AKATEEMINEN ESSEE: Outi Kattelus ja Siiri Hyytinen

SISÄLLYS:

1 Johdanto

2 Kirjanpito yritystoiminnassa

2.1. Sidosryhmät ja toimintaan vaikuttavat markkinat 

2.2. Reaali- ja rahaprosessi 

3 Kirjanpidon peruskäsitteet  

3.1. Tilikauden vaiheet 

4 Budjetointi 

4.1. Budjetointijärjestelmä 

4.2. Budjetointimenetelmät 

4.3. Budjetin laadinta ja seuraaminen 

5 Pohdinta 

Lähteet

1 Johdanto 

Yrityksen tavoitteena on tuottaa voittoa myymällä tuotteita tai palveluita. Jotta voidaan varmistua siitä, että voittoa saadaan kerrytettyä, on tärkeää seurata yrityksen tuloja, menoja, varoja sekä velkoja. Yrityksen luvuista ovat kiinnostuneet myös ulkopuoliset sijoittajat, valtio ja verottaja sekä luotonantajat, jonka takia tarkka lukujen kirjaaminen on tärkeää yrityksen menestymisen kannalta. (Tomperi 2020.) Lukujen kirjaamiseen hyödynnetään kirjanpitoa, jossa kaikki yrityksen rahaliikenteestä kirjataan tarkasti ylös. Toisena tapana seurata ja kehittää yrityksen tulosta on budjetointi, jolla pyritään laatimaan yritykselle rahamääräinen toimintasuunnitelma tietylle ajanjaksolle (Eklund & Kekkonen 2011, 147).  

Tässä esseessä tutustutaan kirjanpidon perusteisiin sekä budjetointiin yritystoiminnassa. Koko yritystoiminnan pohjana on toimiva talous ja mikäli se ei ole yrityksen hallinnassa, voi seuraukset näkyä jopa konkursseina. Yritysten täytyy tuntea omat numeronsa! Yrityksen taloushallinnon opetteluun on saatavilla ulkopuolista apua, mikäli yritys näkee sen tarpeelliseksi. Se ei kuitenkaan poista sitä, että taloudesta ei tarvitsisi tietää mitään itse.    

2 Kirjanpito yritystoiminnassa 

Kirjanpidon tärkein tehtävä yritystoiminnassa on tuloksen selvittäminen, sillä sen avulla pystytään ilmoittamaan yrityksen jakokelpoinen voiton määrä, mikä on erityisen tärkeä yrityksen omistajille sekä ulkopuolisille sijoittajille. Lisäksi kirjanpidosta saadut tulokset vaikuttavat keskeisesti yrityksen verojen määrään ja muihin maksuihin. Koska kirjanpito tuottaa yhteiskunnan kannalta merkittäviä lukuja yrityksen tuloista, on sitä varten määritelty erillinen kirjanpitolaki. Laissa määritellään eri yritysmuotojen kirjanpitovelvollisuus yksityiskohtaisesti ja toiminnan laatu huomioon ottaen. (Tomperi 2020.) 

2.1. Sidosryhmät ja toimintaan vaikuttavat markkinat 

Yrityksen toimintaan vaikuttaa useampi ulkopuolinen taho, joita kutsutaan sidosryhmiksi. Näitä ovat muun muassa asiakkaat, luotonantajat, henkilöstö, julkinen valta, omistajat ja hankkijat. Sidosryhmät ovat keskeisessä asemassa yrityksen toiminnassa, jonka vuoksi ne usein odottavat saavansa tietoja yrityksen tilanteesta ja tuloksesta. (Tomperi 2020.) 

