Tampere
25 May, Saturday
23° C

Proakatemian esseepankki

Projektinhallinta



Kirjoittanut: Lauriina Matilainen - tiimistä Empiria.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 4 minuuttia.

Halusin kirjoittaa esseen yhdestä vaihdossa valitsemastani projektinhallinnan kurssista. Me akatemialla teemme paljon projekteja, mutta harvemmin olen törmännyt projektien teoriapuoleen. Tästä innostuneena haluan tuoda professorini Garavito-Castillon näkemyksiä teoria puoleen projektinhallinnasta. Lähteenä on käytetty professorini Luis J. Garavito-Castillon pdf dokumentteja.  

 

Mikä on projekti? 

Projektit ovat väliaikaisia, jolle on yleensä määrätty aloitus- ja lopetuspäivät. Projektit ovat myös uniikkeja ja suoritettavissa olevia tapahtumia. Kun projektin tavoitteet on saavutettu, projekti on suoritettu. Projektit syntyvät useimmiten tarpeesta. Kun uusi tavoite on asetettu, on tarkoitus saavuttaa haluttu lopputulos ja näin ollen potentiaalinen projekti syntyy. (Garavito-Castillo 2023, 4-5.) 

Projektien peruselementteihin kuuluu työkalut, ihmiset ja prosessit. Jokaisella osa-alueella on omat vahvuudet ja heikkoudet, jotka vaikuttavat projektien toteutukseen sekä lopputulokseen. (Garavito-Castillo 2023, 6.) 

Prosessit määrittävät, miten työ on toteutettava. Niihin sisältyy menetelmät, politiikat ja menettelytavat sekä roolit ja vastuut, jotka ovat tarpeen projektin loppuunsaattamiseksi. Ihmiset puolestaan ovat projektin vastuuhenkilöiden tiedot ja kyvyt. Heidän kykynsä määrittelee pitkälle organisaation laatustandardit. Viimeisenä meillä on työkalut. Työkalut ovat organisaation tarjoamia tekniikka- ja teknologiaresursseja. Niiden tarkoituksena on helpottaa itse projektin hallintaa. (Garavito-Castillo 2023, 6.) 

 

Projekti vai operaatio? 

Projektien odotetaan tuottavan jotain uutta. Se voi olla tuote, palvelu tai vain jonkin asian lopputulos. Operaatiot ovat puolestaan jatkuvia ja uudelleen toistuvia. Jatkuvien operaatioiden tarkoitus on ylläpitää bisnestä. Tämän lisäksi operaation adaptoi uusia tavoitteita, jotta työ pystyisi jatkumaan. (Garavito-Castillo 2023, 11.) 

 

Mitä on projektinhallinta? 

Garavito-Castillon mukaan projektinhallinta on prosessien, menetelmien, taitojen, tiedon ja kokemuksen soveltamista tiettyjen projektin tavoitteiden saavuttamiseksi projektin hyväksymiskriteerien mukaisesti sovituissa rajoissa. Toisin sanoen projektinhallinnalla on lopullinen tuotos, jota on rajoitettu määräajalla ja budjetilla. Keskeinen tekijä, joka erottaa projektinhallinnan pelkästä johtamisesta on se, että projektinhallinnassa on rajattu aikajänne, toisin kuin johtamisessa. Johtaminen on jatkuva prosessi. Tämän takia projektiammattilaisen on omattava laaja valikoima taitoja, kuten teknisiä osaamista, hyvää henkilöstöhallinnan osaamista sekä liiketoimintaosaamista.  

 

Kolme eri tyyppiä projekteista 

 

  1. Ennakoiva eli vesiputous metodi (Waterfall) 

Ennakoivaa suunnittelumenetelmää voidaan käyttää esimerkiksi tunnetuissa projekteissa. Ennakoiva suunnittelu tarjoaa lineaarisen, tarkasti määritellyn kehityssuunnitelman, joka on rakennettu tuottamaan ennalta määritetty lopputulos tietyssä aikataulussa. Mikäli tavoitteet on tiedossa, on helppo käyttää Vesiputous-menetelmää. (Garavito-Castillo 2023, 18.) 

