Aki Ahlrothin esikoiskirjassa “järkytä avoimuudella” kerrotaan työelämään liittyvistä kirjoittamattomista säännöistä sekä siitä, miten niihin kuuluisi suhtautua.

Yrityksen organisaatiossa henkilöstöllä on omat vastuualueensa. Onko työhyvinvointi yhden ihmisen vastuulla, vai kuuluisiko se koko henkilöstölle? Kirjan mukaan työhyvinvointi on tiimin oman kehitystyön tulos, mutta mitä työhyvinvointi sitten sisältää? Usein työorganisaatioissa kaikki haluavat muutosta, mutta kukaan ei silti ole valmis muuttumaan. Työhyvinvointiin kuuluu monta osa-aluetta, joista ehkä suurin ja yleisin ongelma on viestintä työorganisaation sisällä.

Kenenkään ei kuulu yksin vastata yrityksen sisäisestä viestinnästä. Viestintä on koko henkilöstön vastuulla ja sen sujuvuudesta jokainen kantaa vastuun. Ilman toimivaa viestintää työt hidastuvat ja pahimmassa tapauksessa vaikuttavat negatiivisesti myös asiakaskontakteihin sekä niiden laatuun.

Jos sadalla yrityksellä tehtäisiin kysely työhyvinvointiin liittyen, luultavasti ainakin 70%:lla yrityksistä nousisi esiin ongelmana tiedonkulku joka on epäselvää ja hidasta. Työpaikalla kuin myös sen ulkopuolella kerrotaan valheellista tietoa ja jaetaan sellaista tietoa, josta ei olla aivan varmoja. Huhuja ja juoruja liikkuu kaikissa työpaikoissa, niiden ei silti saa antaa vaikuttaa päätöksentekoon eikä yleensäkkään työasioiden hoitamiseen. Tiedon oikeellisuus tulee aina tarkistaa ennen sen eteenpäin kertomista. Ensisijaisesti syy on kaikissa muissa paitsi meissä itsessämme, onkin tärkeä muistaa että viestinnässä on vastuu jokaisella siihen osallistuvalla; niin vastaanottajalla kuin lähettäjälläkin.

Asetu toisen henkilön asemaan viestiessäsi

Tyypillisin ongelma viestinnässä on se, että lähettäjä olettaa vastaanottajan ymmärtävän hänen sanomansa. Täytyisi siis osata asettua toisen henkilön asemaan. Esimerkiksi perehdyttäessä uusia työntekijöitä; jos perehdyttäjä on tehnyt samaa työtä vuodesta toiseen ja perehdyttää uutta henkilöä, helposti tapahtuu niin että ohjeita yksinkertaistetaan koska työhän on niin helppoa. Tällöin ei kuitenkaan ymmärretä sitä että perehdytettävä saattaa tehdä hommaa ensimmäistä kertaa, eikä hänellä ole hajuakaan miten se oikeasti toimii. Tästä usein seuraa vain väärinkäsityksiä ja perehdytysaika pitenee. Olisikin hyvä jos jokaisesta työtehtävästä löytyisi jokin opas jonka avulla perehdyttäjä kävisi työtehtävän perusteellisesti lävitse.

Palautteen antaminen; onko sitä?

Palautteen antaminen ja saaminen on yksi osa työpaikan ja sen henkilöstön kehittymistä. Yksisuuntainen viestintä on tehoton tapa hoitaa organisaation tiedonkulkua. Jos viestintä tapahtuu vain toisesta suunnasta, on mahdotonta tietää onko viesti mennyt perille, miten se on otettu vastaan ja onko asia ymmärretty oikein. Hyvässä organisaatiossa palautteen antaminen on yksinkertaista ja luontevaa. Sen tarkoituksena on edistää yrityksen päivittäistä toimintaa ja luoda edellytyksiä toiminnan kasvulle. Kehityskeskustelut ovat hyviä palautteen antamisen paikkoja, varsinkin jos organisaatiossa palautteen antaminen ei tapahdu luonnostaan. Palautteen täytyy olla totuudenmukaista, sillä epärehellisyys voi viedä luottamuksen iäksi.