Sidosryhmien lisäksi yrityksen toimintaan vaikuttaa kolmet eri markkinat: tuotannontekijä-, suorite- ja rahoitusmarkkinat. Tuotannontekijä- eli ostomarkkinoilta yritys ostaa itselleen raaka-aineita toiminnan tuottamiseen, kuten esimerkiksi työvoimaa, energiaa, tuotteita tai kalustoa. Näistä hankinnoista kertyy yritykselle menoja. Suorite- eli myyntimarkkinoille yritys asettaa myyntiin omat tuotteensa tai palvelunsa ja asiakkaina voivat olla kuluttajat tai toiset yritykset. Näistä myynneistä kertyy yritykselle tuloja. Kolmantena markkinana yrityksen toimintaan vaikuttavat rahoitusmarkkinat, jonka kautta yritys hankkii itselleen pääomaa toiminnan tueksi. Rahoitusmarkkinat koostuvat pankeista, yksityisistä ihmisistä sekä muista organisaatioista, jotka sijoittavat pääomaa yrityksen toimintaan. Mikäli pääoma saadaan yrityksen ulkopuolisilta tekijöiltä, kutsutaan sitä vieraaksi pääomaksi. Ulkopuolisten sijoittajien lisäksi on mahdollista, että yrityksen omistajat sijoittavat pääomaa yritykseen. Tätä itse sijoitettua rahaa kutsutaan omaksi pääomaksi. (Tomperi 2020.)   

2.2. Reaali- ja rahaprosessi 

Yrityksen toimintaa eri markkinoiden kanssa voidaan tarkastella jakamalla se reaali- ja rahaprosessiin (kuvio 1). Reaaliprosessilla tarkoitetaan tuotteiden ja palveluiden liikkumista yritykseen ja sieltä pois eli ostojen muuttumista myynneiksi. Prosessi saattaa vaihdella yrityksen toiminnan laadun mukaan, esimerkiksi pelkästään tuotteita tuottavan yrityksen täytyy ottaa huomioon prosessissa varastointi ja palveluja tuottavan taas henkilöstön suuren panoksen määrä. Rahaprosessissa tarkastellaan yrityksen maksuvirtoja eli kassasta lähteviä maksuja sekä kassaan tulevia maksuja. Nämä maksut koostuvat yrityksen ostoista, myynneistä sekä rahoitusmarkkinoilta saaduista sijoituksista sekä niiden takaisinmaksuista.  (Tomperi 2020.)   

KUVIO 1. Reaali- ja rahaprosessi (Tomperi 2020) 

3 Kirjanpidon peruskäsitteet  

Jotta kirjanpitoa voidaan tehdä ja ymmärtää, tulee sen keskeiset käsitteet olla selvillä. Tilikausi on kirjapidon perusta, ja se määrittää ajanjakson, jonka ajalta yrityksen tulosta selvitetään. Tilikauden pituus on yleisesti ottaen aina 12 kuukautta ja se menee usein kalenterivuoden mukaan. Laissa on määritelty, että yritysten tulee tehdä kerran vuodessa tilinpäätös, jossa tilikauden tulosta ja tapahtumia kirjataan. Tämän lisäksi moni yritys tekee tilikauden aikana välitilinpäätöksiä johtamisen ja päätöksenteon tueksi. (Tomperi 2020.)   

Liiketapahtumat kattavat sisälleen menot, tulot ja rahoituserät sekä niiden siirto- ja oikaisuerät. Yrityksen juokseva kirjanpito syntyy näiden asioiden merkitsemisestä. Kuten luvussa 2.1 kerrottiin, menot syntyvät tuotannontekijöiden ostamisesta ja tulot taas suoritteiden myymisestä. Yrityksen menot voidaan jakaa kirjanpitoon pitkä- ja lyhytvaikutteisiin tuotannontekijöihin. Pitkävaikutteisia tuotannontekijöitä ovat muun muassa koneet, kalusto ja maa-alueet, kun taas lyhytvaikutteisia ovat esimerkiksi raaka-aineet ja työntekijöiden työpanos.  Oli kyseessä pitkä- tai lyhytvaikutteinen tuotannontekijä, syntyy meno kirjanpitoon aina tuotannontekijän vastaanottohetkellä.  

