Proakatemian valmistuneet suorittavat loppunäytöksi 24h innovoinnin, joka arvioidaan asteikolla 1-5. Mitä paremmin osaa ratkaista toimeksiantajan ongelman, sitä paremman numeron ja palkkion saa. Rahallinen korvaus motivoi tiimejä työskentelemään ja innovoimaan ympäri vuorokauden, silmiään lepuuttamatta.

Myös oma tiimiyritys Motive osallistui 24h tapahtumaan. Meidän porukkamme on hieman erilainen verrattuna muihin Proakatemian tiimeihin, jotka pääsääntöisesti muodostuvat tradenomiopiskelijoista. Motive osk on 10 fysioterapeuttiopiskelijan yritys, jonka aika akatemialla on lyhyt, mutta tehokas.
Essee toimii tapahtuman jälkeisenä reflektiona tiimimme toiminnasta. Se tiivistää vuorokauden tapahtumat ja ajatuksiani liittyen Motiven loppunäyttöön.

Esivalmistelut

Toisena projektipäällikkönä lähdin suunnittelemaan tapahtumaa hyvissä ajoin syksyllä. Aloitimme suunnittelutyön pitämällä palaverin valmentajien kanssa. Vaihdoimme ajatuksia projektin etenemiseen ja tiimin jäseniin liittyen. Kokouksissa suunnittelimme vahvuuksiin ja heikkouksiin liittyvän pajan, jota hyödynsimme roolien jakamisessa. Jouduimme monta kertaa vaihtamaan ja miettimään tarkasti rooleja, jotta voimme optimoida tiimimme toiminnan. Tässä piti ottaa vahvuuksien lisäksi huomioon muun muassa työparit ja tiimiläisten väliset vuorovaikutussuhteet.

Tiimimme ei ole tehnyt aikaisemmin yrityksille pitkiä innovointeja. Olemme tehneet yhdelle hyvinvointiyritykselle noin neljän tunnin innovoinnin. Lisäksi olemme harjoitelleet erilaisia innovoinnin työkaluja ja innovoineet omia tuotteita. Halusimme projektipäällikköinä mahdollistaa 12 tunnin innovointiharjoituksen, jotta voimme kokeilla suunniteltuja rooleja ja saada harjoitusta tulevaa loppunäyttöä varten. Etsimme toimeksiantajia, ja saimme opiskelijoiden hyvinvointiin liittyvän hankkeen osan työstettäväksi. Innovointipäivä toteutettiin 24h kaltaisesti, eli aamulla saimme toimeksiannon ja esitimme siihen liittyvät kysymykset, aloitimme innovoimaan sekä rajaamaan aihetta ja työstämään ideaa eteenpäin. Illalla pitchasimme ideamme etäyhteyden välityksellä. Saimme kehuja kiitettävästä tuotoksesta, joka lisäsi intoa loppunäyttöä varten. 12h innovoinnista saimme näyttöä roolien sopivuudesta ja yhteisen reflektion avulla teimme tarvittavia muutoksia toimintatapoihin ja järjestelyihin.

Ensimmäiset 12h

24h loppunäyttö alkoi yhteisellä maljan kohotuksella projektitiimin toivottaessa onnea tulevaan koitokseen. Tapahtuman alku striimattiin Proakatemian yhteisölle. Juontajat esittelivät tiimin yksi jäsen kerrallaan, jonka jälkeen kaikki toimeksiantajat tulivat esittelemään omat toimeksiantonsa. Toimeksiantojen esittelyn jälkeen toimeksiannot jaettiin tiimeille. Aluksi toteutimme kyselytunnin, jossa oli minun lisäksi toinenkin tiimistäni. Muut kuuntelivat tilannetta etänä. Esitimme kysymyksiä toimeksiantoon liittyen ja pyrimme selvittämään, mitä asiakas todella tarvitsee ja haluaa. Kyselytunnin aikana selvisi, että toimeksiantajien työaika loppuu jo muutaman tunnin päästä. Hämmennyimme saadessamme tietää, että emme pysty olemaan yhteydessä toimeksiantajiin prosessin aikana, kuin vain muutaman tunnin. Asiakasnäkökulmalla oli vaara jäädä puutteelliseksi. Lähdimme pikimmiten aloittamaan innovointia ja aiheen tarkennusta eri työkaluilla. Koin, että innovointiin varattu aika on liian kiirehditty, eikä se riitä. Oli kuitenkin ehdittävä kokoukseen toimeksiantajien kanssa ennen heidän työpäivänsä loppua.

