Tampere
23 May, Thursday
8° C

Proakatemian esseepankki

Priorisoinnin opettelua



Kirjoittanut: Aleksi Stoilov - tiimistä Roima.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 3 minuuttia.

 

Perjantaina 10.2.2023 järjestettiin Roiman toimesta parin tunnin tiimihetki, jossa käsiteltiin priorisointia. ‘’ Tiimipäivän tarkoituksena on selkeyttää meidän priorisointiamme, sekä yksilö että tiimitasolla ja siten tehostaa meidän toimintaamme ja keventää henkistä kuormitusta’’ (Piirainen, 2023). Näin teamleaderimme Niina Piirainen ilmoitti Roiman Teams- kanavalla 7.2.2023. Itse en valitettavasti päässyt kyseisenä perjantaina paikalle jo heinäkuussa sovitun reissun takia, mikä toki kalvaa sydämmeni pohjasta edelleen. Tässä esseessä koitan paikkailla syntejäni, antakaa anteeksi roimalaiset. 

Piirainen oli löytänyt päivään loistavan ennakkotehtävän, joka jokaisen tiimiläisen oli tehtävä ennen perjantai päivää. Piirainen linkkasi meille Duunitorin julkaiseman artikkelin Eisenhowerin matriisista. (Vikman 2021). Kyseinen matriisi on työkalu, jonka avulla yksilön olisi tarkoitus helpottaa priorisointia ja vähentää stressiä. Tutustuin työkaluun hieman ja se vaikutti mielestäni kerrankin käytettävältä työkalulta, josta olisi oikeasti hyötyä. Ajattelin, että tätä pitää jotenkin nyt aikuisten oikeasti hyödyntää.  

Allekirjoittanut kipuilee satunnaisesti priorisoinnin kanssa ja koska en päässyt Roiman yhteiseen hetkeen, jossa työkalua ja sen tuomia tuloksia käytiin läpi, päädyin kirjoittamaan tämän esseen. Toivotaan, että tämä selkeyttää priorisointi taitojani ja olen esseen kirjoittamisen jälkeen asteen tehokkaampi kaveri! 

 

Mikä ihmeen Eisenhowerin matriisi? 

‘’ Yhdysvaltain entisen presidentin mukaan nimetty Eisenhowerin matriisi (engl. Eisenhower matrix), jota myös Eisenhowerin laatikoksi kutsutaan, perustuu tehtävien jakamiseen nelikentälle.’’ (Vikman 2021) 

Nelikentän avulla yksilön on tarkoitus visualisoida selkeästi, mihin asioihin kannattaa keskittyä ja milläkin painoarvolla. Sen tarkoituksena on auttaa purkamaan to do – lista neljään eri luokkaan, jonka avulla priorisointi helpottuu.  

Nelikentässä to do –lista jakautuu nimensä mukaan neljään eri kategoriaan kahden akselin mukaisesti: tehtävän tärkeyden ja sen kiirellisyyden. Tällä tavoin koostuu siis alla oleva neljä luokkaa: 

  1. Tärkeät ja kiireelliset -> Tee heti/priorisoi 
  1. Tärkeät, mutta ei kiireelliset -> Varaa aikaa 
  1. Kiireelliset, mutta ei tärkeät -> Delegoi/madalla rimaa 
  1. Ei tärkeät, ei kiireelliset -> Poista/harvenna 

 

Ensiksi tulisi tehdä lista kaikista asioista, mitkä vievät työtunteja tällä hetkellä. Mieluusti jokainen asia listataan, olisi se sitten pieni tai iso. Turhia asioita voi myös poistaa myöhemmin, mikäli se tuntuu irtonaiselta. Kun lista on tehty valmiiksi, on sen jälkeen helpompaa alkaa purkamaan niitä nelikentän eri luokkiin.  

 

Aleksin matriisi 

Kokeillaan nyt Eisenhowerin matriisia minun arkeeni soveltaen. Alla on listaa asioista, mitkä ovat vieneet työtuntejani akatemialla alkuvuodesta: 

Myyntipäivä valmistelu toimeksiantajan näkökulmasta, myyntipäivä valmistelu Roiman kanssa, myyntipäivä tapaamiset eri tahojen kanssa, Puhdistustiimin koulutusta, viikkopalaverit/kuukausipalaveri, pajat (Roiman ja Myyntipäivä pajat), ennakkotehtävät, esseet, kirjojen lukeminen ja kuuntelu, erilaiset palaverit, tiimipöydällä hengailu ja yleinen tyhjän toimittaminen, hallituksen kokoukset, Hopsin täyttäminen, Teamsin lukeminen, tiimin yhteiset tapahtumat ja akatemian tapahtumat.  