Monimuotoisuus työorganisaation sisällä

Yrityksissä harvemmin on täysin samanlaisia ihmisiä. Ihmisiä on eri kulttuureista, eri elämäntilanteista ja he osaavat eri asioita. Onkin tärkeää suhtautua ennakkoluulottomasti erilaisiin ihmisiin ja kulttuureihin. Ennakkoluuloilla ja stereotypioilla köyhdytetään helposti omaa ajattelumaailmaa ja osoitetaan suhtautuvamme väheksyvästi muihin ihmisiin. Viihtymisen kannalta on tärkeää että töissä kaikilla on turvallinen olo ja työyhteisössä vallitsee hyvä ilmapiiri.

Negatiivinen ilmapiiri on hyvä kasvualusta työpaikkakiusaamisen yleistymiselle, se vähentää henkilöstön voimavaroja ja vaikuttaa jaksamiseen. Pahimmassa tapauksessa sairauspoissaolot lisääntyvät ja työkyvyttömyyseläkkeelle pyrkivien määrä kasvaa. Onkin hyvin tärkeää varsinkin johtajan roolissa osoittaa ennakkoluulottomuutta ihan jokaiseen henkilöstön jäseneen tasapuolisesti, on tärkeää kuulla ja kuunnella työntekijöitä sekä osata näyttää inhimillisyytensä muulle henkilöstölle. Ihmiset täytyy kohdata ennakkoluulottomasti sekä töissä että sen ulkopuolella, täytyy opetella huomioimaan yksilölliset tarpeet ja ominaisuudet myöskin johtamisessa.

Viestintä läheltä vai kaukaa?

Viestintävastuu useimmiten ulkoistetaan ammattilaisille, mutta miten se palvelee työyhteisöä? Olisiko esimerkiksi parempi, jos johtoryhmä kertoisi muutoksista itse, kuin että tieto tulee jonkun toisen kirjoittamana tiedotteessa esille ja siitä seuraisi vain lisää epäileviä kysymyksiä ja epäselviä vastauksia? Mitä enemmän johtoryhmän ja muun henkilökunnan välillä on ihmisiä, sitä enemmän tulee väärinkäsityksiä ja sitä enemmän tieto myöhästyy. Johtoryhmän onkin tärkeää olla mahdollisimman lähellä muuta henkilökuntaa, eikä laittaa joka asiaan väliin ulkopuolista henkilöä tai viestintävälinettä. Esimerkiksi irtisanomisilmoitusta ei ole järkevää kertoa lähettämällä tekstiviestiä tai sähköpostia, isot ja negatiiviset uutiset on tärkeää kertoa aina henkilökohtaisesti.

Arvot viestinnässä

Tästä voimmekin jatkaa yhteen työorganisaation yhteen tärkeimpään asiaan; työkulttuuriin. Työkulttuurin perustana löytyy arvot, joiden ympärille kulttuuri kasvaa. Arvot ovat tärkeitä yrityksen jokaisessa vaiheessa ja ne kuvaavat toimimista käytännön tilanteissa. Niitä on hyvä käyttää hyödykseen jo rekrytointiprosessissa sekä perehdyttämisessä. Työorganisaation päätökset ja teot eivät saa olla ristiriidassa arvojen kanssa, rekrytointiprosessissa työnhakijan onkin tärkeää jo ymmärtää työpaikan arvot, jotta voidaan arvioida sopivatko ne työnhakijan arvoihin.

Hyvää johtajuutta on näyttää esimerkkiä viestinnässä ja käyttäytymisessä. Jos vaaditaan arvojen mukaista käyttäytymistä työntekijöiltä, täytyy osata toimia edellyttämällä tavalla ensin itse. Kaikki johtaminen on pohjimmiltaan viestintää, ja johtajana kehittyy parhaiten kun panostaa jatkuvaan viestinnän kehittämiseen. Vaikka kirjan alussa kerrottiinkin että viestintä kuuluu kaikille, on aivan totta että suurin osa vastuusta silti lankeaa organisaation johdolle ja esimiehille. Voisiko siis meidän jokaisen tavoitteena olla viestinnän kehittäminen, niin työorganisaation sisällä kuin myös sen ulkopuolella?