Benchmarking oppimisprosessina

Benchmarking (esikuva-analyysi/vertailuanalyysi) tarkoittaa oman toiminnan vertaamista toisten toimintaan, usein parhaaseen vastaavaan käytäntöön. Benchmarkingin perusidea on toisilta oppiminen ja oman toiminnan kyseenalaistaminen. Se on jatkuva systemaattinen organisaation tuottavuuden, laadun, työprosessien ja työtapojen tehokkuuden vertaaminen valioluokkaa edustavien yritysten ja organisaatioiden vastaaviin. -Wikipedia

Tämä myös vertailukehittämisenä tunnettu termi on tarkoittaa siis menetelmää, jossa opitaan hyviltä esikuvilta niiden parhaista käytännöistä. Sen tavoitteena on tulla tietoisemmaksi oman toiminnan heikkouksista niitä parantaen. Luin aiheesta Kari Tuomisen kirjoittamaa kirjaa Kehityksen tie – Benchmarking käskirja, joka avasi paljon tätä termiä, johon – yllättävää kyllä, olen vasta akatemia-aikana törmännyt. Suomenkieleen huonosti istuva benchmarkkaus on käytännönläheinen oppimisprosessi, joka tapahtuu ymmärtämällä, vertailemalla ja tunnistamalla menestyksen takana olevia prosesseja. Mikäli aihe kiinnostaa, mutta tuntuu etäiseltä, suosittelen tutustumaan ensialkuun prosesseja avaavaan kirjallisuuteen.

Tämä essee on kirjoitettu tarkoituksena kerätä tietoa itselle vieraasta aiheesta, johon syventyminen ja esseen kautta tiedon tiimille jakaminen toimii samalla ensi syksynä koittavan 24h-haasteeseen valmistautumisena. Tämä Kehityksen tie niminen kirja on osa Becnhmarking-pilottiohjelmaa, jossa neuvotaan hyvin selkeästi Benchmarkingin hyödyntämistä liiketoiminnan kehittämisessä esikuvilta oppien. Tämä kirja kuitenkin ohjaa pidempiaikaisiin kehitysaskeleihin, eikä sellaisenaan ole sovellettavissa vain kaksi vuorokautta kestävässä 24h-haasteessa. Tässä esseessä käydään läpi kirjasta oppimani prosessiaskeleet yksi kerrallaan menetelmän hyödyntämistä varten.

Benchamarking-prosessiaskeleet

Parhaan valinta -> 

1. Määrittele benchmarking- kohde                2. Tunnista benchmark- yritykset

Parhaalta oppimiminen ->
3. Opi, miten ME sen teemme                          4. Opi miten HE sen tekevät
5. Tavoitteiden asettaminen
6. Soveltaminen ja käyttöön otto                      7. Vakiinnuttaminen ja jatkokehitys

