Tampere
24 May, Friday
25° C

Proakatemian esseepankki

Yrityksen sisäinen viestintä – tähän kannattaa panostaa 2/2



Kirjoittanut: Milana Itäpää - tiimistä Empiria.

Esseen tyyppi: Akateeminen essee / 3 esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 5 minuuttia.

Johdanto 

Yrityksen sisäinen viestintä – tähän kannattaa panostaa -esseen 2. osassa tarkastelemme aihetta syvällisemmin. Käymme muun muassa läpi muutamia vinkkejä yrityksen sisäiseen viestintään liittyen. 

KYMMENEN JOHTAMISVIESTINNÄN PERUSOHJETTA 

Alla listattuna muutamia vinkkejä yrityksen sisäiseen viestintään: 

  1. Ylläpidä avoin viestintäkulttuuri

Sisäisen viestinnän perustana voidaan pitää läpinäkyvyyttä. Avoin viestintäkulttuuri sitouttaa henkilöstöä ja lisää luottamusta yrityksen tai organisaation johtamiseen. Työ ei ole motivoivaa, jos henkilöstö kokee, että asiat salataan heiltä. 

Kun johdon välittämä viestintäkulttuuri on avoin, on myös työntekijöiden helpompi tuoda esiin päivittäisessä työssään esiin nousevia ongelmia. Tässä tapauksessa asiat eivät jää käsittelemättä tai kaivelemaan hampaankoloon. 

  1. Panosta viestien selkeyteen

Selkeiden viestien välittäminen saattaa tuntua itsestään selvältä, mutta usein törmäämme silti siihen, että viestejä ei ole ymmärretty tarkoitetulla tavalla. Johdon ja esimiesviestinnässä on tärkeää kiinnittää huomiota viestien selkeyteen ja yksiselitteisyyteen, jotta vältytään epäselvyyksiltä ja väärinkäsityksiltä. 

Kaikessa viestinnässä johdon tulee pitää mielessä, että viestin vastaanottajat eivät todennäköisesti ole olleet samoissa keskusteluissa. Joten sinun täytyy selittää asiat uudella tavalla ja antaa niille riittävästi taustaa. Myös turhaa ammattislangia kannattaa välttää, sillä sitä harvoin tarvitaan, kun tavoitteena on saada viesti perille. 

  1. Varmista, että viesti on ymmärretty

Johdon tulee myös aina varmistaa, että viestit – sekä suulliset että kirjalliset – ymmärretään oikein ja samalla tavalla koko henkilöstön keskuudessa. Yllättävissäkin tilanteissa syntyy väärinkäsityksiä, vaikka viestin selkeyteen on kiinnitetty huomiota. 

Yleisesti ottaen väärinkäsitysten riski on suuri, varsinkin kun viestejä välitetään sähköpostitse tai muuten kirjallisesti. Kirjoitetun viestin ymmärrettävyyteen voi panostaa esimerkiksi antamalla asiaan perehtymättömän lukea sen ensin ja varmistaa, että hän ymmärtää sen oikein. 

  1. Viesti suunnitellusti ja oikeaan aikaan

Viestintäsuunnittelu on sen menestyksen lähtökohta – myös sisäisessä viestinnässä. Johdon tulee viestiä muutoksista, uudistuksista ja päätöksistä mahdollisimman nopeasti koko henkilökunnalle, mutta siten, että viesti ja sen välittämiskeinot on suunniteltu ja harkittu. 

Suunnittelun lisäksi tarvitaan tilannetietoisuutta, missä tilanteissa tai yhteyksissä on hyvä kertoa joistakin asioista. Myös viestin ajoitukseen kannattaa kiinnittää huomiota: esimerkiksi työajan ulkopuolella ei pidä lähettää viestejä henkilöstölle, etenkään kysymyksiä ja keskustelua herättävistä aiheista. 