Yrityksen menoista ja tuloista syntyy rahoitustapahtumia. Koska tuotantoon tarvittavista raaka-aineista ynnä muista koituu yritykselle menoja, jotka tulee maksaa ennen kuin markkinoille tuotettu tuote on saatu myytyä, joutuu yritys turvautumaan rahoitusmarkkinoihin toiminnan turvaamiseksi. Nämä ulkopuolisten tai omistajien sijoittamat rahat merkataan myös rahoitustapahtumiin. Lisäksi myös voitonjaosta koituvat maksut ovat rahoitustapahtumia. (Tomperi 2020.) 

Yrityksen liiketapahtumat kirjataan kahdenkertaisen kirjanpidon avulla. Suomen laissa on velvoitettu kaikki muut yritystoiminnat pitämään kahdenkertaista kirjanpitoa paitsi toiminimet, joilla taseen loppusumma on alle 100 000 €, liikevaihto on alle 200 000 € tai palveluksessa on alle kolme henkilöä. Kahdenkertaisessa kirjanpidossa seurataan kahta asiaa eli mihin rahaa on käytetty ja mistä se on saatu ja lisäksi siinä käytetään aina kahta tiliä kirjaamiseen. Tili on kaksipuolinen laskelma, jossa toisella puolella on kirjattuna lisäykset ja toisella puolella vähennykset. Tileillä seurataan menojen, tulojen ja rahoituserien muutoksia ja jokainen tili nimetään aina tililtä seurattavien asioiden mukaan, kuten esimerkiksi myyntisaamisten tilillä seurataan myyntejä ja kassatilillä käteisen rahan liikettä. Tilien laskelmista voidaan muodostaa tiliristikko, jossa toisella puolella näkyy debet eli per -puoli ja toisella puolella kredit eli an –puoli- Debet kuvastaa tililtä lähteviä rahasummia ja kredit taas rahan lähteen. (Tomperi 2020.) 

3.1. Tilikauden vaiheet 

Yrityksen tilikausi voidaan jakaa kolmeen vaiheeseen: tilin avaamiseen, liiketapahtumien kirjaamiseen sekä tilinpäätökseen. Tilinavaus tapahtuu kirjaamalla alkusaldot tileille, jotka saadaan edellisen tilikauden tilinpäätöksestä. Raha-, saatavatilien sekä pääomatilien saldot merkitään tilinpäätöksessä aina tasetilille, jonka vuoksi niiden alkusaldoksi merkitään sama summa, joka tasetilille on merkitty. Alkusaldo merkitään aina sille puolelle, jolla se on tasetilillä merkittynä. (Tomperi 2020.)  

Tilikauden aikana olevat liiketapahtumat kirjataan tositteiden perusteella kirjanpitoon ja ne tulee järjestää sekä aika- että asiajärjestykseen. Aikajärjestyksessä tositteet kirjataan päivämäärän mukaan järjestykseen ja tätä kirjaamista kutsutaan myös päiväkirjaksi. Asiajärjestyksestä käytetään myös nimitystä pääkirja ja siinä seurataan kaikkien tilien kirjauksia koko tilikauden ajalta.  (Tomperi 2020.) 

Tilinpäätös tehdään kirjaamalla kaikki yrityksen tilikauden aikana käyttämät tilit joko tulos- tai tasetilille. Tämän lisäksi tilinpäätökseen tulee tehdä vielä muita raportteja, kuten esimerkiksi tulostilin perusteella tuloslaskelma, tilinpäätöksen liitetiedot, tasetilin perusteella tehty tase sekä tase-erittelyt. Myös toimintakertomus sekä rahoituslaskelma kuuluvat suurempien yritysten tilinpäätökseen. (Tomperi 2020.)  

