Tampere
27 May, Monday
25° C

Proakatemian esseepankki

Projektin eri vaiheet



Kirjoittanut: Jeena Kantosalo - tiimistä Kipinä.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
-
-
Esseen arvioitu lukuaika on 4 minuuttia.

Kun akatemia aikaa on jo takana hyvä tovi, ajattelin että olisi aika kirjoittaa essee projektien tekemisestä. Muutaman projektin olen päässyt toteuttamaan itse ihan alusta loppuun saakka. Jotkin projekteista ovat loppuneet jo melkein ennen kuin ovat kerenneet edes alkaa. Uskon että hyvin suunniteltu projekti antaa suuremman mahdollisuuden projektin onnistumiselle. Olen ainakin itse huomannut, että projektin kokonaisuutta on hyvin hankala hahmottaa jos ei ole selkeästi tiedossa projektin eri vaiheet ja mitä niissä tehdään. Koen, että suunnitelmallisuus ja johdonmukaisuus auttavat huimasti ihan projektin alkuvaiheista loppuun saakka. Tässä esseessä käyn läpi projektin eri vaiheita ja mitä niissä on hyvä ottaa huomioon, sekä reflektiota omiin projekteihini.

PROJEKTIN ERI VAIHEET

 

Ensimmäinen vaihe eli aloitus. Kun projektia aloitetaan tekemään, täytyy tunnistaa projektin tarve ja määritellä se. Tarpeen tunnistat, kun selvität vastaukset kysymyksiin ”mitä” ja ”miksi” omasta näkökulmastasi sekä asiakkaan näkökulmasta. Jos projektilla ei ole tarvetta, ei sillä ole myöskään tulevaisuutta. Alussa on tärkeää luoda projektille konkreettiset tavoitteet, joita kohti projektissa lähdetään tähtäämään. (visma 2019.)

Oman kokemuksen pohjalta projektin ensimmäinen vaihe on merkittävä projektin onnistumisen kannalta. Jos projektia lähdetään toteuttamaan ilman isompaa tavoitetta, tyssää se helposti heti alkuunsa. Olen hetki sitten aloittanut uuden projektin, kutsutaan sitä tässä esseessä nyt vaikka nimellä Projekti X. Olemme käyttäneet projektiin X paljon ajatustyötä etsien vastausta edellä mainittuihin kysymyksiin ”mitä ja ”miksi”. Uskon lähtökohtien olevan hyvät kyseisen projektin kohdalta, koska vastaukset noihin kysymyksiin on tullut esiin selkeästi ja jopa helposti. Monet aikaisemmat projektini ovat kaatuneet jo tähän ensimmäiseen vaiheeseen, sillä tarvetta ei ole löytynyt. On ollut vain kiva idea, joka olisi kiva toteuttaa, mutta todellista tarvetta on joutunut jopa keksimällä keksimään. On mielestäni tärkeää olla rehellinen omalle projektilleen heti ensimmäisestä vaiheesta lähtien, ja tarkastella projektia ilman vaaleanpunaisia laseja kasvoilla. Älä siis täysin rakastu omaan ideaasi, vaan muista myös olla kriittinen ja kyseenalaista todellista tarvetta. Olen huomannut että alkuvaiheessa on myös toisaalta helppo luovuttaa oman idean kanssa. Alussa et vielä menetä mitään tai joudu kokemaan sen suurempia epäonnistumisen tunteita jos heität hanskat tiskiin. Kuitenkaan ei voi mitään saavuttaa, jos ei koskaan uskalla kokeilla. Olen ottanut itselleni positiivisesti kriittisen asenteen projekteja kohden ja kannustan itseäni sekä muita yrittämään jos intohimoa ja ideaa johonkin projektiin löytyy!

” Aloitusvaiheen to-do:

  • Määrittele tavoite ja haluttu lopputulos
  • Laadi alustava aikataulu ja budjetti
  • Arvioi työmäärää
  • Lähetä tarjouspyynnöt alihankkijoille” (visma 2019.)

Toinen vaihe eli projektin suunnittelu. Tässä vaiheessa luodaan siis projektisuunnitelma. Projektisuunnitelmassa määritetään tarkemmin, kuinka paljon työtunteja tarvitaan, ja tehdään projektille selkeä aikataulu. Näiden asioiden helpottamiseksi kannattaa projekti jakaa osiin ja arvioida niitä yksitellen, jotta saat kokonaiskuvan projektista tarkemmin ja helpommin. Jos on mahdollista käyttää edellisten projektien dataa hyödyksi, helpottaa se luomaan totuudenmukaisemman ja tarkemman arvion kustannuksista ja työmäärästä. Projektin onnistumista voidaan seurata tunnusluvuilla eli esimerkiksi asiakastyytyväisyydellä tai projektin katteella. Projektisuunnitelmaan on hyvä kirjoittaa ylös seurattavat tunnusluvut. (visma 2019.)

Projekti X on ensimmäinen projekteistani, johon olen oikeasti tehnyt laadukkaan projektisuunnitelman ajan kanssa. Projekti pajassamme nousi esiin, että kuinka tärkeää on heti projektin alkuvaiheessa, että kaikki tarvittava tieto on kaikkien projektissa mukana olevien saatavilla, sekä yhdessä paikassa. Tämä helpottaa suunnittelua huomattavasti. Olemme laatineet projektille mahdollisimman tarkan budjetti suunnitelman, analysoitu riskejä ja tehty tarkka vaiheittainen suunnitelma projektin etenemiselle. Projektin toteuttaminen tuntuu nyt huomattavasti helpommalle, kun on selvät sävelet, miten asioita lähdetään edistämään.

