos kirjallinen viestintä on välttämätöntä, otsikoi viestisi siten, että sen olennaisin sisältö käy ilmi jo otsikossa.

HR-Johtajuus

Hyvää HR:ää ei tehdä sähköpostilla ja excel-taulukoilla vaan HR-johtajalle tärkeitä ominaisuuksia ovat tavoitettavuus, lähestyttävyys, kuuntelu- ja vuorovaikutustaito sekä toiminnan selkeys. Priorisoi, aikatauluta ja hallitse omaa toimintaasi, älä anna muiden hallita ajankäyttöäsi. Muista, että kiire ei tee tärkeäksi eikä tärkeissä asioissa ole varaa kiirehtiä.

Johtajana tärkeämpää on tietää, mitä ei osaa kuin mitä osaa. Sen mitä ei osaa voi delegoida.

Start with who

Rekrytointi on luonnollisesti merkittävä osa HR-toimintaa ja Kalle itse arvioi sen täyttävän noin kolmanneksen hänen työajastaan. Kirjassa ”Good to great” ohjeistettiin valitsemaan ensin oikeat ihmiset, istuttamaan heidät bussin oikeille penkeille ja vasta sitten miettimään, minne bussin voisikaan oikeastaan ajaa. Samaa periaatetta peräänkuulutti myös Kalle. Kuka ja mihin tehtävään on tärkeä valinta niin pienessä kuin suuressakin organisaatiossa. Kallella itsellään rekrytoinnissa on apuna ns. SWAN-malli, joka tulee sanoista smart, works hard, ambitious, nice. Jos nämä kriteerit täyttyvät seuraavaksi huomio kiinnittyy oppimis- ja muuntautumiskykyyn, monialakiinnostukseen ja intohimoon myös työn ulkopuoleisiin asioihin.

HUOM! Älä rekrytoi koskaan yksin! Haastattelu, paperit, tutkinto ja henkilökemiat eivät takaa onnistunutta rekryä.