Koska toimeksianto oli rakennusalalta, meidän tuli myös tutustua alaan. Toteutimmekin laajoja puhelinhaastatteluja puolituttujen ja tuttujen kanssa sekä perehdyimme asiakkaan antamiin materiaaleihin. Innovoinnin päätteeksi kokosimme ajatuksia yhteen, jotta ne olivat esittelykelpoisia. Soitimme Teams puhelun toimeksiantajille toisen tiimiläisen kanssa. Saimme kaksi toimeksiantajaa kiinni, yksi vastasi kuitenkin pikaisesti myöhemmin puhelimeen. Kaikilla oli samoja ajatuksia siitä, että kehitysideamme on lupaavia. Saimme toimeksiantajien kanssa hyvää keskustelua aikaiseksi, jonka herättämiä ajatuksia ja kommentteja välitin koko tiimille. Tiimi avasi tällöin myös omat sen hetkiset tuotokset tiivistetysti. Mielestäni toimimme oikein jakaessa porukkaa innovoinnin jälkeen pienporukoihin. Vireystila hieman laski, joten pieni tauko oli myös paikallaan. Pienporukoissa mietittiin kahden aiheen äärellä konkreettisia ratkaisumalleja ja tiedonhakuporukka keskittyi teoriatiedon hakuun. Teoriatieto tuki valitsemiamme ratkaisumalleja ja halusimme antaa arvokasta tietoa toimeksiantajille tekemällä tutkimusta mm. kilpailijoiden tavoista toimia. Teimme myös kyselytutkimuksen, johon vastasi yli 160 henkilöä rakennusalalta. Yllätyin, kuinka laajasti saimme avoimiin kysymyksiin vastauksia. Päätimme sisällyttää ne kaikki raporttiin. Kysely tuotti arvokasta tietoa toimeksiantajille. Kyselystä tuli tiivis, mutta kattava.

Ensimmäinen 12 tuntia oli tiiminä kokonaisuudessaan tehokasta aikaa, vaikka tapahtuman aloitukseen ja ruokataukoihin kuluikin paljon aikaa.

Toinen puolisko

Illalla jatkoimme pienryhmätyöskentelyä. Kun toisessa ryhmässä tuotokset eivät muuttuneet riittävän konkreettisiksi, otimme aiheen työstettäväksi toiseen tilaan uuden porukan haltuun jatkokehittelyä varten. Vaihdoimme hieman porukoita ja tässä vaiheessa myös pitchauksen alustavaan suunnitteluun ja toteutukseen tarvittiin väkeä. Energiatasot alkoivat vaihdella. Toisista näki suuren väsymyksen tuotteliaisuuden laskemisella, toiset taas alkoivat vasta heräämään. Mielestäni projektipäällikkönä minun olisi pitänyt huomioida enemmän ihmisten vireystila. Muutamat kommentit ’’ehkä nyt voisit mennä hetkeksi lepäämään’’ eivät tuottaneet tulosta. Toisaalta pakottamalla nukkumaan ei olisi välttämättä saanut niin hyvää työtä valmiiksi, kuin mitä nyt saimme. Itselläni oli haastavuuksia pitää taukoja, sillä tuntui, että koko ajan riittää energiaa. Ei tarvinnut montaa kuppia kahviakaan juoda, vaan koko ajan oli jännityksestä johtuva meininki päällä.

Keskiyöllä tiimin väsähtäneetkin jäsenet saivat energiaa toisen valmistuvan tiimin järjestämästä ’’Keskiyön sambasta’’. Kokoonnuimme yhdessä tanssimaan ja hetkeksi saimme täysin heittää aivot narikkaan. Yllätyimme, että muut tiimit poistuivat yhden kappaleen jälkeen. Tarvitsimme tiimihenkeä ja vireystilaa kohottamaan vielä muutaman kappaleen, joten laitoimme omat musiikit soimaan ja jatkoimme hetken. Tämän jälkeen palasimme hiomaan ratkaisuja selkeiksi ja pitchaajat työstivät esitystä. Tämä esiteltiin tiimille muutama tunti ennen palautusta. Annoimme pitchaajille ajatuksia ja ideoita, joihin kiinnittää vielä huomiota. Suurimpana ehdotuksena oli ydinasian tiivistäminen ja kirkastaminen. Pitchaajat saivat hyvää esiintymiskokemusta ja harjoitusta, jota pitch vielä vaati. Saimme varmistuksen, että olemme valinneet oikeat henkilöt pitchaamaan. Pienryhmä teki tarvittavia muutoksia esitykseen ja jatkoivat harjoittelua.