Askeleiden pääperiaatteet

1. Määrittele benchmarking- kohde
   1. Ensin on tärkeintä määrittää kohde sen perusteella, mikä onkaan yrityksen menestykselle tärkeä asia.
   2. Kysymykset, jotka auttavat kehittämistarpeen tunnistamisessa:
      • Mitkä  ovat markkinamme ja asiakkaamme?
      • Mitä asiakkaamme odottavat tuotteilta ja palveluilta?
      • Mitä osaamista tarvitsemme?
      • Mitkä ovat menestykselle kriittiset avainprosessimme?
      • Miten asiakas kokee meidät verrattuna kilpailijoihin?
      • Missä prosesseissa on suurin kehittämistarve?
2. Tunnista benchmark- yritykset
   1. Tässä vaiheessa etsitään ne kyseiset yrityksen, jotka ovat meitä riittävästi parempia tässä ensin valitussa menestystekijässä, jota lähdetään kehittämään.
   2. Kysymykset, jotka auttavat benchmarking- yrityksen löytämisessä:
      • Mitkä yrityksen suorittavat tämän prosessin paremmin?
      • Mikä yritys on tässä prosessissa paras? Kuinka löytää tämä yritys?
      • Kuinka saamme tietoja prosessista?
      • Mitä yleisiä tietoja yrityksistä on saatavila?
      • Millä kriteerillä valitsemme yrityksen?
      • Mitä voimme oppia tältä yriytkseltä?
3. Opi, miten ME sen teemme
   1. Kun prosessi on tunnistettu, on aika mitata oma prosessimme.
   2. Kysymykset, jotka auttavat oman prosessin oppimista:
      • Kuinka prosessimme toimii?
      • Mikä on sen suorituskyky?
      • Mitkä ovat prosessin vaiheet ja menetelmät?
      • Mitkä ovat toimintatavat prosessissa?
      • Ketkä osallistuvat prosessiin?
      • Miten prosessi voidaan kuvata?
4. Opi miten HE sen tekevät
   1. Tässä kohdassa opimme samat prosessit näiltä esikuviltamme mallia katsoen. Näiden prosessien välillä tehdään vertailut, etsitään syyt ja valitaan parhaat menetelmät ja toimintatavat.
   2. Tämän selvittämiseksi on olennaista ottaa selvää esikuvan prosesseista esimerkiksi yritysvierailun avulla.
   3. Kysymykset, jotka auttavat yritysvierailun toteuttamista:
      • Kuinka aineisto dokumentoidaan?
      • Onko eettiset ja luottamukselliset kysymykset huomioitu?
      •  Voimmeko luoda pysyvän benchmarking-suhteen?
      • Mikä on heidän prosessinsa, miten se toimii ja mikä on sen suorituskyky?
      • Kuinka he mittaavat prosessin suorituskyvyn?
      • Mitkä tekijät voisivat estää heidän prosessinsa soveltamisen yritykseemme.
5. Tavoitteiden asettaminen
   1. Tässä vaiheessa analysoidaan erot oman ja benchmarking-prosessin välillä ja etsitään tekijät, jotka saavat aikaan suorituskykyeron niiden välillä.
      • Näiden perusteella laaditaan kehittämisehdotuksen ja alustavan toteuttamissuunnitelman tavoitteideen
   2. Kysymyksiä, jotka auttavat tavoitteiden asettamista:
      • Mikä on suorituskyvyn eron luonne?
      • Mikä on suorituskykyeron suuruusluokka?
      • Ovat suorituskyvyt vertailukelpoisia?
      • Mikä on eron kehityssuunta, pienenevä vai kasvava?
      • Mitkä piirteet heidän prosessissaan määrittelevät sen ylivoimaiseksi?
6. Soveltaminen ja käytäntöönotto
   1. Tässä vaiheessa suunnitellaan muutos, asetetaan tarkennetut tavoitteet ja myydään idea yrityksen sisällä laajemmin.
   2. Kysymyksiä, jotka auttavat toteuttamisen suunnittelua:
      • Miten tieto heidän prosessistaan auttaa meitä kehittämään prosessiamme?
      • Kuinka voimme toteuttaa nämä muutokset prosessissamme?
      • Mitkä osat tästä prosessista pitäisi muuttaa?
      • Pitäisikö meidän uudistaa suoritusmittarimme tai uudelleen asettaa tavoitteet perustuen tähän suorituskykyyn?
      • Mitä toimintoja heidän prosessistaan pitäisi muuttaa niiden soveltamiseksi omaan prosessiimme?
      • Olemmeko ymmärtäneet heidän yrityskulttuurinsa?
      • Miten myymme kehitysideat muille?
      • Miten laadimme toteuttamissuunnitelman?
7. Vakiinnuttaminen ja edelleen kehittäminen
   1. Jatkuvilla mittauksilla varmistetaan, että asetetut tavoitteet saavutetaan ja että benchmark-taso ylitetään. Tavoitteet kannattaa asettaa pitkälle aikavälille, jonka jälkeen voi jatkaa kehittämistä ja jopa tarvittaessa aloittaa benchmark-prosessi uudelleen.
   2. Kysymyksiä, jotka auttavat kehitetyn prosessin vakiinnuttamiseen kehittämiseksi uudelleen?
      • Mitä olemme oppineet tämän benchmarking-tutkimuksen aikana, että voimme kehittää prosessia edelleen?
      • Vaatiiko pitkän aikavälin tavoite eri benchmarking-kumppanin?
      • Aloitammeko benchmarking-prosessin alusta samassa prosessissa vai käynnistämmekö benchmarking-tutkimuksen toiseen kohteeseen?
      • Mitä opimme toteutetusta benchmarkin-tutkimuksesta?
      • Mistä voisimme oppia lisää benchmarking-menetelmästä?

Menetelmän hyödyntäminen 24h:ssa

Koska kyseisessä koitoksessa myös nopeus on valttia, tulee nämä prosessiaskeleet mahduttaa todella tiiviiseen muotoon, jolloin pääroolissa ovat vaiheet 1-5. 24h-haasteessa prosessiaskel 3 voi olla haastavampi toteuttaa, sillä ratkaistavana on toimeksiantajan ongelma (prosessi), joka ei ole niin tuttu mitä oman yrityksen toiminta itsessään. Onnistuakseen menetelmän käyttö vaatii nopeaa ja huolellista tutustumista toimeksiantavan yrityksen prosesseihin (ainakin itse toimeksiantoon liittyviin) ja niiden vertaileminen benchmarking-kohteeseen. Menetelmänä benchmarkkaus on näppärä, mutta sen kokeilemista en pistäisi pahakseni ennen todellista koitosta. Henkilökohtaisesti pidän tästä parastamisen ajatuksesta, sillä on turha tehdä jokaista asiaa alusta alkaen, kun toimivia prosesseja voidaan hyödyntää myös synergiaa hakien.

Mikäli benchmarking kiinnostaa aiheena, suosittelen tutustumaan myös prosessijohtamisesta, leanjohtamisesta, sekä laadun ja liiketoiminnan kehittämisestä kertovaan kirjallisuuteen.

Lähteet:

Kehityksen tie – Benchmarking-käsikirja, Kari Tuominen

http://www.uef.fi/benchmarking
https://fi.wikipedia.org/wiki/Vertailukehittäminen