Akateeminen essee, 3ep.

Kirjoittajat: Katja Asbill ja Jeena Kantosalo

Pidimme keväällä 2023 Kipinän pajan aiheesta 24H. 24H on nimensä mukaisesti vuorokauden kestävä valmistuvien tiimien loppunäyttö, jossa tehtävänä on ratkaista toimeksiantajayrityksen antama haaste, johon yritys etsii ratkaisua. Ratkaisu arvostellaan asteikolla 1–5 arvioiden asiakastyytyväisyyttä, tulosten soveltavuutta ja ongelmanratkaisua, presentaatiota ja raporttia, luovuutta ja innovatiivisuutta, asiantuntijuutta sekä tehtävän rajausta (Koskiniemi 2017).

Ennakkotehtävänämme pajassa oli hyödyntää Proakatemian esseepankkia tiedon hakuun ja nostaa sieltä havaintoja tiimille. Yksi näistä havainnoista oli se, kuinka monia esseitä 24H on innoittanutkaan. Tapahtumasta on kirjoitettu niin projektin johtamisen ja tapahtuman järjestämisen kannalta kuin siihen valmistautumisen ja osallistumisen näkökulmasta. Pajan kannalta tärkeintä oli kuitenkin tutustua tapahtumaan valmistautumiseen ja itse osallistumista käsitteleviä tuotoksia.

JO VALMISTUNEIDEN TIIMIEN VALMISTAUTUMINEN 24H PROJEKTIIN

Omien Proakatemia vuosiemme aikana valmistuvista tiimeistä kukin valmistuva Motive kokoonpano on ratkaissut 24H:ssa yhden haasteen, kun taas muut tiimit, joissa on tyypillisesti ollut yli kymmenen jäsentä ovat saaneet ratkaistavakseen kaksi erillistä haastetta. Koska oletettavaa on, että Kipinänkin tulee jakautua kahteen eri porukkaan ratkaisemaan kahta eri haastetta, on meidän hyvä paitsi miettiä mahdollisia kokoonpanoja etukäteen myös testata niiden toimivuutta. Muutamissa lukemissamme esseissä mainittiin tiimien pohtineen Belbin tiimiroolituksia (Närjänen 2021; Viiala 2022) ja niiden ymmärtämisen tärkeyttä vastauksena jakoihin. Meredith Belbinin mukaan tiimissä esiintyvät roolit voidaan jakaa asioihin, tehtävään ja ihmisiin keskittyviin tiimirooleihin. Tiimirooleista jokainen tiimin jäsen tyypillisesti tunnistaa 2–3 vahvaa tiimiroolia itsessään ja yhden, jota ei ainakaan ole (MCID n.d.). Tiimirooleja ovat mahdollisuuksien selvittäjä, tiimityöntekijä, järjestelijä, innovoija, tarkkailija-arvioija, asiantuntija, hahmottelija, toteuttaja, ja viimeistelijä (Tuni n.d.).

Olemme kaikki saaneet oman Belbin -tiimiroolianalyysin opintojemme alkupuolella. Niitähän hyödynnettiin valmentajiemme luomiin tiimijakoihin, joilla varmistettiin, että tiimeissä olisi tiimiroolit tasapainossa. Tiimiroolien lisäksi meidän on hyvä pohtia roolituksia myös siinä mielessä missä tehtävissä pääsemme kukin hyödyntämään eri taitojamme ja vahvuuksiamme edistääksemme osaltamme innovoinnin kulkua. Entä, mitä teemme silloin, jos työt eivät syystä tai toisesta etenekään, kuten on oletettu? Voi olla harkinnan arvoista valmistautua eri skenaarioihin, kuten Johanna Sauvula (2020) 24H-valmistautumisen kymmenessä käskyssään kehottaa.

Motive 6.0 hyödynsi valmistautumisessaan tiimin valmistautumispäiviä (Närjänen 2021) joiden aikana he testasivat erilaisia rooleja, valmistelivat kysymyksiä toimeksiantajaan tutustumista varten, ja työstivät yhdessä markkinointisuunnitelman luontia, koska he olivat määrittäneet sen heikkoudekseen. Revenalaiset kehittivät puolestaan innovointiosaamistaan. He kirjoittivat esseet, joissa he pohtivat kukin heikkouksiaan ja vahvuuksiaan innovoinnissa ja täyttivät Lapin ammattikorkeakoulun innovaatio-osaamisen itsearvion. (Ojaniemi 2022.) Lomakkeen osa-alueita ovat luova ongelmanratkaisu, kokonaisvaltaisuus, päämäärätietoisuus, yhteistyökyky ja verkosto-osaaminen (Lapin Ammattikorkeakoulu n.d.). Esseiden kirjoittaminen on varteenotettava vaihtoehto myös Kipinälle.