4 Budjetointi  

Budjetilla tarkoitetaan tiettyyn ajanjaksoon tehtyä rahamääräistä toimintasuunnitelmaa. Yleensä se laaditaan konsernin eri osille osastokohtaisesti ja siitä on nähtävissä myös välitavoitteita esimerkiksi kuukausi tai kvartaalikohtaisesti. (Järvenpää, Länsiluoto, Partanen & Pellinen 2017, 235.) Budjetti ei siis ole ennuste, vaan suunnitellun toiminnan kuvaus rahamäärien kautta (Ikäheimo, Malmi & Walden 2019, 154). Budjetoinnilla puolestaan tarkoitetaan suunnitelmallista prosessia, jonka lopputuotoksena on itse budjetti. Budjetointiin kuuluu olennaisesti myös budjetin seuraaminen. (Järvenpää, Länsiluoto, Partanen & Pellinen 2017, 235.)  

Budjetti ja strategia kulkevat käsikädessä ja mikäli strategian unohtaa budjettia suunniteltaessa, se tarkoittaa yrityksille yleensä suuria vaikeuksia. Budjetointi tulee aloittaa strategian käytäntöön panemisella ja tavoitteiden kirkastamisella. Tämä osuus on yleensä budjetoinnin haastavin vaihe. Tämän jälkeen tavoitteet on ”vain” muutettava rahaksi. (Åkerberg 2017, 17.) Vuosibudjettia on kritisoitu nimenomaan siitä syystä, että strategialla ja budjetilla on usein heikko yhteys toisiinsa (Järvenpää ym. 2017. 235).  

Budjetti on yksi tärkeimmistä yrityksen johtamisvälineistä, mutta usein se jätetään huomiotta. (Åkerberg 2017, 17). Budjetin avulla johtamisesta käytetään termiä budjettiohjaus (Järvenpää ym. 2017, 235). Perinteisellä budjetilla on tapana jämäyttää yrityksen toiminta vuosikausiksi samanlaiseksi. Usein yrityksillä on hyvä flow menossa, mutta budjetti ei kuitenkaan ota huomioon kehitystä, johon yritys on matkalla. (Åkerberg 2017, 17–18.) Budjetin jämähtäminen näkyy esimerkiksi siten, että vuosibudjettia suunniteltaessa korjaillaan vain edellisvuoden lukuja vastaamaan paremmin tulevaa vuotta tiedossa olevien muutosten mukaan (Järvenpää 2017, 246). 

Järvenpää ym. (2017, 235–236) esittelevät budjetoinnin tehtävät seuraavasti: 

• Tavoitteiden asettaminen ja viestittäminen 
• Resurssien kohdentaminen 
• Toiminnan kehittäminen ja koordinointi 
• Delegointi ja vastuun selkeyttäminen 
• Kannattavuuden, maksuvalmiuden ja vakavaraisuuden ohjaus 
• Toiminnan tehostaminen 
• Johdon suoritusarviointi 
• Henkilöstön kannustaminen ja motivointi 
• Tulevaisuuden toimintaedellytysten varmistaminen 

Budjettia laadittaessa on hyvä pitää mielessä, että sitä seuraavat myös toimintaa rahoittavat tahot (Ikäheimo, Malmi & Walden 2019, 155). Sen vuoksi onkin yritystoiminnan kannalta elintärkeää, että budjetti todella vastaa yllä mainittuun tehtävälistaan. Yksi budjetoinnin tavoitteista on myös tukea suunnitelmaa (Ikäheimo, Malmi & Walden 2019, 155). Tätä harvoin otetaan budjeteista puhuttaessa huomioon, sillä puheissa budjetti ja erityisesti rahahanojen kireys tuntuvat rasittavan. Tällaisissa tilanteissa olisikin hyvä pohtia, onko budjetti suunniteltu oikein, mikäli se tuntuu ennemmin rajoittavan kuin mahdollistavan asioita.  

