https://www.mckinsey.com/business-functions/mckinsey-digital/our-insights/a-blueprint-for-remote-working-lessons-from-china?cid=soc-app

Kolmas viikko etätöissä alkaa, joten nyt lienee korkea aika pohtia, mitkä ovatkaan tärkeimpiä asioita etätyöskentelyn aikana huolehdittaviksi. McKinseyn blogissa käytiin läpi tarinoita Kiinalaisilta työpaikoilta, joissa etätyötä on tehty miltei vuoden alusta. Onnistuessaan etätyöskentely voi parantaa tehokkuutta ja työmoraalia, mutta huonosti toteutettuna se voi heikentää tehokkuutta, vahingoittaa ilmapiiriä ja alentaa motivaatiota työtä kohtaan. Näistä tarinoista muotoutui kahdeksan pointtia, joista eniten kolahtaneet käyn nyt läpi Hurman perspektiivistä tarkasteltuna.

1. Muotoile tiimin rakenne järkevästi

Jotta työskentelytavat ja tavoitteet olisivat mahdollisimman selkeät, kannattaa porukka jakaa pienempiin tiimeihin, jotka ovat vastuussa tavoitteidensa saavuttamisesta. Artikkelissa kerrottiin, että Kiinalainen vakuutusyhtiö Ping An Insurance oli jakanut työntekijänsä 30 hengen tiimeihin, joten Hurman 16 päisellä edustusjoukkueella voisi pärjätä ilman enempää jakautumista. Meidän arjen toiminta muuttui kuitenkin melko radikaalisti usean projektin mennessä istumaan korona-jäähyä, projektien mukaan pienempiin tiimeihin jakautuminen ei onnistu, lukuunottamatta VisioJunior projektia, jota työstää parhaillaan neljä meistä.

Ensi viikolla synnytämme itsemme uudestaan tähän kevääseen ja pyrimme kehittämään uusia projekteja, joihin keskittyä pienemmissä tiimeissä. Yhteisenä tavoitteena syksyllä siintävät Finalcamp ja firman kassan kuivuminen, joten motivaatiosta tämä ei jää kiinni!

2. Etäjohtaminen

”Johtajan täytyy pumpata energiaa yritykseen asettamalla toiminnalle selkeän suunnan ja kommunikoimalla siitä vaikuttavasti”.

Tämän lauseen koin tärkeäksi ja oikean suunnan löytäminen ei ainoastaan saa tiimiä toimimaan tehokkaammin, vaan tuo myös mielenrauhaa johtamistyöhön. Kun tämän hetken suunta on löydetty, pystyy juonimaan peliliikkeitä jo pidemmälle tulevaisuuteen. Suunnan löytyminen on minun to-do-listani kärjessä. Meillä on mahdollisuus päättää keskittyä mihin tahansa haluammekin, mutta sen päätöksen tekeminen vaatii vielä hieman aikaa. Kun fokus on löydetty, keskityn siihen, että tuloksia alkaa syntyä. Miten ikinä muotoilemmekaan tämän kevään, teen kaikkeni, jotta niitä asioita tehdään parhaalla mahdollisella tavalla.

3. Välittävä kulttuuri

Etäkahvitauot ja fiiliskierrokset kunniaan! Yhteenkuuluvuus on tälläisinä aikoina tärkeää. Kun työskentely tapahtuu etäpalaverien kautta, niin työn lomassa normaalisti tapahtuva kanssakäyminen jää helposti kokonaan pois. Ihminen on sosiaalinen eläin riippumatta siitä, että oletko introvertti vai ihan perus vertti. Hurmassa etenkin ensimmäisellä viikolla venyi fiilis/kuulumiskierrokset reippaasti yliajalle, mutta se ei tuntunut siinä hetkessä haittaavan. Näiden palavereihin sisältyvien kuulumisten vaihdon lisäksi on alkanut jo näkyä orastavaa etäkahvitaukokulttuuria, jossa pidetään milloin milläkin kokoonpanolla yhteinen jutustelutauko.

Tärkeintä välittävän kulttuurin ylläpitämisessä on se, että kukaan ei jää yksin ajatustensa kanssa. Moni Hurmalaisistakin asuu yksin pienessä asunnossa, joten arjen virikkeellisyys jää helposti pieneksi. Tilanne on kaikille uusi ja herättää meissä jokaisessa erilaisia tuntemuksia. Mitä muita matalankynnyksen sosialisoitumiskeinoja voisi näin etänä harrastaa?

4. Uusien rutiinien löytäminen & ”test and learn” -kulttuuri

Toimivien työskentelytapojen löytäminen onkin varmasti se, minkä kanssa moni yritys ja yksilö on viime viikkoina paininut. Meillä Hurmassa lähdettiin aluksi kolmen viikon etätyöjaksolle, jonka piti päättyä pääsiäisviikolle suunniteltuun mökkipajaan Luostolla. Tilanne elää ja joka ilta kymmenen uutisissa tuli uutta tietoa tulevista rajoituksista, jotka vaikuttavat meidänkin toimintaan. Otimme pienen aikalisän ja katsoimme tilannetta rauhassa. Ensimmäisellä etätyöviikolla loimme aikataulut pääsiäiseen asti ja pian varmistui, että etätyöt jatkuvat koko kevään. Kalenteri pitää luoda uudestaan koko keväälle ja sitten painamme kaasun pohjaan. Myös uudet etätyöskentelyyn liittyvät työkalut ovat tulleet uutena lisänä ja niitäkin ollaan jo ehditty vaihtamaan pariin kertaan.

Jatkuva muutoksessa eläminen on kuormittavaa, mutta siihenkin pystyy vaikuttamaan merkittävästi omalla asenteella. Pohdi mielessäsi, oletko muutoksen vastustaja, muutokseen sopeutuja vai muutoksen tekijä. Hurmassa on onnistuttu toimimaan joustavasti niin tiimi- kuin yksilötasolla ja siitä iso kiitos meille kaikille. Kriisiaikana muutosketteryys nousee yhdeksi suurimmista kilpailutekijöistä yritysten eloonjäämiskamppailusta.

5. Kommunikointikanavat

Jos jotain positiivista tämä Koronavirus saa aikaan, niin väitän, että jokaisessa toimintaansa jatkavassa yrityksessä sisäinen viestintä kaikilla osa-alueillaan nostaa tasoaan merkittävästi. Meillä Hurmassa on nyt opittu käyttämään teams-videopuheluita niin oman tiimin kuin asiakkaiden kanssa. Huomasimme myös, että Zoom toimii meidän keskinäisissä palavereissa ja pajoissa paremmin, sillä siinä näkee kaikkien kasvot kerralla, mikä on yllättävän tärkeää dialogissa. Myös pienempiin ryhmiin jakautuminen toimii mahtavasti Zoomin avulla.

Hurmassa alettiin kolmannella etätyöviikolla pohtimaan sisäistä viestintää tarkemmin ja pyrimme vielä yksinkertaistamaan kaikkia toimintoja, jotta viestintä olisi mahdollisimman sujuvaa ja tiedon löytäminen vaivatonta.