Tampere
26 May, Sunday
18° C

Proakatemian esseepankki

24H VALMISTAUTUMINEN JA 12H HARJOITUKSET



Kirjoittanut: Julius Hirvonen - tiimistä Kipinä.

Esseen tyyppi: Akateeminen essee / 3 esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 5 minuuttia.

Aleksi Röyhkiö, Jeena Kantosalo & Julius Hirvonen

 

Vietämme tiimimme Kipinä Kiihdyttämö osuuskunnan kanssa kiireistä viimeistä syksyä, ja valmistumiseemme on aikaa noin kuukauden verran. Tämä tarkoittaa myös sitä, että Proakatemian loppunäyttö 24H on lähestymässä. 24H tarkoittaa lyhyesti nimensä mukaista haastetta, jossa 24 tunnissa pyrimme innovoimaan tiimimme kanssa mahdollisimman hyvän ratkaisun toimeksiantajamme ongelmaan. Organisaatiot tarvitsevat jatkuvasti muuttavassa ympäristössä pärjätäkseen vastauksia tuottavuuden, kilpailukyvyn ja talouskasvun haasteisiin, jolloin uudet innovaatiot ovat yritykselle hyödyllisiä (Vehkaperä, Pirilä & Roivas 2013). 

 

24H:ssa on myös numeroarvosanan lisäksi iso tukku rahaa, joka jaetaan numerostamme riippuen. Tästä syystä ennen 24H:ta on hyvin tärkeää harjoitella innovointi haasteiden tekemistä, jonka vuoksi olimme päättäneet tehdä tiimimme kanssa harjoitus innovointeja, joita kutsutaan 12H innovoinneiksi. Nämä harjoitus innovoinnit on nyt toteutettu ja edessämme todellakin häämöttää se viimeinen ja tiukin puristus ennen valmistumista: 24H! Tässä esseessä käymme läpi, miten 24H tapahtumaan on valmistuttu päällikön näkökulmasta, sekä reflektoidaan jo suoritettuja 12H innovointeja. Koemme, että on hyödyllistä ja tärkeää vielä itse harjoitusten jälkeen pohtia sitä, että mikä harjoituksissa meni hyvin, mitä voisi kehittää, mitä opimme sekä mitä viemme käytäntöön tulevassa 24H haasteessa.  

 

Valmistautuminen päällikön roolissa  

Valmistautumisemme 24H haasteeseen on jo alkanut jonkin aikaa sitten. Tiimimme on jaettu kahteen eri osaan miettien henkilökemioita, vahvuuksia ja heikkouksia. Koko tämä innovointi tulee olemaan iso puristus koko tiimillemme ja pääsemme näyttämään oman osaamisemme. Kummallakin tiimillä on kaksi päällikköä, jotka ovat loppu viimein vastuussa tiimiemme informoimisesta, valmistautumisesta ja suorituksista. Toisen tiimin päälliköt ovat Aleksi ja Tuomas, kun taas toisen tiimin ovat Jeena ja Katja. 

24H haaste on ainutlaatuinen tilaisuus kehittää ja näyttää omaa osaamistamme, sekä viedä itsemme äärirajoille aikapaineiden ja väsymyksen kanssa. Koko tiimimme odottaa innolla viimeistä isoa haastetta yhteisellä matkallamme ja aiomme tehdä siitä varmasti ikimuistoisen.   

 

Olemme tiimimme kanssa toteuttaneet kaksi 12H haasteita, joissa pääsemme harjoittelemaan 24H tapahtumaa varten. Ensimmäinen haaste toteutettiin East Coast Event:ille sekä Music x Medialle. Toinen haaste toteutettiin Kahvila Laikulle. 12H harjoitukset ovat tosiaan takanapäin, ja meidän molemmat tiimit saivat niistä loistavat arvosanat. Ensimmäisellä kerralla Jeenan ja Katjan tiimi saivat arvosanaksi 5 ja Aleksin ja Tuomaksen 4. Toisella kerralla Jeenan ja Katjan tiimi sai arvosanaksi 4 ja Aleksin ja Tuomaksen saivat 5. Yhtenä suurimpana testauksen kohteena on näissä harjoituksissa ollut tiimiläistemme henkilökemioiden testaus. Olemme jo yli kolme vuotta työskennelleet yhdessä ja tiedostamme toistemme heikkoudet ja vahvuudet. Olemme oppineet tunnistamaan myös sen, miten tietyt ihmiset työskentelevät keskenään.  