Yhteisen valmistautumisen lisäksi yksilöllinen valmistautuminen on tärkeää. Valuessa kaikki sitoutuivat kehittämään roolinsa mukaisia taitoja mikä näkyy esimerkiksi Mona Räsäsen (2019) esseessä diapresentaatioiden rakentamisesta. Motive 6.0:ssa raportista vastuussa olleet tutustuivat edellisten vuosien raportteihin ja innovoinnista vastuussa olleet tutustuivat erilaisiin innovointikeinoihin. Motivelaiset myös kukin valmistuivat koitokseen kuin urheilukilpailuun nukkumalla ja syömällä riittävästi, lepäämällä ja valmistautumalla omaan rooliinsa mahdollisimman hyvin. (Saarinen 2021). Siitä huolimatta, kuinka lopulta valmistaudummekaan tapahtumaan syksyn 2023 aikana varmaa on, että koko Proakatemia aikamme on valmistanut meitä siihen monin tavoin niin tiiminä kuin yksilöinäkin.

MITEN KIPINÄ VALMISTAUTUU 24H PROJEKTIIN?

Valmistuvana tiiminä Kipinän 24H koitos on jo oven takana. Kipinä on aloittanut valmistautumisen projektiin valitsemalla projektille projektipäälliköt, jotka muodostavat yhdessä 24H tiimin. Projektin vetäjiksi valittiin kaksi eri parivaljakkoa, sillä aikaisempiin vuosiin peilaten uskomme, että Kipinä jaetaan koitokseen kahtia. Kipinän toisen ryhmän päälliköt ovat Aleksi Röyhkiö & Tuomas Santala ja toisen Katja Asbill & Jeena Kantosalo. Valitsimme projektijohtajat tiimin kesken käydyllä dialogilla, jossa painotettiin jo tiimin elinkaaren aikana ennalta annettuja johtamisen näyttöjä, sekä tiimin parhaaksi kokemia henkilökemioita. Päälliköt muodostavat siis Kipinän 24H projekti tiimin, jossa suunnitellaan niin 24H kuin harjoitusvetojen eli 12H innovointien strategiaa.

Tiimimme on kokenut erittäin tärkeäksi sen, että pääsisimme yhdessä ennen 24H tapahtumaa harjoittelemaan innovointia yhdessä. Tiimimme innovointitiimi on työskennellyt syksyn ajan aktiivisesti 12H innovointien löytämiseksi. Tällä hetkellä Kipinälle on tulossa ennen 24H:ta kaksi 12H innovointi harjoitusta kahdelle eri yritykselle. Projektitiimin kanssa näemme nämä 12H erittäin tärkeinä oppimisen paikkoina, joiden avulla voidaan 24H strategiaa työstää eteenpäin.

ROOLITUS

Jaoimme porukan projektitiimin kanssa kahtia jo 12H haasteita varten, sillä ajatuksella että nämä kyseiset tiimit tulevat olemaan samat myös itse 24H:ssa. Tahdomme tarkastella tiimien toimivuutta, sekä sitä löytyykö molemmista tarpeeksi tarvittavia rooleja haasteen ratkaisua varten. Käytimme jakamisessa sekä roolituksessa avuksi tuntemustamme tiimistä, sekä mietimme jossain määrin Belbin -tiimirooleja. Päätimme kuitenkin, että emme nojaudu Belbin -tiimirooleihin täysin, sillä Belbin -testit ovat tehty meille kolme vuotta sitten. Opintojen alkupuolella tehtyjen testien tuloksiin vaikuttavat merkittävästi ne henkilöt, ketkä ovat arvioinnin silloin tehneet ja he eivät suurimmalla osalla meistä ole omia tiimiläisiämme, vaan esimerkiksi vanhoja työkavereita tai esimiehiä. Moni asia on voinut akatemia matkan varrella muuttua. Olemme kukin oppineet paljon uutta ja olemme voineet löytää itsestämme erilaisia puolia. Lisäksi me tiimiläiset voimme nähdä toistemme vahvuudet hyvinkin eri tavalla kuin esimerkiksi vanhat työkaverimme, sillä olemmehan me harjoittaneet kykyämme havaita ja ymmärtää tiimin jäsenten vahvuuksia, kykyjä ja motivaatioita koko yhteisen matkamme ajan.

Yksilöiden on hyvä ennen 24H:ta hyvä miettiä missä roolissa he itse tahtoisivat toimia, sekä mitkä ovat ne omat vahvuudet. Tämä on todellakin näytön paikka, eikä tätä hetkeä käytetä uuden opettelemiseen ja harjoittelemiseen.  On tärkeää, että jokaisella yksilöllä on tunne siitä, että on hyödyksi tiimille ja itselleen sopivassa roolissa, jossa oma osaaminen voi tulla vahvasti esille.