Vesiputous menetelmä voi olla sopiva valinta organisaatiolle, jos projekti on tuttu tiimille, projektitiimi on suuri, organisaatio suosii ennustettavuutta muutoksen sijaan tai jos projektin johtaja ei ole kokenut muissa projektinhallinnan menetelmissä. (Garavito-Castillo 2023, 19.) 

 

  1. Kehittyvät eli ketterämalli (Agile) 

Kehittyvät projektit, jossa ilmenee muuttuvia olosuhteita, soveltuvat parhaiten mukautuvaan suunnitteluun. Mukautuva suunnittelu on jaettu projektin johtaminen pieniin osiin määrittelemättömälle aikajänteelle mahdollistaakseen joustavuuden projektille. (Garavito-Castillo 2023, 18.) 

Kun tavoitteita ei ole tiedossa, voidaan käyttää ketterämenetelmää. Ketterämenetelmä sopii hyvin organisaatiolle, joka sopeutuu helposti muutoksiin. Tässä menetelmässä aikataulu on joustava. Menetelmä sopii organisaatiolle, jossa tiimi tai projekti on pieni. Lisäksi ketterä menetelmä on hyvä vaihtoehto organisaatiolle, jos heiltä löytyy jo kokenut projektinjohtaja. (Garavito-Castillo 2023, 22.) 

 

Projektinhallinnan päätoiminnot 

Garavito-Castillon (2023) mukaan projektinhallinnan päätoiminnot sisältävät: 

  • Projektin tarpeen määrittely 
  • Projektivaatimusten määrittely (toimitettavien tuotteiden laadun määrittely, resurssien ja aikataulujen arviointi) 
  • Liiketoimintasuunnitelman laatiminen investoinnin perustelemiseksi 
  • Yrityksen hyväksynnän ja rahoituksen varmistaminen 
  • Projektin hallintasuunnitelman laatiminen ja sen toteuttaminen 
  • Riskien, ongelmien ja muutosten hallinta projekteissa 
  • Edistymisen seuranta suunnitelmaa vastaan 
  • Projektibudjetin hallinta 
  • Viestinnän ylläpitäminen sidosryhmien ja projektin organisaation kanssa 
  • Projektin hallittu sulkeminen asianmukaisesti 

 

Projektin on hallittava kuutta perustoimintoa: laajuus, aikataulu, budjetti resurssit, riski sekä laatu. Projektin menestys riippuu projektinjohtajan kyvystä, taidosta ja tiedosta ottaa nämä rajoitteet huomioon ja kehittää suunnitelmia ja prosesseja pitääkseen ne tasapainossa. (Garavito-Castillo 2023, 12.) 

  1. Laajuus (Scope) 

Laajuus kuvaa, mitä projekteilla yritetään saavuttaa. Se sisältää kaiken työn, joka liittyy projektin tulosten toimittamiseen, sekä niihin liittyviin toimintaprosesseihin. Laajuus tarkoittaa projektin rajausta, se kuvastaa, mitä hankkeen hyödynsaajat ja rahoittajat odottavat projektista.  

 

  1. Aikataulu (Schedule) 

Aikataulu määritellään aikana, joka tarvitaan projektin suorittamiseen. Se on arvio koko projektin kestosta. Aikataulu näyttää ennustetut aloitus- ja päättymispäivät aktiviteeteille tai tapahtumille projektissa. Kun projektin johtaja on määritellyt projektin laajuuden, ymmärtänyt laatuvaatimukset ja riskit, sekä arvioinut aktiviteettien kestot, seuraava vaihe on aikataulun laatiminen. On hyvä pohtia jättääkö aikataululle joustovaraa sekä onko aikatauluun liittyvät oletukset liian optimistisia tai epärealistisia.  