 

Molempien 12H haasteiden ollessa takanapäin, johtajina meidän tulee valmistella tiimimme parhaalla mahdollisella tavalla 24H varten. Käymme vielä läpi aikaisempaa haastetta motorolan avulla sekä mietimme, mitä uutta tuomme. 24H roolituksen ja aikataulun tulee olla kaikille selvä. On myös hyvä puhua kaikkien tavasta toimia 24H aikana. Siitä, milloin haluaa nukkua, milloin on tehokkaimmillaan, kuinka pitkään pystyy tekemään töitä yhtäjaksoisesti ja tämänhetkinen uupumus tilanne. Tiimimme hyvinvointi on tärkein asia, mutta toivomme varmasti, että jokainen ylittää itsensä, jotta saamme yhdessä parhaan mahdollisen lopputuloksen.  

 

12H harjoitukset  

Music x Median haaste Jeenan näkökulmasta 

Music X Median 12H innovointi haasteemme oli ensimmäinen harjoituksemme. Tiimimme minun ja Katjan lisäksi kuuluu Kaisa, Iiris, Emilia, Helena, Anni, Kasimir ja Santeri. Tästä innovoinnista pois joutuivat jäämään Anni sekä Kasimir ja kesken päivää Helena, joten pienemmällä porukalla menitiin, kuin mitä oltiin roolituksen puolesta suunniteltu. Tästä päästäänkin ensimmäiseen kehityskohtaan: roolitukset.  

 

Roolitusten tekeminen oli omalla tavallaan hyvinkin yksinkertaista, koska koen että tunnen jo tiimiläisemme suhteellisen hyvin, mutta täytyy myöntää, että ei se niin yksinkertaista loppupeleissä ollutkaan. Ensimmäisessä 12H innovoinnissa en täysin osannut ottaa huomioon sitä, että miten paljon jo yhden ihmisen poissaolo vaikuttaa eri roolien tehtäviin. Jouduimme siis muokkaamaan rooleja hyvinkin paljon päivän aikana, jotta saimme koko homman pakettiin. Tästä oppineena olisi hyvä siis luoda eri rooleille myös “backup” rooleja eli vararooleja sen varalta, että joku ei pääsekään paikalle. 

 

Aikataulutus oli toinen asia, johon päätin, että seuraavassa innovoinnissa tulemme kiinnittämään enemmän huomiota. Aikataulusta oli tähän ensimmäiseen innovointiin jo valmiiksi tehty, mutta hyvin pintapuolisesti. Sinänsä pintapuolinen aikataulu on hyvä koska joustovaraa täytyy olla, muuta runkoa olisi voinut silti hieman enemmän olla. Kun varsinaista kunnon runkoa ei ollut, lisäsi se epäselvyyttä omaan johtamiseen sekä aikataulujen huomioimiseen.  

 

Itse innovointi haaste oli hyvinkin hankala. Haasteemme sisältö vaati sellaista tietämystä ja osaamista, mitä meillä ei varsinaisesti ainakaan koko tiimillä ollut, joka pakotti meidät käyttämään hyvin paljon aikaa itse haasteen ymmärtämiseen, sekä tiedon hankkimiseen. En ollut jotenkin yhtään osannut varautua siihen, että noihin asioihin jouduttaisiin käyttämään niinkin paljon aikaa. Haasteen haasteellisuus oli meille oikein hyvä ja tärkeä oppi. Jos 24H:ssa meille tulee vaikea haaste, on sitä paljon helpompi lähteä setvimään, kun on jo yksi hankala toimeksianto selätetty kunniakkaasti.  