4.1. Budjetointijärjestelmä 

Budjetointijärjestelmään kuuluu pääbudjetti sekä alabudjetti. Pääbudjetteihin kuuluvat tulosbudjetti, tasebudjetti ja rahoitusbudjetti. Alabudjetteja puolestaan ovat myynti-, osto-, valmistus-, varastointi-, markkinointi-, hallinto- ja investointibudjetit. Yhdessä näistä osa-alueista koostuu koko konsernin budjetti, mutta budjeteissa on toki alakohtaisia eroja. (Järvenpää 2017, 239.) Alla olevasta kuviosta (kuvio 2)  on havaittavissa, miten monia osa-alueita täytyy ottaa huomioon. 

KUVIO 2. Yrityksen pää- ja alabudjetit. (Järvenpää ym. 2017. 240) 

Budjetointiprosessia yleensä hoitaa taloushallinto, mutta monet budjetin osa-alueet kuuluvat usein kyseisten asioiden parissa työskenteleville. Esimerkiksi hallintobudjetin laatimisesta vastaa hallintojohtaja. Budjettiesitykset käydään läpi johtoryhmässä ja hallituksen tehtävä on hyväksyä budjetti. (Järvenpää ym. 2017, 241.) 

4.2. Budjetointimenetelmät 

Budjetointimenetelmiä on kolme erilaista, joista yksi on kahden ääripään välimalli. Budjetointimenetelmä valitaan sen mukaan, mikä lähtökohdan kautta budjettia lähdetään muodostamaan.  

Autoritäärinen menetelmä on perinteinen ylhäältä alaspäin-menetelmä, jossa yrityksen johto hyvinkin tarkasti määrittelee budjetin perusteet strategian pohjalta. Itse osastoilla vain kootaan budjettiin tarvittava materiaali. Tämä menetelmä on useimmiten käytössä pienissä yrityksissä, ketjuissa sekä kriisitilanteissa, joissa yrityksen johdon on tärkeää pitää kaikki langat käsissään. Autoritäärisen mallin heikkous on se, että siihen sitoutuminen saattaa olla hyvinkin haastavaa. (Järvenpää ym. 2017, 243–244.) 

Autoritäärisen menetelmän vastakohta on demokraattinen malli. Tässä menetelmässä ohjeistus on hyvinkin väljää, mutta raamit budjetille on kuitenkin annettu. Usein demokraattista menetelmää käytetään hajautetuissa organisaatioissa, joissa on vahvasti sitouduttu yrityksen strategiaan. Demokraattisen menetelmän heikkous on se, että osastot saattavat eriytyä liiaksi toisistaan ja kokonaisuus kärsii. (Järvenpää ym. 2017. 243–244.) 

Yhteistyömenetelmä on kahden edellisen menetelmän välimalli ja budjetointi tapahtuu sekä tulosyksikössä, osastoissa ja toiminnoissa. Tämä on yritykselle raskain tapa toimia, sillä se vaatii usein monta kierrosta budjetin läpikäymistä. Siitä huolimatta yhteistyömenetelmä on yleisin budjetointimenetelmä ja käytössä erityisesti suurissa yrityksissä. Osastot kilpailevat tässä mallissa resursseista, joten se saattaa aiheuttaa kitkaa osastojen välille. (Järvenpää ym. 2017. 243–244.) 

4.3. Budjetin laadinta ja seuraaminen 

Strategisesti budjettia laadittaessa onkin otettava huomioon muun muassa tekniset muutokset, innovaatioiden syntyminen, kehityksen käännepisteet, ympäristövaatimukset, laatuodotusten kehitys ja uusien kilpailevien yritysten vaikutus. Näiden lisäksi täytyy ottaa huomioon toiminnan perustiedot, kuten bruttokansantuotteeseen, inflaatioon, korkokehitykseen, energiaan ja raaka-aineisiin liittyvät ennusteet. Kasvu- ja tulostavoitteitakaan ei voida jättää huomiotta budjetista puhuttaessa. (Järvenpää ym. 2017, 247.)  

