Tampere
19 May, Sunday
14° C

Proakatemian esseepankki

Pintaraapaisu fasilitoinnista



Kirjoittanut: Ville Leino - tiimistä Empiria.

Esseen tyyppi: Akateeminen essee / 3 esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Varmuutta fasilitointiin
Mirjami Sipponen-Damonte
Esseen arvioitu lukuaika on 4 minuuttia.

Johdanto

Lähdin kirjoittamaan esseetä fasilitoinnista, koska koen sen olevan tärkeä taito nykypäivän työelämässä. Näen oppimisen ja kehittymisen fasilitaattorina myös johtamistyökaluna, jota kehittämällä voi parhaimmillaan luoda motivaatiota, merkitystä ja yhteenkuuluvuuden tunnetta ryhmässä. Jatkan akatemian jälkeen yrittäjänä tai muissa tehtävissä koen fasilitointi taitojen kehittämisen hyödylliseksi taidoksi tulevaisuuden kannalta. Fasilitointitaidon koen liittyvän vahvasti osallistavaan johtamiseen, jossa kehittymällä voi tiimi tai ryhmä päästä odotettua parempiin lopputuloksiin.

Tässä esseessä pureudumme siihen mitä fasilitointi on, mitä fasilitaattorin rooliin kuuluu ja mitä siihen ei kuulu. Esseessä käymme läpi myös muutamia menetelmiä, jotka ovat usein fasilitaattoreilla käytössä. Esseen pääasiallisena lähteenä on Mirjami Sipponen-Damonten kirjoittama kirja ”Varmuutta Fasilitointiin” Mirjami on työskennellyt fasilitaattorina 15 vuotta Suomessa sekä ympäri maalimaa. Mirjamilla on mm. sertifikaatti: Certified Professional Facilitator (CPF) Master, joka tarkoittaa, että hän on toiminut ammattifasilitaattorina yli kymmenen vuotta. (Myspeaker n.d.)

 

 

Mitä fasilitointi sitten on?

Fasilitointi on prosessi, missä fasilitaattori auttaa ryhmää saavuttamaan tavoitteen tehokkaasti, oivalluttamalla ja osallistamalla prosessiin koko ryhmää. Proakatemialla fasilitointi on kaikille ainakin terminä tuttu, sillä usein pajoissa pajanvetäjät ovat fasilitaattorin roolissa. Fasilitointi on terminä tuttu, mutta mitä sillä todella tarkoitettaan ja missä tilanteissa siitä on ryhmälle hyötyä, voi ollakin ilman asiaan perehtymistä vaikeampi sanoittaa. (Sipponen-Damonte 2020)

Fasilitoinnissa on kyse hyvistä kokouskäytännöistä, tehokkuuden ja motivaation lisäämisestä, näkökulmien kuulemisesta sekä hyödyntämisestä. Fasilitointi on yhdistelmä taitoja ja lähestymistapa, joka mahdollistaa yhdessä ohjautuvuuden kehittymisen ja palvelevan johtamisen. (Sipponen-Damonte 2020)

Tekoäly kertoi fasilitaattoreista seuraavanlaisesti.  ”Fasilitaattorit ovat henkilöitä, jotka ovat erikoistuneet helpottamaan ryhmien toimintaa ja keskusteluja. Heillä on usein taitoja, kuten kommunikointi, konfliktien ratkaisu, ajanhallinta ja ryhmädynamiikan ymmärtäminen. Fasilitaattorit auttavat ryhmää käsittelemään monimutkaisia ​​asioita, ratkaisemaan ongelmia, luomaan yhteistyötä ja parantamaan ryhmän tehokkuutta.” (ChatGPT)

Fasilitaattori ei ole henkilö, jolla on vastaukset käsiteltäviin asioihin tai ongelmiin, vaan he auttavat tiimiä ratkaisemaan ongelmat yhdessä. Fasilitoinnissa usein käytetään erilaisia menetelmiä ja visualisointia hahmottamaan tilannetta sekä ratkaisemaan ongelmia. Fasilitaattorin työkalupakista löytyy usein post-it lappuja, tusseja sekä fläppi papereita sekä he käyttävät hyödykseen menetelmiä kuten ajatuskarttoja, SWOT-analyysiä ja brainstormingia. Fasilitaattorin tärkeimpiä tehtäviä on luoda ympäristö, jossa ihmiset uskaltavat ilmaista mielipiteitään ja tuntemuksiaan avoimesti. Fasilitaattorin tulee rakentaa psykologista turvallisuutta, jotta luovuudelle jää tilaa ja kaikkien mielipiteet sekä ideat pääsevät kuuluviin. (Sipponen-Damonte 2020)