Olen myös toteuttanut projekteja joissa suunnitelmat ei ole olleet kovinkaan laadukkaalla tasolla. Olemme kuitenkin saanut näitäkin projekteja maaliin, mutta matkan varrella on ollut paljon kysymysmerkkejä ja ihmetystä. Koen, että oppiminen näistä projekteista on myös jäänyt jokseenkin vajaaksi, sillä yksi oleellinen projektin vaihe eli suunnittelu on jäänyt vajaaksi. Suosittelen siis vahvasti tekemään aina suunnitelman huolella, koska kaiken edellä mainitsemani lisäksi koen että se luo myös mielenrauhaa projektin etenemisen suhteen.

”Suunnittelun to do:

  • Laadi tarkka projektisuunnitelma
  • Tee tarkka budjetti- ja aikatauluarvio
  • Laadi projektin kannattavuuslaskelma
  • Päätä mitattavat luvut
  • Analysoi riskit
  • Varmista, että jokainen projektiin osallistuva ymmärtää tavoitteet, vaiheet ja toteutussuunnitelman.” (visma 2019.)

Kolmas vaihe eli projektin toteutus. Tässä vaiheessa on jo suunnitelmat selvät ja projektia lähdetään toteuttamaan suunnitelman mukaan. Voi olla, että tehdystä suunnitelmasta joudutaan joskus poikkeamaan, mutta se on myös ihan okei. Jos asiat muuttuvat, tai ei pysy täysin suunnitelmissa, ei se tarkoita projektin epäonnistumista. On tärkeää muistaa nauttia projektin tekemisestä ja pitää kirjaa tunneista sekä projektin eri vaiheista! (visma 2019.)

Olemme nyt projekti X:n kanssa tässä vaiheessa. Projektia olisi siis tarkoitus lähteä viemään suunnitelmista toteen. Tämä vaihe on suoraan sanottuna jopa hieman pelottava. On pelottavaa lähteä toteuttamaan jotain minkä niin kovin toivoo onnistuvan. Mitä jos projekti epäonnistuu tai jokin menee pieleen? Kuitenkin usko ja luotto projektiin on suuri, joten on turhaa jäädä pelkääjän paikalle. Tunteja projektiin on jo käytetty paljon ja idea sekä suunnitelma on hyvä, eli nyt kaasu pohjaan ja menoksi! Elämässä on hyvin vaikea onnistua, jos aina pelkää epäonnistumista ja jättää asiat sen takia tekemättä. Tavoitteeni on, että puolen vuoden päästä voin palata tähän esseeseen ja todeta miten hyvä olikaan, että päätin uskaltaa ja lähteä tekemään.

” Toteutusvaiheen to-do:

  • Toteuta projektia suunnitelman mukaan
  • Hyväksy, että suunnitelma muuttuu projektin edetessä!
  • Kirjaa projektin toteutuneet aikataulut, kustannukset ja muut tiedot projektinhallintajärjestelmään
  • Seuraa valitsemiasi tunnuslukuja säännöllisesti”

Neljäs vaihe eli projektin päättäminen. Projektin päättymisen jälkeen olisi hyvä laatia loppuraportti, jota on mahdollista käyttää myöhemmin tulevien projektien tukena. Palautteen antaminen ja kiittäminen tiimin sisäisesti ja toki myös ulkopuolisille kumppaneille on tärkeää. On hyvä myös itse muistaa kysyä palautetta ja ottaa niistä koppia. (visma 2019.)

Olen ollut mukana monissa projekteissa, joissa projektin päättämistä ei ole oikein tapahtunut. Tällaisissa tilanteissa palautteen antaminen meinaa helposti unohtua. Olisi mielestäni hyvin tärkeää aina loppuun viedyn projektin jälkeen istua vielä projekti ryhmän kanssa alas, ja keskustella miten projektin toteuttaminen todellisuudessaan sujui. Olemme käyttäneet akatemialla toteuttamissamme projekteissa motorolaa apuna projektin jälkeisessä keskustelussa. Eli siinä käydään läpi kysymyksiä: mikä meni projektissa hyvin, mitä kehitettävää siinä oli, mitä käytäntöön vietävää projektista löytyi ja mitä opin? Näiden kysymysten avulla on helppo lähteä edistämään palautekeskustelua projektista.

”Päätösvaiheen to-do:

  • Luovuta projekti asiakkaalle tai sisäisesti omaan käyttöön
  • Tee loppuraportointi
  • Kiitä siidosryhmiä, kumppaneita ja omia tiimiläisiäsi
  • Toteuta mahdollinen tyytyväisyyskysely projektiin osallistuneille
  • Kysy ja merkkaa muistiin jatkoideat” (visma 2019.)

 

 

POHDINTA

Omissa projekteissani olen kokenut onnistumisia ja epäonnistumisia. Suurimmat onnistumiset on tapahtuneet yhdessä tapahtumaprojektissamme. Tämä tapahtuma on nyt järjestetty kolme kertaa, joten dataa on siis kertynyt. Projektien tekeminen on ihan älyttömän kivaa ja se on aivan mahtava tunne, kun jokin projekti on onnistuneesti vedetty maaliin. Aion tulevia projekteja aloittaessani käydä tätä esseetä läpi vielä muistin virkistämiseksi mitä projektin tekemisessä on hyvä ottaa huomioon, koska koen että järjestelmällisyys ja asioiden huolella hoitaminen johtaa parhaisiin tuloksiin.

LÄHDE:

Visma Solutions. 2019. Projektin vaiheet aloituksesta päätökseen. Viitattu 4.12.2022. https://psa.visma.fi/blog/projektin-vaiheet/

Kommentoi