  1. Pysy johdonmukaisena

Johdon ja esimiesviestinnässä on tärkeää noudattaa johdonmukaisesti sisäistä viestintäsuunnitelmaa. Olennaista on, että kaikkien johtoasemassa olevien viesti on sama, eivätkä esimiehet esimerkiksi viesti toistensa kanssa päinvastaisista linjauksista.  

Johdon yhtenäisen näkemyksen välittämiseksi on hyvä pitää koko johtotaso ajan tasalla kaikista viestittävistä asioista. Johdonmukaisuuden kannalta on siksi tärkeää, että sisäinen viestintä tapahtuu suunnitellusti. 

  1. Välitä oikeat tiedot ja vältä huhumyllyä

Kun johto tiedottaa oleellisista asioista oikea-aikaisesti ja selkeästi, oikea tieto välitetään koko työyhteisölle. Tällöin henkilöstön ei tarvitse arvata johdon ajatuksia ja toiminnan taustalla olevia tekijöitä. Toisin sanoen emme levitä huhuja, jotka vääristävät todellista tietoa. 

Johdon ja esimiesten on myös näytettävä esimerkkiä siitä, ettei käytävillä tai avotoimistossa keskustella arkaluonteisista ja kyseenalaisista aiheista. Etenkin ylikuullut keskustelut johdon välillä lisäävät asioiden piilottelun tunnetta, lisäävät väärinkäsitysten riskiä ja saavat huhut liikkeelle. 

  1. Pidä strategia pöydällä ja tavoitteet selkeinä

Strategian toteuttaminen on edelleen haaste, joka näkyy monissa yrityksissä ja organisaatioissa. Johdon tulee siksi jatkuvasti tuoda strategiaa ja yhteisiä tavoitteita esiin kaikessa viestinnässään luonnollisella tavalla, jotta ne eivät unohdu perustyörutiinissa. 

Se on ristiriitainen viesti henkilöstölle strategisista suuntaviivoista, arvoista ja tavoitteista, jos ne eivät heijastu johdon ja esimiesten viestinnässä. Strategiasta tulee huomattavasti uskottavampi ja todennäköisemmin koko henkilöstön toiminnan lähtökohta, kun johdon toiminnan koetaan perustuvan siihen. 

  1. Älä moiti, vaan rohkaise kehittymään

Liiallinen autoritaarisuus, nuhteleva sävy tai syyllistäminen johdon ja esimiesten viesteissä johtavat harvoin hyviin tuloksiin. Sisäisessä viestinnässä kannattaa pikemminkin korostaa yhdessä tekemisen ja kehittymisen tärkeyttä, sillä se herättää paljon paremmin motivaatiota. 

Viestitään koko henkilökunnalle, että epäonnistumisia ei tarvitse piilottaa ja apua on saatavilla ja sitä kannattaa pyytää. Tässäkin johdon esimerkki on olennainen: ei myöskään yritä peitellä omia virheitään tai osaamisen puutteita, vaan halutaan kehittyä. 

  1. Ole läsnä

Johdon on tärkeää olla läsnä ja valmis vastaamaan henkilöstön kysymyksiin varsinkin muutostilanteissa. Jos tärkeitä viestejä lähetetään esimerkiksi sähköpostitse, kun et ole itse paikalla, henkilökunta ei koe saavansa tukea johdolta. 

Keskusteltaessa tärkeistä asioista johdon ja esimiesten tulee kuunnella ja olla läsnä. Myös kiireen keskellä johdon tulee pystyä olemaan paikalla, jos tarve sitä vaatii. 

  1. Sitoudu viestintään ja näytä esimerkkiä

Sisäisen viestinnän onnistumisen kannalta on äärimmäisen tärkeää, että johto sitoutuu siihen. Johdon viestintää ei voi ulkoistaa viestintätiimille, vaan kaikkien johtotehtävissä työskentelevien tulee olla aktiivisesti mukana. 