 

 

Pajan vetäminen haasteet ja kehityskohdat

Taitavasti suunniteltu, fasilitoitu ja suunnitelman mukaan toteutettu paja on parhaimmillaan hieno tiimihenkeä, tietoa ja oivalluksia tuottava kokemus. Suunnitelman mukaan toteutettu tarkoittaa aikataulussa pysymistä, taukojen pitämistä ja tavoitteisiin pääsyä. Joissain tapauksissa sisältö tai työskentely tapa voi muuttua hyvin radikaalisti, jos pajan vetäjä kokee, että parempaan lopputulokseen päästää muokkaamalla sisältöä tai työskentely tapaa lennosta. Pajojen vetäminen on myös loistava mahdollisuus päästä harjoittelemaan omia fasilitointi taitojaan. Samoja taitoja voi myös hyödyntää projektijohtamisessa esimerkiksi fasilitoinnista opittujen menetelmiä hyödyntämällä. Visualisoinnista, kuuntelusta ja osallistamisesta on usein hyötyä projektin tai yrityksen ongelmien ratkaisemisessa. Oman kokemukseni mukaan visualisointi, erilaisten menetelmien oppiminen ja niiden käyttäminen voi tehostaa projektityöskentelyä huomattavasti.

Pajan vetäjän vastuulla on myös pajan suunnittelu, luottamuksen ja positiivisen tunnelman rakentaminen sekä dialogin sujuvuuden varmistaminen. Pajan suunnitteluun kuuluu vähintään aikataulun rakentaminen, tavoitteiden asettaminen sekä ajankohdan viestintä ja mahdollinen ennakkotehtävä. Luottamuksen ja positiivisen tunnelman rakentaminen on tärkeää, koska tällä tavalla saamme dialogista parempaa ja ajatuksiamme ei valtaa negatiiviset ajatukset. Dialogin sujuvuuteen voi auttaa yksinkertainen hyvin mietitty check-in kysymys, Me-we-us – menetelmä tai yksinkertainen puuttuminen epäkohtiin tai oikeanlaisten kysymysten kysyminen. Pajan vetäjällä ei tulisi olla vahvaa tunnesidettä käsiteltävään asiaan, koska tässä tapauksessa dialogi herkästi kärsii. Mikäli pajan vetäjällä on vahva mielipide siihen mikä lopputuotos pitäisi olla, vaikuttaa se herkästi avoimuuteen eli ei jää tilaa dialogille ja suljetaan tila kehkeytymiseltä. Pajan vetäjänä vahva tunteena mukana oleminen on esimerkiksi asia, johon allekirjoittanut on useamman kerran kompastunut.

 

 

Me-we-us – menetelmä

Me-we-us – menetelmä on yksi fasilitoinnin perinteisimmistä menetelmistä, jonka tarkoituksena on saada ryhmästä enemmän irti tasoittamalla hiljaisempien ja äänekkäämpien välistä vuorovaikutus eroa. Menetelmässä on kolme eri vaihetta oman pohdinnan vaihe, pari tai pienryhmä keskustelu ja yhteiskeskustelu. (Karreinen 2023.)

Oman pohdinta vaiheen etuna on, että jokainen ehtii miettiä asiaa ja jäsentää mitä haluaisi aiheesta sanoa. Pari- tai pienryhmäkeskustelun etuja turvallinen ympäristö sanoittaa omia ajatuksia, kuin isossa ryhmässä. Pari- tai pienryhmäkeskustelussa myös nopeiden ja hitaiden välinen vuorovaikutus eroa tasaantuu ja kaikkia on helpompi osallistua keskusteluun. Yhteiskeskustelun dialogi helpottuu, kun asiaa on päästy jo pohtimaan itsekseen ja pienemmässä ryhmässä. Me-we-us – menetelmän

etuna on kaikkien ääneen pääseminen ja kaikkien ideoiden esille pääseminen. Menetelmän käyttäminen soveltuu myös erittäin hyvin etätapaamisiin isommissa ryhmissä. (Karreinen 2023.)

