Tampere
20 May, Monday
13° C

Proakatemian esseepankki

Sisäisen viestinnän kehittäminen



Kirjoittanut: Iina Sinisalo - tiimistä Empiria.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 3 minuuttia.

Johdanto

 

Sisäinen viestintä yrityksessä on erityisen tärkeää, jotta yritys toimisi yhtenäisesti toimintatapojen, arvojen ja tavoitteiden saavuttamisen mukaisesti. Yritys viestii henkilökunnalleen päivittäisistä työtehtävistä, ajankohtaisista muutoksista sekä yrityksen taloudellisesta tilanteesta. Sisäinen viestintä tarjoaa työkalun osaksi yrityksen johtamista. Toimivalla viestinnällä pystytään informoida työyhteisöä sekä tukea yrityksen toimintoja. Mitä lisäarvoa toimiva sisäinen viestintä tuo yritykselle? Viestintä lisää motivaatiota työntekijöiden keskuudessa, joka vaikuttaakin suoraan tuloksellisuuteen ja saavutuksiin. Yksinkertaisuudessaan viestintä on ilmiö tai tapahtuma, jossa viesti välitetään vastaanottajalle eri kanavia apuna käyttäen. Viestinnän onnistumista sekä tehokkuutta voi mitata selvittämällä onko vastaanottaja ymmärtänyt viestin lähettäjän toivomalla tavalla.

Nykyajan viestinnän eri puolet

Nykyaikaisessa toimintaympäristössä sekä kulttuurissa ihmisten välisen vuorovaikutuksen merkitys on kasvanut. Sisäisestä viestinnästä on kehitetty jopa trendikkäämpi termi: työyhteisöviestintä. Työyhteisöviestintään sidotaan sisäisen viestinnän määritelmän sijaan myös työyhteisön sidosryhmäverkostot eli esimerkiksi tärkeimmät yhteistyökumppanit. Nykyään trendinä tuntuu olevan jatkuvasti muuttuva työympäristö, läpinäkyvyyden ja avoimuuden vaatimukset. Tunteiden tuomista työpaikalle ei enää nähdä sopimattomana tai haitallisena vaan siitä on tullut osa nykyaikaista työkulttuuria.

Megatrendit ovat vaikuttaneet työyhteisöviestinnän kehittymiseen ja digitalisaation valtakausi on helpottanut tiedon ja kokemusten vaihdantaa, joka onkin monen nykyaikaisen yrityksen elinehto. Jotta yritys voi toimia tehokkaasti digitalisoituneessa maailmassa, vaatii se työyhteisön jäseniltä hyviä ja aktiivisia viestintäkanavien käyttötaitoja. Vuorovaikutustaidot ovat sisäisessä viestinnässä avain asemassa.

Vaikka digitalisoituminen on tuonut paljon mahdollisuuksia, lisää se myös niin sanotun teknostressin määrää. Sähköisten viestimien käyttö saattaa aiheuttaa tekniikan ylikuormitusta sekä epävarmuuksia omia teknisiä taitoja kohtaan. Teknisiä valmiuksia vaaditaan työntekijöiltä nykyään yhä enemmän ja enemmän, joka voikin tuntua työntekijästä painostamiselta uusien välineiden ja alustojen käyttöön.

