Tampere
25 May, Saturday
14° C

Proakatemian esseepankki

Ruka Pipolätkä 2024: Kokemuksena vertaansa vailla 



Kirjoittanut: Jesse Salmi - tiimistä Hurmos.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Pidä projekti hallinnassa : suunnittelu, menetelmät, vuorovaikutus
Kai Ruuska
Esseen arvioitu lukuaika on 5 minuuttia.

Johdanto: 

Pipolätkä Ruka on maailman suurin pipolätkä tapahtuma, joka järjestettiin tänä vuonna jo kahdeksatta kertaa suurempana kuin koskaan. Pipolätkä tapahtumalla tarkoitetaan rentoa ulkojääkiekkoa, jossa pelataan rennosti ja vapaammilla säännöillä. Saimme Hurmoksen kanssa olla osana Pipolätkä Ruka 2024 tapahtumaa, jossa pelasi tänä vuonna ennätykselliset 256 joukkuetta. Tulen tässä esseessä kertomaan Hurmoksen matkasta Rukan pipolätkään, siitä miten tapahtumaan valmistauduimme, mitä teimme itse tapahtumassa, minkälainen kokemus tapahtuma oli itseni ja Hurmoksen näkökulmasta. Tässä esseessä käytän lähteenä Kai Ruuskan kirjaa “Pidä projekti hallinassa – Suunnittelu, menetelmät, vuorovaikutus” (2007) sekä toimittaja Terhi Pääskylä-Malmströmin artikkelia “Mieti tarkkaan, mistä tingit! – Näin toteutat hyvän ja kustannustehokkaan tapahtuman” (2023). 

 

Tapahtumaan valmistautuminen: 

Lähdimme valmistautumaan Rukan pipolätkään hyvissä ajoin. Tiimiläisemme Markus toimi yhteyshenkilönä tämän projektin hankkimisessa, sillä hän oli yksi niistä, joka oli aikaisempana vuonna ollut mukana Rukan pipolätkässä valmistuneen tiimimme Samoan kanssa. Kun saimme tietää tämän mahdollisuuden, lähdimme Hurmoksen kanssa tekemään tarjousta työvoimastamme tapahtumassa. Tapahtumassa oli meille itselle hyvät etuudet, sillä majoituksen ja ruoan kustannukset maksoivat tapahtuman järjestäjät. Lähetimmekin tarjouksen sen pohjalta, mikä tulee olemaan työpanoksemme arvo tapahtumassa.  

Meidän onneksemme saimme tarjouksen läpi ja pystyimme aloittaa organisoinnin tapahtumaa varten. Markus projektipäällikkönämme jakoi 17 meistä erilaisiin rooleihin, joita tapahtumassa meille oli suunniteltu. Tapahtumassa tehtäväksemme oli sovittu pelien tuomarointi, tapahtumainfon pyörittäminen, kunnossapito sekä makkaran paisto kojulla. Kun olimme saaneet tietoon työtehtävämme, kävimme Markuksen johdolla jokaisen työtehtävätiimin kanssa perehdytyksen, jotta työtehtävät olisivat mahdollisimman selvät ennen itse tapahtumassa työskentelyä. Ruuska (2007, 93–95) korostaa perehdytyksen merkitystä projektissa. Vaikka projektissa olisi ollut aikaisemmin mukana, se ei tarkoita sitä, että ei tarvitsisi perehdytystä uudestaan. Meillä Rukan pipolätkässä oli kolme ollut aikaisemmin ja silti Markus normaaliin tapaan halusi kaikki perehdytykseen. Itseasiassa heidän panoksensa oli merkittävä, sillä he osasivat valaista meitä muita siitä, mitä kannattaa odottaa ja miten tiettyjä asioita kannattaa huomioida. Tämän takia perehdytyksessä kokemus on merkittävä osa onnistumista. Mielestäni tämä oli organisoitu erittäin hyvin, sillä yleensä tapahtumissa alkuperehdytystä ei aloiteta näin aikaisin. Koenkin, että olimme innostuneita ja hyvällä fiiliksellä lähdössä Rukalle hyvän alkuperehdytyksen ja “hypen“ luomisen takia.  

Ruuska (2007, 84–85) kertoo, kuinka tavoitteellinen työskentely edellyttää tehokasta viestintää. Tavoitteellisen työskentelyn ytimessä on toimivaviestintäjärjestelmä, jonka avulla projektin jokainen osapuoli pysyy ajan tasalla tapahtumassa tapahtuvista muutoksista. Mielestäni Ruuskan viestintäjärjestelmä oli hyvä huomio, sillä tätä Pipolätkän Juha painotti meille paljon. Ensimmäisiä asioita olivat yhteinen ryhmä, jossa pystymme nopeasti reagoimaan muutoksiin. Sen lisäksi luotiin vielä meidän tiimillemme inforyhmä yleisesti reissua kohtaan sekä tapahtuman aikana tuomareilla oli käytössä tulosryhmä, jonne tulokset jaettiin helpottaakseen tapahtumainfon työtä.  

