Tämän esseen on kirjoittanut Jonna Leiniö sekä Sanni Turunen. 

Perehdymme tässä esseessä budjettiin kokonaisuutena sekä pilkomme sen pienempiin osiin. Vertailimme Revenan ja Wauren vuoden 2021 budjetteja sekä niiden yhtäläisyyksiä. Vielä tarkempaan syyniin otimme Revenan budjetin ja sen toteutumisen tähän asti tältä vuodelta. Pohdimme myös budjetin ylittymisen sekä alittumisen seurauksia.  

Budjetti 

Budjetti on ennuste suunnitelluista ja tulevista yrityksen taloudellisista tapahtumista, menoista ja tuloista. Budjetti on sitä, kuinka paljon yritys varaa rahaa erilaisiin menoihin tuloistaan ja kuinka paljon voidaan olettaa rahaa tulevan yritykselle. Budjetti on siis toimintasuunnitelma eli yrityksen talousarvio. Budjetti ei ole ainoastaan ennuste vaan se on tavoitteellinen toimintasuunnitelma, joka pyritään tekemään mahdollisimman realistiseksi. Budjetilla määritellään esimerkiksi se, kuinka paljon rahaa on käytettävissä esimerkiksi jonkin tapahtuman järjestämiseksi tai kuinka paljon pakolliseen vuokranmaksuun on varattava rahaa. Hyvin tehty budjetti auttaa pääsemään mahdollisimman hyvään tulokseen. Budjetin laatiminen on nykyaikana jatkuvaa muutostenhallintaa ja siksi monet yritykset kokevat tämän hankalaksi. (Visma.) 

Budjetointi 

Budjetointi on tulevaisuuden suunnittelua, joka auttaa pääsemään yrityksen tavoitteisiin. Budjetointi on syvällisempää tutkintaa numeroiden takaa. Budjetin tarkoituksena on avata lukuja syvällisemmin ja kertoa, mistä numerot koostuvat. Jokainen budjetin osa vaikuttaa yrityksen toimintaan syvemmällä tasolla, kuten esimerkiksi uuden työntekijän palkkaaminen ja siitä syntyvät kustannukset, jotka taas vaikuttavat tavoiteltavaan myyntimäärään ja niin edelleen. Yrityksellä voi olla monia erilaisia budjetteja, jotka kokonaisuudessaan muodostavat budjettijärjestelmän. Budjetointi tehdään yleensä tilikausi kerrallaan. Vuosibudjetti on suuntaa antava, joka voidaan pilkkoa moniin erilaisiin osiin. Budjetteja voi olla lyhyen sekä pidemmän tähtäimen. Mitä pienemmäksi budjetti pystytään pilkkomaan, sitä helpompi sen toteutumista on seurata. (Hyyppä 2017.)  

Vuosibudjetti 

Vuosibudjetti on pitkän aikavälin suunnitelma, jolla mitataan kykyä tehdä kannattavia päätöksiä sekä kykyä hallita kokonaisuutta. Vuosibudjetti on yksi tärkein johtamisen työkalu. Jatkuvan ennustamisen merkitys nykypäivän liike-elämässä on korostunut. Vuosibudjettia voidaan muokata ja täydentää epävirallisilla ennusteilla, mutta sen tarkoitus on olla suuntaa antava. Vuosibudjetissa näkyy yrityksen suunta ja visio siitä, mihin yritystä ollaan viemässä. (Hyyppä 2017.) 

Proakatemialla tiimiyritysten vuosibudjetit sisältävät osittain ainakin samoja asioita ja summia. Esimerkiksi vertaillessamme Sannin tiimin Revenan sekä Jonnan tiimin Wauren budjettia keskenään, voidaan huomata samankaltaisuuksia. Budjetteihin on lisätty ainakin vuokra, talkkarikustannukset, mökkipajat, Proakatemian ystävät, kirjanpito, vakuutukset, pankkikustannukset, yhteisön erilaiset menot kuten vuosigaala ja kummitiimin mökkipajalaina. Vanhemmat tiimit alkavat kerryttämään yleensä puskuria Final Campia varten.   

