1. Projektin ajankohta

04.02.2022-31.10.2022

 2. Projektin tavoitteet & kriteerit

Saawan osuuden parantaminen sopimuksessa Getawayn kanssa (75 % Saawalle liikevaihdosta – 25 % Getaway Gamesille liikevaihdosta)

60 Kuplapallo-peliä (toukokuu-lokakuu)

Liikevaihtotavoite 15 818,18 €

Palkkionmaksu projektipäälliköille, 2000 € / projektipäällikkö

Ulkopuoliset pelinvetäjät peleihin, toimeksiantosopimukset

Pelinvetäjien palkkion korottaminen vastuullisemmaksi viime vuodesta, 20–25 €

Esimieskokemuksen kerryttäminen

Laadukkaan asiakaskokemuksen tuottaminen asiakkaille.

 3. Projektin organisaatio &resurssit

3.1 Yhteystiedot

Projektin verkkosivut: https://kuplapallo.fi/

Projektin sähköposti: info@kuplapallo.fi

Projektin puhelinnumero: +358 45 7872 2680

3.2 Henkilöresurssit

Projektipäälliköt: Noora Hyttinen & Oona Orava

Pelinvetäjät: 2–3 hlö vastuuhenkilöä/pelinvetäjää

4–5 hlö pelinvetäjää

tai

8–10 hlö pelinvetäjää

Projektipäälliköt vastaavat Kuplapallon pelinvetäjien valitsemisesta sekä kouluttamisesta. Kesäsesongin aikana projektipäälliköt vastaavat liiketoiminnan hallinnoinnista. Hallinnointiin kuuluvat asiakaspalvelu sähköpostitse sekä puhelimitse, pelivarauksien hoitaminen sekä työvuorojen järjestäminen. Lisäksi projektipäälliköt hoitavat asiakkaiden laskutusta sekä Saawan taloustiimiin yhteydenpidon projektin osalta.

Noora Hyttinen toimii projektin projektipäällikkönä. Hän vastaa yhteistöiden selvittelystä sekä neuvotteluista. Lisäksi hänen vastuullaan on sopimusten luonti sekä solmiminen kumppaneiden kanssa. Hän vastaa myös Kuplapallon myynnin suunnittelusta sekä myyntikampanjoiden toteutuksesta.

Oona Orava toimii projektin projektipäällikkönä. Hänen vastuullaan on pelinvetäjien toimeksiantoilmoitukset sekä rekrytointiprosessin edistäminen. Lisäksi hän vastaa taloudellisista laskelmista ja niiden ajan tasalla pitämisestä. Hän vastaa myös Kuplapallon markkinoinnin suunnittelusta sekä markkinointikampanjoiden toteutuksesta.

Pelinvetäjien vastuulla on Kuplapallo.fi liiketoiminnan operatiivinen toteutus, eli pelien veto. He tuottavat asiakkaiden varaamat pelit, eli kasaavat pelikentän, täyttävät ja desinfioivat kuplapallot, vetävät pelin asiakasryhmälle sekä ottavat valokuvat asiakkaista pelin jälkeen. Pelin vedon jälkeen tavarat puretaan takaisin säilytyskonttiin.

Vastuupelinvetäjillä on normaalien työkuvien lisäksi vastuullaan sosiaalisen median kanavien päivittäminen asiakasryhmien kuvilla mm. Instagram-stories osioon. Vastuuvetäjiä on oltava pelinvedossa paikalla vähintään toinen pelinvetäjistä.

Alla olevassa taulukossa on projektipäälliköiden tuntilaskelma projektisuunnitelman jälkeiselle ajalle.

3.3. Resurssit
Projektipäälliköillä on käytössään Kuplapallo.fin sähköposti sekä puhelin. Lisäksi he käyttävät pelienvaraukseen järjestelmänä Slottia sekä työvuorojen tekoon When I work-sovellusta. Sosiaalisen median kanavina toimivat Instagram ja Facebook. Lisäksi projektipäälliköiden tuntien seurantaan sekä toteutuneiden pelienseurantaan käytetään niille erikseen tehtyjä Excel-taulukoita.

4. Projektin vaiheet & aikataulu

1.Sopimusneuvottelut (Noora ja Oona)

4.2. Ensimmäinen tarjous toimeksiantajalle (80 % Saawa – 20 % Getaway)

15.2. Yhteinen palaveri toimeksiantajan kanssa, laskelmien perustelu

18.2. Viimeinen tarjous Saawalta (75 % Saawa – 25 % Getaway), liiketoiminnan ostosta kieltäytyminen tänä keväänä

24.2. Laskelmien lähettäminen toimeksiantajalle, perustelut tarjoukselle

2.3. Kuplapallon ostosta kieltäytyminen, tarjouksessa pysyminen

4.3. Saawan tilanteen selventäminen toimeksiantajalle, tarjouksessa pysyminen, kompromissin perustelu Saawan osalta

6.3. Tarjouksen voimassaolo päättyy

7.3. Toimeksiantaja ottaa tarjouksen vastaan (75 % Saawa – 25 % Getaway). Sopimuksen allekirjoittaminen, sopimuksen voimassaolon alkaminen

2.Tiimin kokoaminen (Oona)

• Toimeksiantoilmoitukset Varalan Urheiluopistoon, Sammon Lukion Urheilulinjalle sekä Proakatemian Teamssiin. 11.3.
• Pelinvetäjien haastattelut 17.3.–6.4.
• Pelinvetäjien valinta 13.4. mennessä
• Pelinvetäjien koulutus viikolla 17. (25.–29.4.)

