Johtajan Viestintää

Johdanto

Tässä esseessä tulen käsittelemään johtajan viestinnän tärkeitä taitoja. Lisäksi tuon esseeseen näkemyksiä, sekä omaa pohdintaa. Alun perin tarkoituksena oli opiskella viestintää markkinoinnin sarakkeella, mutta kyseinen kirja osoittautuikin todella hyvältä meidän Proakatemiaan kuuluville tuleville tiimijohtajille. Kirja jota olen hyödyntänyt tässä esseessä on Harvard Business Review:n ”On Communication”, kirja on vuodelta 2013. Kirjassa on hyödynnetty liike-elämän tapahtumista esimerkkejä, jonka avulla ymmärtämisestä on tehty helpompaa. Itse kumminkin keskityn enemmän selkeän tekstin tuottoon, koska kirja itsessään on hyvin vaikeasti ymmärrettävissä sekä sisältää vaikeaa sanastoa.

Johtaja osaa keskustella

Yksi johtajan tärkeimmistä taidoista on dialogin sisäistäminen ja sen tukeminen. Dialogi syntyy, kun useampi ihminen kykenee keskustelemaan ja kuulemaan toinen toisiaan. Tämä tarkoittaa sitä, että ihmiset kommentoivat ja tuovat omia ajatuksiaan keskusteluun, mutta ovat myös ymmärtäväisiä ja kunnioittavia muita kohtaan, ns. haluavat kuulla muita. Johtajan on rohkaistava kollegojaan osallistumaan avoimeen keskusteluun, näin ollen työympäristöön luodaan tiedottomasti avoimuutta ja saamme jokaisen tuntemaan osaksi organisaatioita. Tämä on työviihtyvyyden kannalta todella tärkeää. Silloin kuin saame ihmiset osalliseksi organisaatioomme, niin silloin samalla kehitämme yrityksemme brändiä. Se johtuu siitä, että kun työntekijällä on hyvä olla organisaatiossa hän tiedottomasti jakaa hyvää kuvaa työstään sekä viestii muille positiivista kuvaa organisaatiostaan.

Kirjassa kerrotaan, että usein yritykset turvautuvat ammattilaisiin, joidenka tarkoituksena on parantaa työpaikan yhteishenkeä, vaikka kaikki olisi korjattavissa, jos organisaatiossa osattaisiin dialogilla ratkoa ongelmat. Tämä ei tietenkään päde kaikissa tapauksissa, mutta mielestäni on hyvä muistaa, että näkemyksiä ja oppeja jakamalla voimme ratkoa monia asioita. Kirjassa tuotiin esiin esimerkki, jossa toimitusjohtaja pyysi antaa palautetta työstään nimettömästi työntekijöiltään.  tehtyään tämän työntekijät uskalsivat avoimesti tuoda asiansa esiin. Toimitusjohtajan oli aika tarttua epäkohtiin ja synnyttää keskustelua palautteista. Tässä onnistuttua todettiin, että kannustamalla ihmisiä avoimeen dialogiin pystyttiin korjaamaan tietyt epäkohdat toiminnassa. Mutta mielestäni tärkein aihe tässä esimerkissä oli se, että toimitusjohtaja ei antanut egolleen valtaan vaan pystyi käsittelemään työntekijöiden palautteet oikealla tavalla. Ja tämän lisäksi hän osasi käydä avointakeskustelua työntekijöidensä kanssa, miten asia tulisi ratkoa.

Johtajan on kyettävä samaan organisaationsa keskustelun avoimeksi, jotta toiminta pysyisi mahdollisimman toimivana. Kirjassa kerrotaan, että organisaatiot, joissa dialogi on hyvällä tasolla pystyvät innovoimaan, kehittämään sekä ratkomaan ongelmansa ilman ulkopuolisen apua. Toki on ymmärrettävä, että ja kaiken taustalla pitää olla jonkinlaista faktatietoa, jotta dialogi ei johda toimintaa väärille raiteille.  Jotta haluamme varmistaa, että toiminta ei johda harhaan, silloin on keskusteluiden pohjalla oltava jonkinlaista teoria/faktatietoa.