MUUTA HUOMIOITAVAA

Valmistautumisen kannalta on tärkeää myös ymmärtää mikä on tärkeää pitkässä innovoinnissa. On otettava huomioon taukojen riittävyys ja pituudet, ruokailut, selkeä aikataulutus, energiatasojen muutokset ja paljon muuta. Ennen ensimmäistä 12H innovointiamme suunnittelimme 12H päivän runkoa juuri näiden asioiden perusteella. On yllättävän haastavaa koota toimiva runko tiukalle 12H puristukselle, kun niin moni asia päivän aikana voi muuttua. Ja kun porukassa on myös monia erilaisia persoonia, on tärkeää huomioida, että joku asia mikä esimerkiksi tauotukseen liittyen toimii toiselle, ei toimi toiselle ollenkaan. On siis tärkeää meille projektin johtajille osata tehdä päätöksiä ja ratkaisuja muuttuvassa aikataulussa nopeasti ja pienen paineen alla, sillä niillä ratkaisuilla voi olla suuri vaikutus koko projektin lopputulokseen.

Yksi huomioon noussut asia, johon toki emme voi liikaa itse vaikuttaa on toimeksiannon sisältö 24H:ssa. Kipinälle luultavasti annetaan kaksi toimeksiantoa ja olemme siinä ymmärryksessä, että saamme itse sitten päättää kumpi, toimeksianto menee kummalle tiimille. Tässä vaiheessa on tärkeää tunnistaa tiimiemme vahvuudet sekä osaamisalueet, jotta valitsemme oikeat toimeksiannot tiimeille. Päätimmekin yhdessä projektiryhmän kanssa, että me projektijohtajat teemme ratkaisevan päätöksen siitä, miten toimeksiannot jaetaan. Tämä päätös tehtiin, sillä aika päätöksen tekoon tuon hetken koittaessa on todellakin rajattu ja mikäli annamme päätöksen koko tiimin harteille siinä hetkessä, voi päätöksen teko venyä liian pitkäksi. Uskomme myös, että projektijohtajina näemme ja tunnistamme omien tiimiemme vahvuudet ja osaamme niiden perusteella valita oikean toimeksiannon.

POHDINTA

On hurjaa, että akatemia aikamme viimeinen näyttö on jo oven takana. Aika on mennyt aivan silmän räpäyksessä ja me Kipinän kanssa todella kohta valmistumme. On merkityksellistä ottaa kaikki mahdollinen irti vielä näistä viimeisistä koitoksista, joita pääsemme yhdessä tiiminä kokemaan. 24H projektiin on tärkeää valmistautua hyvin, jotta saamme vielä parhaan mahdollisen tuloksen sekä vielä tärkeämpänä hyvän yhteisen kokemuksen tästä projektista. Hyvällä ja riittävällä valmistautumisella projektiin taklaamme varmasti monta estettä jo ennen itse koitosta. Siksi onkin tärkeää, että meillä on ennen 24H:ta vielä harjoitus 12H innovointeja, jotta voimme tarttua mahdollisiin ongelmakohtiin, sekä niihin asioihin mitkä toimivat jo todella hyvin. Kohta mennään eikä meinata, ja sen jälkeen lähdetään Final Campille loikoilemaan palmun alle Thaimaahan!

LÄHTEET

Koskiniemi, E. 2017. Soluessee:24H: Tavoitteena vitosen työ. https://esseepankki.proakatemia.fi/soluessee-24h-tavoitteena-vitosen-tyo/

Lapin Ammattikorkeakoulu. N.d. Innovointiosaamisen itsearviointilomake. Viitattu 14.2.2022. http://julkiset.lapinamk.fi/DropOffLibrary/Lapin%20AMK%20Kehitt%C3%A4v%C3%A4%20arviointi%20Innovaatio-osaaminen%20Itsearviointilomake.pdf

MCID. N.d. MCID. Verkkosivu. Viitattu 29.3.2023. https://mcid.fi/varustamo/belbinin-tiimiroolit/

Närjänen, L. 2021. Kohti 24H! https://esseepankki.proakatemia.fi/kohti-24h/

Ojaniemi, K. 2022. Innovointipäällikön salaisuudet https://esseepankki.proakatemia.fi/innovointipaallikon-salaisuudet/

Räsänen, M. 2019. 24h näyttö tulee oletko valmis? https://esseepankki.proakatemia.fi/24h-naytto-tulee-oletko-valmis/

Saarinen, M. 2021. Motiven 24H-innovointihaaste https://esseepankki.proakatemia.fi/motiven-24h-innovointihaaste-2/

Sauvula, J. 2020. Kymmenen käskyä 24H valmistautumiseen. https://esseepankki.proakatemia.fi/kymmenen-kaskya-24-h-valmistautumiseen/

Tuni. N.d. Yhdeksän Belbin® -tiimiroolia. Tampereen yliopisto ja ammattikorkeakoulu. Verkkosivu. Viitattu 29.3.2023 https://www.tuni.fi/fi/palvelut-ja-yhteistyo/belbin

Viiala, A. 2022. Kohti 24H innovointia. https://esseepankki.proakatemia.fi/kohti-24h-innovointia/

Photo by Linford Miles on Unsplash