 

  1. Budjetointi (Budget) 

Budjetointi on kustannussuunnittelua- ja hallintaa. Budjetointiin kuuluu projektille hyväksytyt varat sisältäen kaikki tarvittavat kulut, jotka ovat tarpeen projektin toimittamiseksi laajuuden ja aikataulun puutteissa. Budjetoinnissa on hyvä ottaa huomioon suorat ja epäsuorat kustannukset. 

 

  1. Resurssit (resources) 

Resursseja tarvitaan, jotta projektitehtävät tulee suoritetuksi. Resurssien hallinta on organisaation resurssien tehokasta kehittämistä silloin, kun niitä tarvitaan. Resurssit voivat sisältää taloudellisia resursseja, varastoja, henkilöstön taitoja, tuotantoresursseja tai tietotekniikkaresursseja. Ennen projektin aloittamista on hyvä miettiä, mitkä ovat resurssit projektille? Tai riittääkö saatavilla olevat resurssit projektin toimittamiseen? 

 

  1. Riskit (risks) 

Riski määritellään tapahtumaksi, joka vaikuttaa negatiivisesti projektiin. Riski viittaa tapahtuman todennäköisyyteen ja siihen vaikutukseen projekteissa, jos tapahtuma toteutuu. Jos tapahtuman todennäköisyyden ja projektin vaikutuksen yhdistelmä on liian suuri, tulisi tunnistaa potentiaalinen tapahtuma riskiksi ja suunnitella lieventämistoimenpide sen hallitsemiseksi. Projekteissa tulisi ennakkoon ottaa huomioon riskienhallinta. Mitä riskejä projektissa voi olla ja miten/kuka niitä hallitsee? 

 

  1. Laatu (quality) 

Laatu määritellään projektin tulosten ja odotusten mukaisesti. Vastaako projekti sitä mitä tavoiteltiin ja täyttyikö kaikki tavoitteet. Laatu voidaan määritellä vaatimusten mukaisuutena tai käyttökelpoisuutena. Projekteissa olisi hyvä ottaa huomioon laadunhallinta. Kuka laatua hallinnoi ja miten laatua voidaan mitata? 

(Garavito-Castillo 2023,11-19.) 

 

Pohdinta 

Tässä esseessä oli paljon teoriaa ja niin oli myös projektinhallinnan kurssilla. Pdf tiedostot olivat englanniksi, joten välillä kääntäminen suomenkieliseen sanaan ei aukaissut oikeaa määritelmää. Tämän takia halusin kirjoittaa esseen pohjautuen professorimme materiaaleihin, jotta muutkin pääsisivät oppimaan sitä, kuinka ymmärtää vaikealukuista tekstiä ja viedä se käytäntöön.  

En ole itse aikaisemmin määritellyt projekteista erikseen esimerkiksi riskienhallintaa tai laadunhallintaa. En ole myöskään miettinyt, minkälaisella tavalla projektin teen. Hyödynnänkö agilemallia vai vesiputousmallia?  

Tuntuu, että projektinhallinta käsitteenä oli aivan uusi minulle. Projektinhallinnasta löytyy valtavasti tietoa, joten suosittelen tutustumaan aiheeseen tarkemmin etenkin, jos oma projekti-idea kaipaisi enää toteutuksen. Akatemialla monesti halutaan vain projekteja nopealla aikataululla, jolloin projektinhallinta saattaa jäädä suppeaksi. Toivottavasti tämä essee antoi vähän osviittaa siihen, mitä kaikkea projektinhallinnalla voi ottaa huomioon ja kuinka laajasti projektinhallintaa voi tehdä projektin koosta riippumatta. 

 

Lähteet: 

Garavito-Castillo, Luis J. 2023. Project Management & Productivity. Pdf-dokumentti. Viitattu 13.2.2024 

Kommentoi