Kaikilla tiimeillä budjetti ei varmastikaan ole toteutunut sellaisenaan, sillä koronan vaikutukset ovat näkyneet. Budjetissa vuokrien maksut eivät ole toteutuneet, sillä alkuvuonna vuokraa ei maksettu. Samoin tiimeillämme esimerkiksi mökkipajaan budjetoidut summat ovat jääneet pienemmäksi kokoontumisrajoitusten estäessä mökkipajat. Kummitiimeille budjetoidut summat ovat myöskin jääneet huomattavasti pienemmäksi samoista syistä. Budjetit ovat siis ainakin osittain alittuneet.  

Otimme tarkempaan tarkkailuun Revenan vuoden 2021 budjetin toteutumisen tähän asti. Revenan kohdalla kirjanpitokustannukset ovat olleet suunniteltua korkeammat tähän asti, mutta tämä muuttunee, sillä kaksi suurempaa projektia ovat irtaantuneet osakeyhtiöiksi. Näin siis kirjanpitokustannukset tasoittuvat loppuvuotta kohden. Pankkikustannukset luultavasti nousevat kesää kohden, sillä pankkikorttien määrää on lisätty Revenassa useiden projektien tarpeen vuoksi. Vuokraa ei peritty tammikuusta maaliskuuhun koronan vuoksi, joten tämä mahdollisti rahan lainaamisen projekteihin, joita ei ollut otettu huomioon budjetissa. Mökkipajan toteutus tapahtui tänä vuonna etänä, joten siihen budjetoitu 2500 € muuttuikin pariin sataan euroon. Budjetista tippui myös kummitiimin mökkipajalaina, sillä sitäkään ei pystytty järjestämään perinteisesti. Virkistys-/ tiimikassaan budjetoitu summa on jäänyt toistaiseksi käyttämättä, sillä rajoitusten vuoksi yhteinen tekeminen on jäänyt. Koronan aiheuttamien muutosten vuoksi vuosibudjetti on alittunut huomattavasti, mutta budjetin alittaminen on mahdollistanut liiketoiminnan kehittämisen ylijäämä rahan avulla.  

Erilaisia budjetteja 

Kuten aiemmin mainitsimmekin, niin vuosibudjetti voidaan jakaa pienempiin osiin, joka helpottaa toteutumisen seuraamista. Kirjoitamme muutamista erilaisista budjeteista alle. 

Esimerkkinä osabudjetti, jonka tarkoituksen on kuvata yrityksen liiketoimintaa tarkasti ja realistisesti. Osabudjetointi voidaan jakaa erilaisiin lohkoihin, esimerkiksi henkilöstö–, investointi-, markkinointi-, osto– ja myyntibudjetit jne. Tarkoituksena on pilkkoa vuosibudjetti pieneksi, jotta voidaan seurata liiketoimintaa mahdollisimman tarkasti. Edellä mainittuja budjetteja voidaan avata vieläkin tarkemmin, kuten esimerkiksi myyntibudjetti. Useimmiten budjetointi aloitetaan myyntibudjetoinnista, jonka tarkoituksena on määritellä kuukausi tai jopa viikkotasolla myyntitavoitteet. Pieneksi lohkotut myyntitavoitteet muodostavat kokonaissumman koko kaudelle, jossa on otettu huomioon vaadittavat tulot sekä pakolliset menot. Myyntitavoitteet lohkotaan monesti todella pieniin osiin myynnin seuraamisen helpottamiseksi. Yksi mahdollinen tapa tehdä myyntibudjettia on esimerkiksi laskea edellisen vuoden toteutuneet asiakasmäärät kuukausikohtaisesti ja niiden toteutuneet keskiostokset, joiden keskiarvo lasketaan ja jaetaan sitten koko vuodelle, näin saadaan koko vuoden myyntibudjetti määriteltyä. (Yrityksen-perustaminen.net) 