 

Tapahtumassa työskentely: 

Olimme toteuttaneet organisaatio rakenteemme tapahtumassa siten, että yksi auto lähti päivää aikaisemmin Rukaa kohti. Ensimmäisessä autossa, jossa minäkin matkustin, oli tapahtuman rakennustiimi. Tämä tarkoitti sitä, että pystytimme sponsoreiden mainoksia paikoilleen ympäri tapahtuma-aluetta ja autoimme muissa käytännön järjestelyissä, jotta tapahtuma saataisiin hienosti aloitettua. Vaikka rakennuspäivä oli odotettua raskaampi, se antoi paljon. Tapahtumaa järjestäessä on aina paljon vilskettä ja menoa joka puolella ja oli hieno huomata, kuinka kaikilla oli yhteinen päämäärä saada tapahtuman järjestelyt valmiiksi. Kaikessa huokui huumori ja odotus tulevia tapahtumapäiviä kohtaan.  

Siitä se sitten lähti. Tapahtuma sijoittui torstai – lauantai akselille, jolloin 256 joukkuetta otti mittaa siitä, kuka voittaa Pipolätkä 2024 mestaruuden. Toimin itse turnauksessa yhtenä tuomarina ja mielestäni se oli todella mielekäs ja mieleenpainuva kokemus. Pääsääntöisesti pelejä pelattiin pipolätkä hengessä, jolloin tuomarointi tehtiin tuomarille helpoksi, se oli lähinnä pisteiden laskemista. Kääntöpuolena olivat joukkueet, jotka olivat ilmeisesti ymmärtäneet konseptin hieman väärin ja ottivat pelit turhan tosissaan. Sainkin muutaman kerran puhaltaa pelin poikki ja käymään pipolätkän perusidean uudestaan läpi pelaajille. Onneksi viheltäminen sujui pääasiassa hyvässä hengessä ja pelaajien kanssa pääsi rennosti sparrailemaan turnauksen fiiliksestä aina joukkueen taustoihin asti. Uudet kohtaamiset olivatkin tapahtuman suola.  

Kun mietin kokonaisuudessaan Hurmoksen työskentelyä tapahtumassa, oli hienoa huomata, kuinka tiimiyttävä kokemus tämä oli meille kaikille. Mielestämme hoidimme laadukkaasti tehtävät, mitä meille annettiin ja olimme erittäin joustavia lisähommien kanssa. Mielestäni lisähommat otimme myös vastaan, sillä asenteella, että haluamme tapahtuvan onnistuvan parhaimmalla mahdollisella tavalla. Yrittäjän “mindsettiin” kuuluu tilanteisiin muokkautuminen ja joustaminen. Kaikki ei ole aina kiinni rahasta ja sanonta “hyvä tulee hyvän luokse” näkyi järjestäjien palautteessa ja kiitollisuudessa tapahtuman aikana sekä jälkeen. Onnistuminen näkyi myös siinä, että projekti johdettiin hienosti maaliin. Ruuska (2007, 173) toteaa, kuinka johtamistyylejä on erilaisia ja on vain kuhunkin tilanteeseen sopivia tyylejä johtaa. Projektia johdettiin muutosten mukaan ja muutokset ohjasivat meitä. Viestinnän selkeys varmasti piti pakan kohtalaisen hyvin kasassa. Tässäkin kokemus ja aikaisemmat vuodet puhuivat puolestaan.  

 

Minkälainen kokemus tapahtuma oli? 

Rukan Pipolätkä oli varmasti elämäni yksiä kohokohtia. Tietyllä tavalla kliseinen lausahdus, mutta siinä yhdistyy monta asiaa, minkä takia se oli totta. Lähdetään liikkeelle siitä, että saimme lähteä koko tiiminä järjestämään tapahtumaa. Olen tiimipelaaja ja tämän takia saan paljon energiaa siitä, että saan työskennellä tiimin kanssa yhteistä päämäärää kohti. Kun lähden vertaamaan olettamuksia ja todellisuutta Pipolätkästä niin se kyllä ylitti ne monellakin osa-alueella. Olin avoimin mielin tapahtumaa kohtaan ja näin ollen sain pipolätkästä itselleni vuoden kohokohdan. Ajattelin, että pipolätkässä on paljon pelaajia, jotka ovat tulleet nauttimaan ja kisaamaan tapahtuman voitosta. Oli se sitäkin, mutta se miten kilpailijoista huokui se, kuinka vuodesta toiseen pelaajille tämä tapahtuma on vuoden kohokohta. Tapahtuman onnistumiseen vaikuttaa myös laadukas toiminta. Olin positiivisesti yllättynyt, kuinka laadukasta Hurmoksen työskentely jälleen kerran oli. Ruuska (2007, 234–236) nosti esiin sen, kuinka laadukas työskentely ei maksa aina mitään. Olen tästä täysin samaa mieltä. Olimme yhdessä päättäneet, että vaikka tapahtuma on paljon hauskanpitoa, niin olemme silti luomassa yhdessä tapahtumaa ja hoidamme tonttimme laadukkaasti ja tapahtuman arvojen mukaisesti. Ensin työ, sitten hupi. Näin toiminta pysyi laadukkaana.  