3.Pelitarvikkeiden varastointi (Noora)

• Kontin kilpailutus, hankinta ja sopimus 31.3. mennessä
• Maakäyttöluvan hankinta 31.3. mennessä
• Avainten teettäminen kontin lukkoihin 30.4. mennessä

4. Yhteistyöt

• Pesuaineyhteistyöt (Noora) 30.4. mennessä
• Saunaravintola Kuuma (Oona) 30.4. mennessä

5. Myynti, markkinointi ja nettisivut

• Nettisivujen päivittäminen 31.3. mennessä
• Materiaalipankin kokoaminen viime kesän materiaaleista 31.3. mennessä
• Instagramin ja facebookin herättäminen 31.3. mennessä
• Markkinointisuunnitelma 1.4. mennessä
• Kouluihin ja yrityksille mainostaminen 11.4. mennessä
• Maksetun mainoskampanjan käynnistäminen viikolla 15

6. Hallinnointi

• Projektipäälliköt hallinnoivat projektia (Sähköposti, slotti, when I work, laskutus) 13.5. asti sekä 22.8. eteenpäin yhdessä
• Kesäkauden (14 vko) hallinnointi tapahtuu vuorotellen

5. Tiimin kokoaminen

Projektipäälliköiden yhtenä tärkeimmistä tavoitteista on kasata kolmansista osapuolista ympärilleen tiimi pelinvetäjiä. Pelinvetäjien kanssa solmitaan toimeksiantosopimukset, joissa määritellään kuinka monta tuntia, kukin vetäjä on sitoutunut vetämään pelejä.
Projektipäälliköt lähettivät toimeksiantoilmoitukset Varalan Urheiluopistoon, Sammon Lukion Urheilulinjalle sekä Proakatemian Teamssiin. He haastattelevat hakijoita maalis-huhtikuun vaihteessa ja solmivat toimeksiantosopimukset 29.4. mennessä. Pelinvetäjät koulutetaan viikolla 17.

Toimeksiantoilmoitus: https://esseepankki.proakatemia.fi/tyopaikkailmoitus/

6.Projektin riskit

Suurimpana riskinä projektissa on se, ettei pelejä saada myytyä kesän aikana haluttua määrää. Tässä tilanteessa emme pysty tarjoamaan pelinvetäjillemme työtunteja sekä maksamaan projektipäälliköille palkkiota tehdystä työstä. Lisäksi tällaisessa tilanteessa emme pysty vastaamaan toimeksiantajan odotuksiin kesän osalta.

Projektin riskeinä ovat kesän aikana myös sään vaikutukset asiakkaiden varaamiin peliin tai pelivarauksien väheneminen kesän huonon sään seurauksena. Lisäksi riskinä on pelinvetäjien epäonnistunut rekrytointi, jos pelinvetäjiä ei ole tarpeisiin nähden riittävästi tai projektin aikana pelinvetäjät eivät tee sovitulla tavalla töitä.

Riskinä on myös asiakkaan loukkaantuminen pahemmin, vaikka Kuplapallon tilausvahvistuksessa ilmoitetaankin riskin olevan aina asiakkaan omalla vastuulla.

7.Projektin dokumentointi

Projektipäälliköt pitävät kirjaa omista työtunneista projektisuunnitelman jälkeen sekä pelienvetäjien tunneista. He kirjaavat exceliin myös toteutuneet pelit ja pitävät Saawa Osk:in ajan tasalla pelien laskutus tilanteesta. Kaikki excelit löytyvät Kuplapallo-projektin kansiosta, Saawan Teamsin projektit kanavalta.

Yllä mainitun dokumentoinnin lisäksi, projektipäälliköiden ja toimeksiantajan väliltä löytyy excel toteutuneista peleistä. Projektin lopussa tehdään vielä raportti projektista ja sen tuloksista.

8.Budjetointi

*Pelinvetäjien palkkiosumma tulee olemaan korkeintaan taulukon mukainen, mutta varmasti jonkin verran vähemmän, sillä lopullinen tuntimäärä pienenee, kun pelejä on peräkkäin. Todellisuudessa siis tulos on hieman isompi.

**Projektipäälliköiden osuuteen vaikuttaa tavoitteeseen pääsy. Kaikista tavoitteen yli menevistä peleistä projektipäälliköiden osuus on 30 €/hlö ja tulos 36 € per peli. (Saawan osuus 197 € – palkat 101 € – päälliköt 60 € = 36 € tulos)

LÄHTEET

Duunitori. 2021. Hyvästit pitkille vaatimuslistoille! Hyvä työpaikkailmoitus syntyy näistä 6 asiasta.

https://duunitori.fi/tyoelama/rekrytointiopas-tyopaikkailmoitus

Gustafsberg H. & Sallinen S. 2021. Taktinen neuvottelu. Helsinki. Otava.

Koho Sales. 2020. Mitä onnistunut projektisuunnitelma sisältää? 16.3.2022.

https://www.kohosales.com/sisaltopankki/mita-onnistunut-projektisuunnitelma-sisaltaa/
Monster. Luettu 16.3. 8 vinkkiä houkuttelevaan työpaikkailmoitukseen
https://www.monster.fi/artikkelit/tyonantajille/8-vinkkia-houkuttelevaan-tyopaikkailmoitukseen

Projektisuunnitelma. 2004. Ohjelmistotuotantoprojektin tietojärjestelmä — OhtuTie. 16.3.2022.

https://www.cs.helsinki.fi/group/otie/dokumentit/projektisuunnitelma.pdf