Viestintä Empiriassa

Empiriassa käytämme päivittäiseen sisäiseen viestintään Microsoft Teamsia (Empirian oma kanava sekä chat) sekä pikaviestintäpalveluja WhatsAppia sekä Snapchatia. Olemme yrittäneet jakaa kanavat niin, että työasiat hoidetaan ensisijaisesti Teamsissa, päivittäiset muut asiat + muistutukset WhatsApissa ja Snapchat-ryhmä on vapaa-ajan viestintää varten. Haasteena on kuitenkin ollut se, että tiimiläiset eivät ole Teamsissa riittävän aktiivisia. Empiriassa on noussut esille myös huoli siitä, että työ- ja vapaa-aika eivät enää erotu riittävästi toisistaan. Toiset kokevat, että heidän tulisi olla tavoitettavissa koko ajan. Proakatemian Teams-kanava, Empirian Teams-kanava, Empirian Teams- chat ja siihen päälle muut pikaviestintäpalvelut soivat taukoamatta. Jatkuvan viestintätulvan lisäksi ongelmaksi on muodostunut myös passiivisuus esimerkiksi pakollisten kyselyiden osalta. Kolmas haaste on ollut epätietoisuus, mikäli tiimiläinen on ollut pois tapaamisesta, jossa on päätetty tiimin kannalta tärkeitä asioita. Tähän lisäisin myös vastikään huomatun haasteen eli: kenen vastuulla on viestiä mistäkin asiasta. Mikä tässä voisi olla avuksi?

Olen paljon pohtinut ratkaisuja tiimimme viestintäongelmiin. Aluksi olisi tarpeen taas muistuttaa tiimiläisiä sovituista raameista viestintäkanavien osalta. Kyselyt ja muut tiimiin liittyvät tärkeät informoinnit tulee välittää Teamsissa asiaan kuuluvalla kanavalla, jotta vältytään ”en tiedä mistä tämän asian löytää”- ilmiöltä. Mielestäni olisi relevanttia myös rohkaista tiimiläisiä itseohjautuvuuteen. Jos et löydä esimerkiksi talouteen liittyviä dokumentteja, katso ensin Empirian talouskanava Teamsista, ennen kuin lähestyt talouspäällikköä kysymykselläsi työajan ulkopuolella. Työaika tulisi myös määritellä tiimille. Tiimin yksilöiden hyvinvointi on avain menestymiseen. Visiomme on olla tiimiyrittäjyyden suunnannäyttäjiä, eikä tämä toteudu, jos osa tiimiläisistä kokevat tiimin sisäisen viestinnän enemmän kuluttavaksi kuin voimavaraksi. Ehdottaisinkin ratkaisuksi työajan määrittämisen, jonka ulkopuolella työasioista ei viestitä. Jokainen tiimiläinen lukisi kaikki viestintäkanavat läpi päivän päätteeksi. Sen jälkeen alkaa vapaa-aika, jota jokaisen tulee kunnioittaa.

Kyselyiden passiivisuuden ratkaisemiseksi kävimmekin jo keskustelua tiimin kanssa. Ratkaisuksi sovimme, että pidämme kerran tai tarvittaessa kaksi kertaa viikossa hetken, kun kukaan ei saa lähteä tilasta ennen kuin kyselyihin on vastattu. Tämäkin päätös tulisi viestiä selkeästi, jotta myös he, jotka eivät olleet paikalla ovat tietosia. Tiimiläisten tietoisuutta tulee lisätä myös siitä, kenen vastuulla on viestiä mistäkin asiasta.

Toimin itse Empirian myyntipäiväprojektipäällikkönä. Sain itsekin vastikään palautetta tiimiläiseltäni omasta sisäisestä viestinnästäni. Vasta palautteen saatuani tajusin, että olenkin viestinyt ajankohtaiset asiat joko nopeasti palaverin alussa, tiimin johtoryhmässä, myyntipäivätiimipalaverissa tai ohimennen tiimitilassa. Onko siis ihmekään, että kaikki tiimiläiset eivät millään ole kartalla ajankohtaisista asioista myyntipäiviin liittyen. Antaisinkin lopuksi vinkin. Se minkä itse koet turhaksi viestimiseksi, saattaakin olla erittäin tärkeää tiimin sitouttamisen kannalta. Viesti siis mitä palavereissa on sovittu, kuka hoitaa mitäkin, mihin tarvitset tiimiläistesi apua ja koska minkäkin työn tulee olla valmis. Helppoa eikö!

 

Lähteet:

Yrityksen sisäinen viestintä – Proakatemian esseepankki

Muurasniemi_Annabria.pdf (theseus.fi)

Kommentoi