Tuossa asiat, mitkä löytyivät kalenterista ja mitkä tuli äkkiseltään mieleen. Listalta voi puuttua muutamia asioita, mutta eiköhän tuo lista näytä valmiiksi jo melko pitkältä ja sekavalta. Kuitenkin, kun ottaa huomioon, että tuossa on vain asiat, mitä akatemia tuo täytettä päiviin. Kalenteri on melko täysi, kun listalle lisätään muut elämän osa-alueet. 

Akatemialla käytetty aika vie kuitenkin jo paljon tunteja viikosta, joten selkeytetään akatemian asiat nelikentän avulla, jotta se tukisi arjen kokonaisuutta parhaalla tavalla: 

 

  1. Tee heti/priorisoi 
  • Myyntipäivien valmistelu (toimeksiantaja näkökulma) 
  • Esseet 

 

  1. Varaa aikaa 
  • Myyntipäivien valmistelu (Roima) 
  • Myyntipäiviin liittyvät tapaamiset 
  • Puhdistustiimi koulutukset 
  • Viikkopalaverit/kuukausipalaverit 
  • Ennakkotehtävät 
  • Hallituksen kokoukset 

 

  1. Delegoi/madalla rimaa 
  • Kirjojen lukeminen ja kuuntelu 
  • Erilaiset palaverit 
  • Yleinen tyhjän toimittaminen tiimipöydällä 
  • Tiimin yhteiset tapahtumat 
  • Hopsin täyttäminen 

 

  1. Poista/harvenna 
  • Akatemian yhteiset tapahtumat 
  • Teamsin lukeminen 

 

Ja noin vain. Tehtävälista on jaettu osiin ja mieli on aavistuksen kirkkaampi. Priorisoimalla tehtävälista eri osiin, selkeytyy huomattavasti se, mihinkä tunteja laittaa ja milläkin painoarvolla. Esimerkiksi itselläni priorisoinnin kärjessä on Myyntipäivien valmistelu Puhdistustiimin puolesta. Myyntipäivä on kuitenkin koko yhteisön tapahtuma ja toimeksiantajat ovat tosi isossa roolissa päivien onnistumisen kannalta. Tässä on siis myös vahva ulkoinen paine, mikä väkisin laittaa tämän priorisointi listan kärkeen. 

Poista/harvenna listalle laitoin Teamsin lukemisen. Tätä ei tietenkään tule poistaa, mutta henkilökohtaisesti tulisi harventaa. Tällä hetkellä selaan kaikki Teams- kanavat moneen otteeseen päivän aikana, joka vie kuitenkin itseltäni turhaa aikaa ja energiaa, kun ei ole kuitenkaan välttämätöntä olla siellä niin aktiivinen kuin tähän mennessä olen ollut.  

 

Miksi Eisenhowerin matriisi on toimiva työkalu? 

Tehtävien jakaminen eri kategorioihin selkeyttää ainakin itselläni huomattavasti kaaosta, mitä tekemättömät tehtävät päässäni aiheuttaa. On helpompaa, kun kokonaiskuvan näkee visualisesti sen sijaan, että yksittäiset asiat pyörivät sikinsokin päässäni ja aiheuttavat turhaa stressiä. Jos asioita pyrkii jäsentelemään pelkästään omassa päässä, aiheuttaa se itselleni turhaa päänsärkyä ja kyseisen energian voisi käyttää itse tekemiseen, kun asiat olisivat johonkin tyylikkäästi listattuna. 

Meillä on kuitenkin päivissämme vain rajallinen määrä tunteja, mitä jos käyttäisimme ne oikeasti tehokkaammin turhan päiväisen sekoilun sijaan? Mihin kannattaa oikeasti keskittyä? Millä tavoin pystyn saavuttamaan pitkän tähtäimen tavoitteeni tehokkaasti? Mitä voisin poistaa kalenteristani? 

Näihin kysymyksiin on helpompi löytää vastaukset matriisin avulla. Itse koin, että tästä oli hyötyä ja sain selkeytettyä prioriteettejani akatemialla huomattavasti. Tätä pitää itseni myös soveltaa kaikkiin elämän osa-alueisiin, pienillä asioilla saadaan kuitenkin aikaan isoja muutoksia pitkällä aikavälillä. 

 

 

Lähteet: 

Vikman, V. Artikkeli. Julkaistu 21.10.2021. https://duunitori.fi/tyoelama/eisenhowerin-matriisi/ 

 

Piirainen, N. Roiman Teams- keskustelu 7.2.2023. 

Kommentoi