Muuttuvien kustannusten budjetti pystytään muodostamaan myyntibudjetin jälkeen. Muuttuvien kustannusten budjetti on verrannollinen tuotannon ja myynnin määrään. Muuttuvia kustannuksia ovat esimerkiksi tuotteiden valmistusmateriaalit sekä kuljetukset. Muuttuvien kustannusten budjetointia varten on selvitettävä yhden tuotteen valmistuskustannukset, joka kerrotaan budjetoidulla myynnin määrällä, jolloin saadaan tehtyä muuttuvien kustannusten budjetti. Oletuksena on se, että muuttuvia kustannuksia syntyy samassa suhteessa, kun tuotteita valmistetaan ja myydään. (Yrityksen-perustaminen.net) 

Markkinointi budjetti suhteutetaan yrityksen budjetoituun vuosimyyntiin. Markkinointikustannukset eivät ole kuukausittain samat, sillä eri kuukausina on monesti erilaisia markkinointitempauksia. Kustannukset hajautuvat siis eri kuukausille. Markkinointi on tänä päivänä erityisen tärkeää, jotta erottuu joukosta suurten massojen vuoksi. Monet yritykset eivät vielä ymmärrä budjetoida markkinointiin tarpeeksi rahaa, eivätkä myöskään osaa hyödyntää uudenlaisia tehokkaita markkinointi kanavia. Markkinointi onkin hyvä yleensä budjetoida jonkin ulkopuolisen tekemäksi, jos osaamista ei löydy oman yrityksen sisältä. Digitalisoitumisen ansioista markkinoinnin tuloksia on helpompi arvioida, joka taas helpottaa muutosten tekemistä tehokkaampaan suuntaan ja siten budjetin käyttämistä fiksummin. Tärkeintä on löytää oikea kohderyhmä ja kanava, jotta jokaisesta budjetoidusta eurosta saadaan useita euroja takaisinpäin yritykselle. Markkinoinnin budjetin luomiseen on hyvä varata resursseja muutoksiin ja kokeiluihin, sillä digitalisaatio on nopeasti muuttuva ala. Markkinointibudjetin seuraamiseen kannattaa käyttää erilaisia työkaluja, joilla mitata onnistumista ja käytettyjen eurojen hyötyä. Markkinointibudjetin luomisessa helpointa on jakaa se moniin pieniin osiin, jotta siitä saadaan mahdollisimman paikkaansa pitävä. (Raiskinmäki, 2019) 

Kiinteiden kustannusten budjetti ei ole riippuvainen myynnin määrästä. Kiinteiden kustannusten budjettiin voidaan laskea esimerkiksi vuokrat, vakituisten työntekijöiden palkat, sähkö ja vesi, henkilöstön sivukulut (Tyel, sairasvakuutusmaksut, työtapaturmavakuutusmaksut), yms. Kiinteät kustannukset ovat usein helppo arvioida, sillä ne pysyvät aina samana ja siten ne on helppo määritellä. Kiinteät kustannukset pysyvät samana oli myynnin määrä 10 € tai 10 000 €, ne eivät siis muutu myynnin mukaan. Muita kiinteitä kustannuksia ovat yrityksen pääomakustannukset, eli esimerkiksi kuluvan käyttöomaisuuden poistot ja korot. (Osaava yrittäjä, budjetointi.) 

Tulosbudjetin tarkoituksena on varmistaa yrityksen riittävä kannattavuus. Tulosbudjetin laatiminen on yleistä jokaisessa yrityksessä ja se tehdään usein tuloslaskelman muotoiseksi, jotta seuraaminen on helpompaa. Tulosbudjetti tehdään suoriteperusteisesti, eli kirjaus tehdään tapahtuma hetkellä. Lukuja voidaan helposti verrata kirjanpidossa toteutuneisiin lukuihin. Budjetti laaditaan lyhyemmille aikaväleille kuin vuosibudjetti, esimerkiksi kvartaaleittain tai kuukausittain. Osabudjetteja hyödynnetään tulosbudjetin laatimisessa. (Aalto 2014.) 