 

 

Odotusmatriisi

Odotusmatriisi on hyvä työkalu käynnistämään pajaa tai pidempää tiimipäivää. Odotusmatriisissa kirjataan nelikenttään odotukset tilaisuudelle, jotka voidaan jakaa odotuksiin pajanvetäjälle, itse pajalle, osallistujalle ja muille tiimiläisille. Odotusmatriisi on hyvä työkalu sitouttamaan tiimiä tilaisuuteen ja avaa keskustelua tilaisuuden sisällöstä. (Sipponen-Damonte 2020)

 

 

Pohdinta

Fasilitointi on sanana hirviö mutta taitona todella hyödyllinen ja monikäyttöinen. Tämä essee oli vain pintaraapaisu fasilitoinnista, joten suosittelen perehtymään siihen esimerkiksi esseen päälähteen ”Varmuutta Fasilitointiin”- kirjan avulla. Fasilitoinnissa käytetään myös paljon innovoinnista tuttuja menetelmiä, usein innovoinnissa fasilitaattorin roolin voi hyvin ottaa esimerkiksi innovoinnista vastaava tiimiläinen. Fasilitoinnissa kehittyminen voi myös parantaa merkittävästi pajoissa oppimista ja yhteenkuuluvuuden tunnetta tiimissä. Herkästi keskitytään liikaa siihen, kuinka tiimiytymistä tulisi tapahtua vapaa-ajalla jossain työympäristön ulkopuolella, mutta mitä jos työpajoissa voitaisiin tehdä sellaisia, että tiimiytymistä tapahtuisi enemmän siellä?

Ajattelin myös ehdottaa tiimiyrityksellemme, että rakentaisimme niin sanotun pajanvetäjän työkalupakin, joka voisi sisältää fasilitoinnissa käytettäviä materiaaleja. Työkalupakissa voisi olla kuvakortteja, isoja posti-it lappuja, fläppipaperia, tarralappuja, tusseja ja vaikka mitä muuta mitä voisi käyttää hyödyksi pajan vetämisessä. Tällä tavalla antaisimme pajan vetäjälle entistä enemmän työkaluja laadukkaan pajan toteutukseen.

Hyvä on myös muistaa se mitä fasilitaattorin työhön ei kuulu ja miten fasilitoija voidaan nähdä. Tästä kerrotaan hyvin Grape people nettisivuilla. ”Fasilitaattori ei kerro oikeita vastauksia, ei ota kantaa asiasisältöön, ei aja omaa agendaansa enkä ylikirjoita osallistujien ehdotuksia. Fasilitaattori tai fasilitoija voidaan nähdä mahdollistajana, helpottajana, osallistajana ja ryhmän ohjaajana.” (Grape people. n.d.)

 

 

Lähdeluettelo:

Sipponen-Damonte, M. 2020. Varmuutta Fasilitointiin. Alma Talent. Äänikirja. 03.05.2023. Vaatii käyttöoikeuden. https://www.storytel.com/fi/books/varmuutta-fasilitointiin-1037664

Grape people. n.d. Mitä fasilitointi on? Etusivu. Viitattu 03.05.2023. https://grapepeople.fi/mika-fasilitointi/

Lari Karreinen. 13.06.2023. Osana. Me-we-us -menetelmä hiljaisten ja äänekkäiden tasaamiseen. Viitattu 03.05.2023. https://osana.fi/me-we-us-menetelma-hiljaisten-ja-aanekkaiden-tasaamiseen/

Myspeaker. n.d. Mirjami Sipponen-Damonte – Puhuja. Viitattu 03.05.2023. https://www.myspeaker.fi/puhuja/mirjami-sipponen-damonte/?gclid=CjwKCAjw9J2iBhBPEiwAErwpecuB9v7M81hRmV_4WGlaj2xx-WDKUDPkt8kUbTn4Dxahr_Z1wW4T3RoCu0EQAvD_BwE

 

Kommentoi