Kysymysten voima

Taitavat johtajat ymmärtävät kysymysten merkityksen ja voiman. Tämä on helppo usein yhdistää siihen, että uteliasuus edistää oppimista. Kirjassa kerrotaan, että johtajan jokapäiväiseen tehtävään kuuluu asioista kysyminen ja kyseenalaistaminen. Tämä takaa sen, että toiminta pysyy laadukkaana ja jokainen ymmärtää mitä teoilla haluamme saavuttaa. Lisäksi se antaa meille syvyyttä ajatteluun ja auttaa meitä ymmärtämään erilaisuutta. Silloin kuin organisaation toiminnassa omaksutaan keskusteluntaito, silloin kysymysten kysyminen ei ole millään tavalla epäkunnioittavaa tai henkilökohtaista. Kysymyksillä saamme syvempää ajattelua toimintaan, lisäksi sisäisestäviestinnästä tulee selkeämpää ja ymmärrettävämpää. Kirjan tekemän tutkimuksen mukaan myyjät kysyvät keskimäärin 9–14 kertaa kysymyksiä ennen kuin he saavat kaupan klousattua. Eli voimme todeta, että kysymisen taito on tärkeää myynnin toteuttamiselle.

Mielestäni tiimitoiminnassamme kysyminen sekä kyseenalaistaminen otetaan aina henkilökohtaisesti sekä usein pahoitamme mielemme. Se on totta, että kysyjällä on suuri vastuu kysyä asianmukaisia kysymyksiä oikealla äänensävyllä.  Mutta tärkeintä on aina ymmärtää, että kysymys tuo meille mahdollisuuden syventyä asiaan ja luoda siitä jotain parempaa. Lisäksi jos tiimitoiminnassamme pystyisimme hyödyntämään kysymysten voimaa, niin uskoisin että sisäinenviestintä olisi paljon parempaa ja ymmärtäisimme toisiamme paremmin.

Lukemassani kirjassa käsitellään kysymysten artikulointia. Tämä aihe on tärkeää johtajan viestinnässä, jotta ymmärtäisimme kysymykset on osattava kysyä oikeilla sanoilla. Tämä johtaa usein vääränlaisiin konflikteihin, kun emme osaa artikuloida kysymyksiämme.  Lisäksi oikein asenneltu kysymys antaa meille paremman vastauksen. Tässä esimerkkinä voimme käyttää toimittajia, jotka pyrkivät usein kysymään avoimia kysymyksiä, jotta vastaukseksi saataisiin mahdollisimman laajoja vastauksia. Muuten vastaukset ovat luokkaa ”kyllä” tai ”ei” vastauksia.  Kirjassa todetaan, että kysymysten artikulointi on yksi vaikeimmista taidoista oppia. Tätä asiaa on tutkittu yli 80 vuotta, mutta sen harva ymmärtää ja osaa. Se ei johdu siitä, ettemmekö kysyisi tarpeeksi. Se johtuu siitä, että emme osaa kysyä tarpeeksi laadukkaasti.

Miten tulemme paremmiksi kysyjiksi?  Meidän on kysyttävä useammin ja osata analysoida keskusteluamme sekä pohtia millä kontekstilla kysymme kysymyksen. Lisäksi tämä aihe lukeutuu sosiaaliälykkyyteen, joka usein kehittyy ajan myötä käytyjen keskusteluiden kautta.

Pohdinta

Mielestäni hyvän johtajan on kyettävä olemaan sosiaalisesti älykäs sekä rohkaista ja ymmärtää kaikkia yhteishenkilöitä. Näemme asiat eri tavalla, mutta meidän on ymmärrettävä, että se on ryhmätoiminnan voimavara.  Kirjaa lainaten ” voimme olla erimieltä, mutta emme saa olla vastenmielisiä”.

Kirjasta vien käytäntöön kysymisen voiman sekä miten voin olla parempi kysyjä. Lisäksi sen, että fiksu uteliaisuus on hyvästä ja mahdollistaa usein mahdollisuuden syvempään oppiin.

Lähteet:

Conger, J.A. On Communication. Harvard Business Review Press. E-kirja. Viitattu 25.09.2023