Jos asioista halutaan keskustella avoimesti ja rakentavasti työpaikalla, johdon ja esimiesten on näytettävä esimerkkiä. Johto voi omalla toiminnallaan ylläpitää sellaista viestintäkulttuuria, jota henkilöstö haluaa toteuttaa.

Miksi kehittää sisäistä viestintää? 

Myönteiseksi koetulla viestinnällä on monenlaisia positiivisia vaikutuksia organisaation sisällä. 

  1. Yrityskulttuurin rakentaminen

Tehokas sisäinen viestintä vahvistaa yhteisön toimintaa. Yrityskulttuuri ja toimintatavat rakentuvat sisäisen viestinnän kautta, koska organisaatiot koostuvat aina ihmisistä ja heidän välisestä kommunikaatiosta. Viestinnän avulla luomme hyvinvointia yhteisössä ja vahvistamme keskinäisiä tunnesiteitä. 

Sisäinen viestintä ei ole vain tiedon siirtoa, vaan viestintä voi johtaa yhteisöllisiin vaikutelmiin ja tunnetiloihin. Jopa yksittäisillä sanavalinnoilla voi olla suuri rooli tunnelman luomisessa. Sisäinen viestintä luo kanavia työpaikan hengen ja positiivisen “tribalismin” luomiseen.  

  1. Työtyytyväisyys paranee

Positiivisesti koettu viestintä ja viestintäilmapiiri luo yleistä tyytyväisyyttä työyhteisöön. Tehokkaan sisäisen viestinnän on nähty olevan suora vaikutus henkilöstön sairauspoissaolojen vähentämiseen ja pidentänyt henkilöstön pysymistä organisaatiossa. 

Avoin kommunikointi lisää tietoisuutta, ymmärrystä, yhteenkuuluvuuden tunnetta ja halua osallistua yhteiseen toimintaan. Hyvillä viestintäkäytännöillä voidaan luoda tasa-arvoinen ja turvallinen ilmapiiri, jossa on mahdollisuus käsitellä vaikeita asioita ja poistaa epävarmuutta. 

  1. Tuottavuus ja kustannussäästöt

Tehokas sisäinen viestintä voi tuoda kustannussäästöjä monella tapaa. Kun viestintä tapahtuu oikeissa kanavissa oikeaan aikaan, tieto siirtyy yhteisössä tehokkaasti. Tämä puolestaan lisää työyhteisön tuottavuutta ja parantaa asiakastyytyväisyyttä. 

Viestintä vähentää usein myös valitusten määrää. Sisäisiä prosesseja voidaan tehostaa selkeillä viestintäketjuilla, jotka näkyvät asiakkaalle toimivana palveluna. Positiivinen viestintäympäristö ja luottamuksellinen ilmapiiri lisäävät organisaation innovaatio- ja kehitystyötä, mikä tuo kilpailuetua kilpailijoihin nähden. 

Sisäinen viestintä kuntoon 

Tässä vielä muutamia tärppejä, joita noudattamalla sisäinen viestintä saadaan toimimaan vähintäänkin nykyistä paremmin. 

1) Sisäiset viestintäkanavat 

Ota käyttöön selkeät kanavat, järjestelmät ja toimintamallit kommunikointiin yrityksen sisällä. Tapahtuuko viestintä eri tilanteissa sähköpostin, intranetin, kokouksen tai jonkin muun kautta? Mikä on paras tapa tavoittaa kohderyhmä? Missä tilanteissa kasvokkainen viestintä toimii, missä tilanteissa sähköpostiviesti? 

2) Kommunikoitavat asiat ja vastuut 

Mitä asioita johdon tulee informoida henkilökunnalle ja missä aikataulussa? Miten viestintä tapahtuu ja kuka siitä vastaa? Milloin työntekijöiden tulisi kommunikoida keskenään esimerkiksi työhön liittyvistä asioista ja miten viestintä silloin tapahtuu? 

