Tampere
29 May, Wednesday
12° C

Proakatemian esseepankki

Tiimin osaamisen valjastaminen



Kirjoittanut: Aleksi Stoilov - tiimistä Roima.

Esseen tyyppi: Blogiessee / 1 esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 4 minuuttia.

Johdanto 

Roima piti tiiminsä neljännen mökkipajan 30.10-1.11.2023 välillä. Ennen mökkipajaa mietimme viikkopalaverissa yhdessä, mikä voisi olla tiimiä tällä hetkellä eniten hyödyttävä teema mökkipajaan. Viimeisen opiskeluvuoden kolkutellessa nurkan takana, heräsi ajatus, että miten voisimme saada siitä mahdollisimman paljon irti yhdessä. Tämä valikoituikin mökkipajan aiheeksi, jota uusi hallituksemme (Jonna, Niina ja Helmi) lähtivät työstämään. 

Mökkipajassa käsittelimme paljon yksilöiden henkilökohtaisia tavoitteita viimeiselle opiskeluvuodelle ja myös valmistumisen jälkeiselle ajalle. Tämän lisäksi käsittelimme, mikä tai mitkä olisivat tiimin yhteisiä tavoitteita viimeiselle opiskeluvuodelle ja myös tiimin tapauksessa valmistumisen jälkeiselle ajalle. Yksi keskusteluun nousseista aiheista oli se, että haluaisimme tiiminä olla puskemassa projekteja ja yksilöitä vahvemmin kohti omia tavoitteitaan. Keskustelimme siitä, kuinka tähän mennessä pelkistetysti yksilöt ovat olleet tiimiä varten, mutta pitäisikö jatkossa enemmän valjastaa ajatusta siitä, että tiimi olisi yksilöitä varten viimeisen opiskeluvuoden aikana. Kuinka osaamista täynnä olevaa tiimiä voitaisiin hyödyntää yksilöiden ja projektien edistämiseksi, jotta niiden potentiaali olisi saatu kaivettua ulos valmistumiseen mennessä. Tästä heräsi ajatus Roiman projektipäivistä. 

 

Projektipäivät 

Tähän mennessä olimme pitäneet paljon projektipajoja. Projektipajojen tarkoituksena on ollut käsitellä vuorotellen yksittäistä projektia tiimin kesken ja tiiminä edistää pajan aikana projektia. Ne ovat olleet tuottoisia vaihtelevasti, välillä projekteja on saatu edistettyä runsaasti, välillä vähän taas heikommalla menestyksellä. Pajat ovat myös oppimistilanteita, joissa olisi hyvä oppia myös käytännön tekemisen lisäksi teoriaa, jota voisi sitten soveltaa projekteissa. Tämä tuotti projektipajoissa ajoittain haasteita ja tiimiläiset alkoivat välillä turhautua siihen, että hyödynnetäänkö pajoja oikealla tavalla, vaikka projektipajat olivatkin myös hyödyllisiä projekteille. 

Projektipäivien ajatuksena oli pelkistää projektipajojen idea konkreettisemmalle tasolle. Perimmäisenä ajatuksena oli se, että kuinka paljon pystyisimme nopeuttamaan projektien edistymistä, mikäli niitä työstettäisiin yhdessä tiimiläisten kanssa lähes joka viikko. Projektiryhmien koot ovat kuitenkin lähtökohtaisesti melko pieniä ja tekemistä useimmiten olisi enemmän kuin käsiä riittää ja myös monesti osaamista ei riitä kaikkeen tai sitten parhaat ideat eivät synnykään ydinryhmän sisällä. Uskoimme siihen ajatukseen, että projektien saadessa vuorotellen tiimin voimat käyttöön, projektit saisivat kaivattua lisävauhtia.  

Tiimiläiset myös harvemmin tietävät, mitä projekteissa tapahtuu pinnan alla. Projektipäivillä halusimme tiimiläisten yhteistyön syventämisen lisäksi vahvistaa omistajuuden tunnetta projekteja kohtaan. Vaikka jokainen tiimiläinen ei olekaan mukana jokaisessa projektissa, uskoimme, että systemaattisesti auttamalla toisia projekteja eteenpäin kasvattaisimme omistajuuden tunnetta muiden projekteja kohtaan. Tämä varmasti näkyisi projektin tuloksissa, mikäli tässä onnistuisimme, sillä useampi henkilö projektiryhmän lisäksi olisi aidosti kiinnostunut projektin kehityksestä. 

 

Kuinka homma toiminut? 

Tähän mennessä olemme pitäneet kaksi projektipäivää. Ensimmäisessä projektipäivässä (15.11.2023) tiimalasin alla oli Mokoma Handmade, Kaius ja Kiakkorundi. Toisessa projektipäivässä (20.11) taas käsittelyssä oli Mokoma Handmade toistamiseen ja sen lisäksi Tupa Creative House.  