Kassabudjetti eli maksuvalmiusbudjetti tarkoittaa lyhyesti ja ytimekkäästi sitä, että kassassa tulisi aina olla ylimääräistä rahaa mahdollisia yllättäviä menoja varten. Kassalla tarkoitetaan käteis- sekä pankkitilivaroja. Kassabudjetissa ennakoidaan aina kuukauden alussa käytettävissä olevat varat eli kartoitetaan menot ja tulot. Mikäli kassabudjetti jää plussan puolelle, siirretään se usein seuraavan kuukauden “pohjakassaksi”. (Osaava yrittäjä, budjetointi.) 

Pohdinta 

Huomasimme budjetointiin tutustuessamme sen, ettei se ole pelkkiä numeroita siitä, mitä tuleman pitää. Budjetointi on hyvinkin laaja ja siitä voisi kirjoittaa lähes jokaisesta osa-alueestaan oman esseen. Saimme kuitenkin hyvän pohjan sille, millaisia budjetteja on hyvä tehdä ja kuinka ne kaikki ovat sidoksissa toisiinsa. Hyvän budjetin laatiminen ja toteuttaminen auttaa päätöksenteossa ja siten johtamisessa sekä kokonaisuuden hallinnassa.  

Pohdimme budjetin alittamisen merkitystä ja sitä, olisiko budjetoidut rahat voitu käyttää vaikkapa liiketoiminnan kehittämiseen. Budjetin seuraaminen tuleekin olla tarkkaa ja ajantasaista, jotta voidaan tehdä nopeita muutoksia ja sijoittaa rahaa muualle tekemään mahdollisesti yritykselle lisää rahaa. Budjetin alittuminen saattaa monesti johtua ulkopuolisista tekijöistä, kuten aikaisemmin kirjoitimmekin Revenan budjetin kohdalla, jossa budjetti alittui lähinnä koronan aiheuttamien muutosten vuoksi. Toisaalta tässä tapauksessa reagointi oli nopeaa ja rahat sijoitettiin liiketoiminnan kehittämiseen. Budjetin alittaminen on sinänsä siis hyvä juttu, mikäli rahat käytetään viisaasti johonkin muuhun.  

Budjetin ylittyminen puolestaan voi kertoa siitä, että yritystoiminta on kehittynyt nopeampaa tahtia kuin oli ajateltu, vastaan on tullut yllättäviä ulkopuolisia tekijöitä tai yrityksessä on tehty mahdollisesti huonoja päätöksiä, jotka eivät tue budjettia ja tavoitetta.  

Tulimme siihen tulokseen, että budjetin tekemiseen kannattaakin käyttää aikaa ja pilkkoa se moniin osiin, jotta seuraaminen ja ennakointi helpottuu ja siten saadaan maksimaalinen tuotto yrityksen rahoille. Budjetit auttavat yrityksen kehittymisessä, sillä menneiden vuosibudjettien toteutumat auttavat ennustamaan ja analysoimaan entistä paremmin tulevaa.  

LÄHTEET 

Aalto, O. 2014. Tulosbudjetin laatiminen PK-yrityksille. Opinnäytetyö (AMK) Liiketalouden koulutusohjelma. Viitattu 5.5.2021. 

https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/79100/opinnaytetyo_valmis_salainen.pdf;jsessionid=A8A96341D04143F533A1CC18E50480A1?sequence=1 

Hyyppä, J-P. 2019. Budjetointi pähkinänkuoressa. Luettu 5.5.2021.  

https://www.finazilla.fi/budjetointi-pahkinankuoressa/ 

Taloussolu. Budjetointi. 16.4.2021. 

Visma. Budjetti-Mikä on budjetti? Luettu 4.5.2021. 

https://www.visma.fi/epasseli/kirjanpidon-sanakirja/b/budjetti/ 

Osaava yrittäjä. Budjetointi. Luettu 5.5.2021. 

http://www.tieto.osaavayrittaja.fi/budjetointi 

Raiskinmäki, K. 2019. Wds. Minkälainen on hyvä markkinointibudjetti? Luettu 5.5.2021.  

https://wds.fi/blogi/minkalainen-on-hyva-markkinointibudjetti/ 

Yrityksen-perustaminen.net. Budjetointi yrityksessä. Luettu 5.5.2021. 

https://yrityksen-perustaminen.net/yrityksen-budjetointi/