Tapahtuma oli täynnä pipolätkä kansaa. Se on se tapahtuman suola. Toisena näkökulmana on rakkaudesta lajiin mindsetin omaava järjestäjä porukka. Sain tutustua moneen uuteen ihmiseen. Yhtenä suurimpana nostona kenttämestari Sukevan sulttaani Mika Hujanen. Aivan mahtava persoona ja pyyteetön auttaminen huokuu hänestä. Se näkee pitkälle. Kolmantena näkökulmana on se, että Rukan Pipolätkä on yksi niistä tapahtumista, mihin voi taas todeta, että se pitää itse kokea. Kuvat ja videot antavat suuntaa, mutta ne muistot, mitä itselle sieltä jäi tulevat olemaan ikuisesti mielessä.  

Tapahtumasta jäi käteen myös kokemus siitä, miten iso tapahtuma oikeasti pyörii ja minkälaisia valmisteluita se vaatii. Pääskylä-Malmström (2023) kertoo artikkelissaan siitä, kuinka suunnitelmallisuus tuo säästöjä. Isossa tapahtumissa on tarkasti laaditut budjetit ja sainkin ymmärryksen siitä, missä summissa liikutaan. Tajusin myös nopeasti sen, että tapahtumasta huomasi sen, että sama porukka on tehnyt sitä pitkään, joka tekee toiminnasta tehokasta. Aikaisin sovitut asiat sopivat budjettiin huomattavasti paremmin kuin viime hetken paikkaukset.  

 

Opit ja kopit 

Kun mietin tätä koko aihetta kokonaisuudessaan, niin huomaan, että saan todella paljon virtaa tapahtuman järjestämisestä. Tapahtuman järjestäminen ei ole niinkään rahallisesti mitään suuria tuloja tuottava konsepti, riippuen toki mittakaavasta. Tässä koko luokassa monesti on parempi tehdä rakkaudesta lajiin eli tietyllä tapaa harrastetoimintana. Opin reissun aikana sen, että Hurmos on toimintakykyinen tiimi, joka pystyy tuottamaan omalla pyyteettömällä toiminnallaan lisäarvoa asiakkaalle. Lämmin palaute tapahtuman järjestäjiltä meitä kohtaan oli hieno saada, sillä olimme vahvasti taustalla mahdollistamassa tapahtuman onnistumista. Itse tapahtuman järjestäjät kehuivat yrittäjän mindsettiä, minkä me omaamme vallan mainiosti, sitähän me tällä hetkellä työstämme tiiminä ja yksilöinä eteenpäin. Ruuska (2007, 287) kertoo, kuinka onnistuneessa projektissa saavutetaan lopputuotteelle asetetut tavoitteet. Tapahtuman järjestäjien mukaan ylitimme tavoitteet ja muutoskykyinen tiimin toiminta oli avain asema, sillä jatkossakin Hurmos voidaan nähdä Rukalla Pipolätkässä. Olen varma siitä, että Hurmos lähtee ensi vuonna Pipolätkään mukaan. Ei muuta kuin taas päiviä laskemaan ja odottamaan, kun kaltiolampi ja stadion muuttavat pipolätkä kentiksi.  

 

Lähteet: 

Ruuska, K. 2007. Pidä projekti hallinnassa. Suunnittelu, menetelmät, vuorovaikutus. Helsinki: Talentum Media Oy. Viitattu 2.3.2024 

Pääskylä-Malmström, T. 2023. Mieti tarkkaan, mistä tingit. Näin toteutat hyvän ja kustannustehokkaan tapahtuman. Avec Media 16.11.2023. Viitattu 2.3.2024 

https://www.avecmedia.fi/bisnes/mieti-tarkkaan-mista-tingit-nain-toteutat-hyvan-ja-kustannustehokkaan-tapahtuman/ 

Kommentoi