3) Selkeys 

Jotta viesti a) luettaisiin ja b) ymmärrettäisiin, sen on oltava mahdollisimman selkeä ja ytimekäs. Tee yhteenveto asiasta mahdollisimman hyvin ja sano se tärkein. Muotoile viesti selkeään ja informatiiviseen muotoon varmistaaksesi, että kaikki vastaanottajat ymmärtävät, mistä on kyse. Jos lähetät tiedot sähköpostitse, kiinnitä huomiota myös otsikon muotoiluun, jotta tärkein asia selviää jo otsikkoa lukemalla. 

4) Avoimuus ja ripeys 

Huhumyllyn syntymisen estämiseksi työyhteisöön tulee kaikista asioista kertoa avoimesti, rehellisesti ja mahdollisimman nopeasti. Viestinnän tulee myös olla tasa-arvoista, eli kaikki asiaankuuluvat henkilöt informoidaan samanaikaisesti. 

5) Sisäinen viestintäsuunnitelma 

Jotta yllä olevat asiat toimisivat, varaa aikaa niiden suunnitteluun ja pohtimiseen. Tee ainakin jonkinlainen sisäinen viestintäsuunnitelma yrityksellesi. Suunnitelmassa määritellään mitä viestitään, miten kommunikoidaan ja kuka kommunikoi. Suunnitelma on sitouduttava koko yrityksen käyttöön ja sen toimivuus on tarkastettava säännöllisin väliajoin tai mitattava eri mittareilla. 

Tiivistelmä: 

Yritys on kuin mikä tahansa yhteisö, jossa vuorovaikutus on kaiken keskiössä. Viestintä ei ole vain viestintäosasto, vaan kaikki osallistuvat siihen.  

Toimiakseen yrityksen sisäisen viestinnän tulee olla suunniteltua, toistuvaa, avointa ja rehellistä. Ennakointi on yhtä tärkeää kuin tiedottaminen tapahtuneesta.  

Sisäinen viestintä on monipuolista ja ainutlaatuista jokaisessa yrityksessä. Se on ennen kaikkea kasvokkain tapahtuvaa vuorovaikutusta, mutta myös sähköistä ja kirjallista viestintää. Kanavia, tyylejä ja sävyjä on runsaasti. Tärkeintä on löytää yrityksen oma toimiva tapa sisäiseen viestintään ja sen harjoittamiseen. 

Lähteet: 

Fulmore. Sisäinen viestintä = tärkeää! Blogi. Viitattu 10.3.2023. 

https://materiaalit.fulmore.fi/markkinointiblogi/blogi/sisainen-viestinta-tarkeaa  

Seoptimi. Yrityksen sisäinen viestintä – rakenna toimiva viestintäkulttuuri. Mari Karhumaa. 2022. Blogi. Viitattu 10.3.2023. 

https://www.seoptimi.fi/sisainen-viestinta/ 

Kuulu. Sisäinen viestintä organisaation kilpailutekijänä. Mari Kellokumpu. 2022. Viitattu 11.3.2023. 

https://blog.kuulu.fi/sisainen-viestinta-kilpailutekijana  

Näkemystehdas MBE. Sisäinen viestintä. Viitattu 11.3.2023. 

https://mbe.fi/palvelut/sisainen-viestinta/ 

Helsingin yliopisto. Sisäinen viestintä: 10 perusohjetta johtajille ja esimiehille. Saara Kankainen. 2019. Viitattu 11.3.2023. 

https://hyplus.helsinki.fi/sisainen-viestinta-10-perusohjetta-johtajille-ja-esimiehille/ 

Vastuu group. Onnistunut sisäinen viestintä on itseohjautuvan organisaation perusta. Tuula Alanen. 2018. Viitattu 11.3.2023. 

https://www.vastuugroup.fi/fi-fi/blogi/itseohjautuvuus-ja-onnistunut-sisainen-viestinta 

Kommentoi