 

East Coast Event 12H haaste Juliuksen näkökulmasta

 

Kipinän toisen tiimin 12H toimeksiantajana toimi East Coast Event. East Coast Event on varsin tuttu yritys Kipinälle jo entuudestaan. Tiimissä oli minun lisäksi paikalla Arto, Krista, Tuomas, Aleksi, Elina ja Verneri. Vain yksi oli pois innovoinnista eli porukkaa oli paremmin paikalla ensimmäisessä 12H haasteessa kuin toisessa. Aloimme työstämään 12H haastetta heti kyselytunnin jälkeen klo 9.00 ja saimme päivän pulkkaan ilta kymmeneltä.  

 

Ennen varsinaista 12H innovointia olimme jo alustavasti miettineet muiden tiimiläisten roolitusta. Olimme jakaneet vastuualueita alustavasti näin: Kirjaus ja asioiden visuaalisuus, (raportti) Krista ja Fiia. Päävastuu innovoinnista napsahti minulle, Artolle ja Vernerille. Toimeksiantajaan oli yhteydessä Tuomas ja Aleksi. Elina ja Tuomas hoitivat pitchauksen. Toki roolit muuttuivat jonkin verran itse 12H innovoinnin aikana. 

 

12H innovoinnissa ensimmäisenä lähdettiin pohtimaan päivän aikataulua. Toimeksiannon läpikäynnin jälkeen lähdimme porukalla miettimään ongelman / tarpeen ymmärtämistä. Tuomas ja Aleksi olivat heti aamusta yhteydessä toimeksiantajaan. Haasteena oli ratkaista uuden tapahtuman (Hangon juhla- ja häämessut) sisältöä ja markkinointia. Lähdimme kaikki innokkaasti innovoimaan messujen mahdollista sisältöä ja erilaisia markkinointi keinoja. Pysyimme hyvin aikataulussa ja missään kohtaan ei iskenyt stressiä. Saimme hyvin suunniteltua pitchauksen toimeksiantajalle. Raportin tekemisessä tuli kiire, koska meidän tiimistä Fiia oli sairaana ja pois innovointi päivältä.  

 

Ensimmäinen 12H innovointi oli erittäin antoisa ja tärkeä kokemus tulevaa 24H ajatellen. Saimme arvosanaksi 4, mistä tiimi oli varsin tyytyväinen.  Saimme hyvää palautetta toimeksiantajalta ja se vei koko tiimiä eteenpäin.   

 

Kahvila laikun haaste molempien tiimien näkökulmasta 

Toisena ja samalla viimeisenä 12H harjoituksena saimme haasteen kahvila Laikulta. Molemmat tiimit saivat oman toimeksiannon, jotka koskivat Laikun markkinointia ja henkilöstöresurssien tehostamista. Tässä vaiheessa molemmilla tiimeillä oli itseluottavaisempi olo lähteä ratkaisemaan haastetta, olihan meillä jo kokemuksia aikaisemmasta haasteesta.  

Vaikka molemmat tiimit olivat vajanaisia syksyn tuomien flunssien vuoksi, olimme huomattavasti paljon valmiimpia. Ensimmäisestä haasteesta opimme sen, kuka tulisi laittaa mihin rooliin sekä opimme hyödyntämään toistemme vahvuuksia. Yksi suuri ero aikaisempaan haasteeseen oli se, kuinka rento ilmapiiri tässä 12H haasteessa oli. Tajusimme kaikki sen, kuinka suuri merkitys huumorilla, rentoutumisella ja kiireettömyydellä on tuloksien kannalta. Samanlainen rento olotila tulisi saada kaikille myös 24H varten!  