Projektipäivien runko on karkeasti se, että projekti tulee päivään yhden tai useamman tehtävän kanssa, mitä pitäisi tehdä projektin edistämiseksi. Tehtävien mukaan käymme nopealla katsauksella läpi, minkä projektin avuksi kenenkin tulisi mennä. Esimerkiksi ensimmäisenä projektipäivänä Kaius tarvitsi apua nettisivujen kanssa. Loogisesti Atte ja Tuomas menivät Kaiuksen apuun, sillä heillä on ennestään kokemusta nettisivujen kehittämisestä. Kiakkorundi taas tarvitsi apua muun muassa logon tekemisessä, jonka kimppuun meni Jasmi ja Rasmus, jotka omaavat hyvän visuaalisen silmän ja ovat luovia henkilöitä. Mokoma Handmade taas tarvitsi apua to-do listan työstämisessä ja talousasioissa. Itse lyöttäydyin tähän ryhmään, sillä varsinkin talousasiat ja niiden suunnittelu on yksi vahvuuksistani. 

Noh, mites sitten meni omasta mielestä? Ainakin mitä projektien henkilöt itse totesivat, projektipäivä oli ollut todella hyödyllinen. Kaiuksen nettisivuja saatiin työstettyä nopeammin, kiitos osaavien apukäsien. Kiakkorundille saatiin logo valmiiksi ja paljon muuta. Mokomalle saatiin rakennettua seuraavat askelmerkit ja talousasioita saatiin selkeytettä. Eli voisi sanoa, että päivä oli melko onnistunut! 

Toisena projektipäivänä tulokset olivat myös samanlaisia. Esimerkiksi Tupa Creative House tarvitsi apua myyntiargumenttien miettimisessä ja myyntiprosessin rakentamisessa. Itse olin tässä mukana ja voisin sanoa, että saimme muutamassa tunnissa selkeytettyä projektin myynnin haasteita melko reilusti eteenpäin. 

Projektipäivät ovat siis toimineet tähän mennessä hienosti. Olemme näillä näytöillä todentaneet, että projektien edistäminen on ollut antoisampaa projektipäivissä, kuin projektipajoissa. Ihmiset pystyvät selkeästi jakautumaan osa-alueille, missä heillä on eniten annettavaa. On myös huomattavasti tehokkaampaa, että projektia on työstämässä pienempi ryhmä koko tiimin sijaan. Vaikka kuvittelisi, että miten enemmän käsiä työstämässä projektia niin sitä parempi, ei määrä selkeästi korvaa aina laatua. 

Projektipäivissä olemme päässeet tosi konkreettiselle tasolle projekteissa ja ainakin itse koen, että olen omalta osaltani pystynyt edistämään muitten toimintaa. Kiinnostukseni myös on lisääntynyt muitten projekteja kohtaan entisestään, eli voisi sanoa, että omistajuuden tunne alkaa pikkuhiljaa lisääntyä. 

 

Kuinka kehittää toimintaa vielä? 

Niin kuin todettua, projektipäivät ovat saaneet peukkua ylöspäin tiimiltä kahden projektipäivän jälkeen ja ne koetaan hyödylliseksi. Pikkuhiljaa voisimme myös miettiä siis, kuinka niitä voisi kehittää entisestään. Mielestäni kummempia taikatemppuja ei tarvita, kuitenkin pientä valmistelua.  

Jokaisella projektilla on oma vuoronsa saada tiimiläisten voimat omaan käyttöönsä. Olisikin mielestäni toimintaa nopeuttavaa, että projekti miettisi tarkkaan valmiiksi, mitä apua he tarvitsevat tiimiläisiltä projektipäivässä. Nämä tiedot tulisi jakaa tiimiläisille ennen projektipäivän alkua, jotta tehtävistä asioista olisi jonkinlainen kuva ennen päivän alkua ja niihin olisi nopeampi tarttua. Esimerkiksi 20.11 järjestetyssä projektipäivässä Anni laittoi ennen päivän alkua Tupa Creative Housen dataa sisällöntuotannon tuloksista ja heidän asiakaskokemuksistaan. Nämä ennen päivän alkua lukeneena, oli huomattavasti helpompi tarttua myynnin sanallistamiseen Tuvalle ja myyntiargumenttejen rakentamiseen, kun tarttumapinta oli annettu valmiiksi.  

Mielestäni projektien tulisi jatkossakin laittaa tiimille infoa ennen projektipäivän alkua, että missä tarvitaan tiimin apua. Mitä kattavampi info projektilla on, sitä enemmän tiimiläiset pystyvät edistämään sitä projektipäivänä.  

Tärkeää on myös muutenkin osata pyytää apua ja myös tarjota apua, muutenkin kuin projektipäivinä. Monelle meistä on kynnys pyytää apua pienissäkin asioissa – mukaan lukien itselläni – mutta niin kuin projektipäivät ovat todistaneet, haluamme aidosti auttaa projekteja ja toisiamme. Joten eiköhän siis viljellä auttamisen kulttuuria tiimissä ja niin kuin visiomme kuuluu, annetaan toisillemme avaimet menestykseen! 

 

Lähteet: 

Dialogi. 30.10.2023. Roiman mökkipaja. Rättärinranta.  

Roiman projektipäivä. 15.11.2023. Tampere. 

Roiman projektipäivä. 20.11.2023. Tampere 

Kommentoi