Raportin hiominen vei erittäin paljon aikaa. Vaikka meillä oli kaksi vastuussa olevaa henkilöä, joista vähintään toinen lähes koko ajan kirjoitti, oli lopussa vielä paljon tehtävää. Korjailimme virheitä ja kömpelöjä lausemuotoja usean tiimin jäsenen kanssa aivan viimeiseen minuuttiin saakka. Teimme raporttia viime vuonna valmistuneiden kaltaisesti, eli raportin järjestys oli päivän kulun mukainen. Tätä pohdimme lopuksi, olisiko järjestyksiä pitänyt hieman vaihtaa. Kuitenkin raportin sisältöön sopi tämä tapa. Toisaalta toimeksiantajalle olisi voinut olla selkeämpää, jos olisimme panostaneet raportissa konkreettisten asioiden korostamiseen. Raportti oli lopulta noin kuusikymmentä sivua, se sisälsi teoriaa, ideoita, ratkaisuja ja visuaalisen tiivistelmän suunnitelmasta. Jos jotain tekisimme toisin, olisimme ehkä lisänneet visuaalisia taulukoita ja kuvioita. Raportti sisälsi näitä vain muutamia. Toimeksiantajat olisivat voineet nähdä konkretian visuaalisuuden vuoksi entistä selkeämpänä.

Tapahtuman päätös

Kun aika oli loppu, ehti siistiytyä ennen Tampere-talolle siirtymistä. Olo oli ensin helpottunut, mutta jännitys alkoi heräämään. Pitchaajat esiintyivät rennosti ja luontevasti. Heistä ei olisi uskonut, että he eivät nukkuneet minuuttiakaan. Koin ylpeyttä lopputuloksesta. Kirjallisen palautteen luki yksi valmentajista. Tietysti tiimi toivoi kiitettävää arviota, mutta toimeksiantajat arvioivat työmme hyväksi. Kaikkensa antaneena hyvä tuntuikin huonolta. Palautteen antamisen jälkeen oli vaikea hymyillä tai katsoa tiimiläisiä silmiin. Pettymyksessä ei ollut kyse rahasummasta, vaan siitä, että viimeinen loppunäyttö ei mennytkään täydellisesti. Olemme hieman perfektionisteja, ja tottuneet koulussakin hyviin arvosanoihin. Lisäksi hyvä tuntui huonolta siksi, että emme olleet samaa mieltä arviosta. Koimme, että vaikka ratkaisumme olivatkin kohtuu yksinkertaisia, ne olivat erittäin tarpeellisia ja hyödyllisiä kyseiselle yritykselle. Tapahtuman jälkeen emme kuitenkaan täysin masentuneet, vaan nostimme maljan ja palkitsimme tiimistä positiivisimman tsempparin. Tämän jälkeen oma sänky kutsui ja unet maistuivat.

Loppuajatukset

Kokonaisuudessaan 24h oli erittäin opettavainen. Sain kokemusta äärimmäisestä stressitilanteesta, jossa nimenomaan tiimissä toimimista testataan. Sekä ryhmätyöskentely että johtamistaitoja koeteltiin. Tulevaisuutta varten tiedän, että suoriudun hyvin haastavissa tehtävissä. Ehkä täysin vastaavaa tilannetta ei tule vastaan, mutta kuka tietää. Tapahtuman myötä huomasin, että vastuu ja haasteellisuus puskee minua eteenpäin ja saan niistä energiaa. Säästyimme ilman konflikteja ja kaikki sujui paremmin, kuin voisi kuvitella. Vaikka koko tiimi oli pettynyt arvosanaan, olimme tehokkaita ja ylitimme itsemme.