Tähän haasteeseen keskityimme myös enemmän aikataulutukseen sekä rooleihin. Muutimme kokoonpanoamme presentaation tekemisessä ja pitchauksessa, jotka toimivat vahvuuksien kannalta loistavasti. Reflektoimme myös aikaisempaa haastetta koko tiimillämme hyvin perinpohjaisesti, josta saimme ideoita muutoksiin. Reflektio oli tärkeää myös siltä kannalta, että kaikki tulivat kuulluksi omista ideoistaan ja saimme aikaiseksi ratkaisuja, joissa oli huomioitu kaikkien mielipiteitä. Kävimme myös tarkasti läpi roolituksen, jotta kaikki tietävät omat paikkansa heti uuden haasteen alkaessa. On myös tärkeää, että nämä viisi perus elementtiä on kunnossa: psykologinen turvallisuus, luotettavuus, struktuuri ja selkeys, merkitys ja vaikutus. (Hietaharju. 2023.) Kaikkien näiden asioiden summa toi ryhmillemme arvosanat 5 ja 4! Uskomme olevamme valmiita koko tiiminä 24H haasteeseen sekä näyttämään todellisen osaamisemme.  

 

24H viikkoon valmistautuminen  

24H päivää ajatellen on hyvä valmistautua henkisesti ja fyysisesti jo viikkoa ennen. On hyvä ottaa huomioon tiimin yleinen hyvinvointi, sillä kaikkien jaksaminen pääpäivänä on suurin tekijä lopulliseen tulokseen. On myös hyvä puhua avoimesti tiimin kanssa omista rajoista. Kuinka kauan jaksaa tehokkaasti työskennellä? Balanssi työntekoon ja tauottamiseen pitää olla kohdillaan, sillä muuten saattaa tiimi nopeasti kuormittua liikaa ja palaa loppuun.  Kannustavaa ilmapiiriä tarvitaan koko päivälle. (Kutilainen, 2021) 

 

Kahden 12H haasteen harjoittelusta olemme hyötyneet paljon, mutta on myös tärkeää miettiä 24H kokonaista viikkoa tiimin kanssa. Meillä tulee olemaan 24H haaste torstaina 23.11.2023. Mitä teemme alkuviikosta? Entä päivää ennen todellista huipentumaa? 

 

Meillä oli jo keväällä 2023 paja aiheesta 24H. Lähdimme silloin suunnittelemaan 24H viikon aikatauluja. Halusimme varata maanantain (20.11) ja tiistain (21.11) päivät 24H valmistautumiseen. Tarkkoja yksityiskohtia kyseisille päiville emme vielä keväällä suunnitelleet. Keskiviikoksi (22.11) päätimme ottaa lepopäivän, sillä torstaina alkaa 24H innovointi, missä kaikilla täytyy olla akut hyvin ladattuina.  

 

 

Pohdinta 

Tämän esseen kirjoittaminen oli reflektion näkökulmasta hyvinkin tärkeää ja hyödyllistä. Vaikka esseetä ei millään huimalla lähteiden kirjolla ole täytetty, uskomme ja toivomme että tästä on vielä hyötyä tulevaisuudessa ja miksi ei myös nytkin, jos sisartiimeillemme 24H:hon valmistautumisessa tai 12H innovointien suunnittelussa. Vinkkinä haluamme kyllä nuoremmille tiimeille sanoa sen, että harjoituksia kannattaa ehdottomasti toteuttaa useampia ennen 24H:ta, sillä niistä saa todella arvokkaita oppeja ja oivalluksia tulevaa varten! Uskon että olemme huomattavasti valmiimpia vastaanottamaan Kipinän 24H haasteet, kuin mitä olimme ennen näitä hienoja 12H innovointeja! Kiitos vielä paljon koko meidän Kipinällemme, sekä mahtaville toimeksiantajille, jotka ovat mahdollistaneet näiden 12H harjoitusten tekemisen.  

 

 

Lähteet 

Hietaharju. 2023. Esseepankki. Viitattu 2.11.2023 

Pirilä, K. Roivas, M & Vehkaperä, U. 2013. Innostu ja innovoi – Käsikirja innovaatioprojektiopintoihin.

 

Metropolia Ammattikorkeakoulu. Unigrafia, Helsinki. Viitattu 3.11.2023.  

Kutilainen, K. 2021. 10+1 vinkkiä oman työhyvinvoinnin parantamiseen. Viitattu 13.11.2023 

Kommentoi