Budjettia laatiessa kannattaa huomioida, että se on riittävän haastava, mutta siihen on siitä huolimatta mahdollisuus päästä. Myöskään liian löysä tavoite ei ole motivoiva, sillä silloin olisi usein mahdollisuus päästä parempaankin tulokseen, mikään vain ei motivoi siihen. (Järvenpää ym. 2017, 248.) 

Budjetin seuraaminen on jopa budjetin laadintaa tärkeämpää. Sen avulla voidaan selvittää, ollaanko asetettuihin tavoitteisiin pääsemässä. Kun budjettia seurataan useita kertoja vuoden aikana, korjausliikkeiden tekeminen on vielä mahdollista. Useimmiten budjettia tarkkaillaan kuukausitasolla, mutta joillakin toimialoilla, jopa päivittäinen tarkkailu voi olla tarpeellista. Jossain tapauksissa budjetissa kannattaa ottaa huomioon positiivinen, neutraali ja negatiivinen ennuste, tämä liittyy erityisesti myyntiin. Erilaisiin skenaarioihin kannattaa varautua, mikäli tavoitteisiin pääsemisessä on mukana myös epävarmoja muuttujia (Järvenpää ym. 2017. 251–254.) 

5 Pohdinta 

Kuten yllä olevasta tekstistä on varmasti havaittavissa, yrityksen talouteen liittyvä termistö ei ole yksinkertaista, vaan vaatii todella paneutumista. Paras tapa oppia, on varmasti tehdä käytännössä ja samalla selvittää tarvittavia asioita. Monessa yrityksessä haasteena kuitenkin lienee ajanpuute, sillä olisi tärkeää ehtiä tehdä myös sitä työtä, josta asiakkaat maksavat. Yrityksen talouteen liittyviä asioita ei kuitenkaan saa väheksyä, sillä niihin paneuduttaessa kunnolla on myös mahdollista saada tulosta aikaan kestävillä ja taloudellisilla ratkaisuilla. Evisionissa käydään jokainen tilinpäätös aina huolella läpi koko tiimin voimin, joka takaa jokaiselle tiimin jäsenelle tärkeää oppia sen läpikäymisestä. Tilinpäätöksestä on myös helpompi saada kiinni, kun kyseessä on meidän oma osuuskuntamme, sillä motivaatio sen lukujen ymmärtämiseen on huomattavasti suurempi kuin minkä tahansa satunnaisen yrityksen lukujen tarkastelu.  

Mikäli yritykseen päätetään palkata ulkopuolinen kirjanpitäjä, on sen valintaan syytä käyttää aikaa. Toiset kirjanpitäjät nimittäin tekevät vain hallinnolliset työt, mutta toisilta on mahdollista saada myös apuja ja neuvoja yrityksen talouteen liittyvissä asioissa. Tämä on oleellista erityisesti pienissä yrityksissä, jossa yrityksen henkilöstöön ei kuulu omaa kirjanpitäjää. Tällaisen jälkimmäisen kirjanpitäjän olemme onneksi saaneet tiimiimme Evisioniin, vaikka alun perin valinta taidettiin tehdä muilla perusteilla.  

Lähteet 

Eklund, I. & Kekkonen, H. 2011. Toiminnan kannattavuus. WSOYpro.     

Ikäheimo, S., Malmi, T. & Walden, R. 2019. Yrityksen laskentatoimi. 8. uud. painos. Helsinki: Alma Talent.  

Järvenpää, M., Länsiluoto, A., Partanen, V. & Pellinen, J. 2017. Talousohjaus ja kustannuslaskenta. 4. painos. Helsinki: Sanoma Pro 

Tomperi, S. 2020. Käytännön kirjanpito. Edita Publishing Oy.  

Åkerberg, P. 2017. Budjetointi 2020-luvulla. Helsinki: Alma Talent.