Tampere
28 May, Tuesday
18° C

Proakatemian esseepankki

Perehdyttämisen merkitys on valtava



Kirjoittanut: Petra Hiltunen - tiimistä Saawa.

Esseen tyyppi: Akateeminen essee / 3 esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 5 minuuttia.

 

Aloitus 

Työskennellessäni eri yrityksissä olen havainnut hyvin erilaisia tapoja perehdyttää työntekijöitä. Omien kokemusteni pohjalta olen oivaltanut, miten huonosti järjestetty ja pintapuolinen perehdyttäminen vaikuttaa negatiivisesti omaan työntekoon. Siksi lähdin tutkimaan perehdyttämistä ja sen merkitystä tarkemmin. Esseen tavoitteena on tehdä siis teoriakatsaus perehdyttämiseen ja työhyvinvointiin, sekä tuoda esille perehdyttämisen merkitys työyhteisön ja yrityksen kannalta.  

 

Perehdyttämisellä on valtava merkitys niin työntekijälle kuin työyhteisölle 

Työpaikoissa henkilöstön suuri vaihtuvuus on lisääntynyt osa-aikaisten, tarpeessa työhön kutsuttavien työsopimusten lisääntyessä sekä vuokratyövoiman käytön takia, jolloin perehdyttämisen merkitys kasvaa (Mattila 2016, 5).  Kiire, hierarkioiden purkaminen, ohuet organisaatiot sekä hallintohenkilöstön vähentäminen ovat osaltaan johtaneet siihen, että uuden työntekijän kunnolliselle perehdyttämiselle ei tahdo organisaatioissa löytyä aikaa. Perehdyttäminen on olennainen osa työhyvinvointia sekä uuden työntekijän kiinnittymistä työyhteisöön. Oman kokemukseni perusteella monesti perehdyttäminen jää vajaaksi monesti eri näkökulmasta. Se on mielestäni haitallista niin uudelle työntekijälle kuin myös vanhoille, jos perehdyttämistä ei pystytä toteuttamaan kunnolla. Lisäksi työnantajan vastuulla on se, että uusi työntekijä pystyy suoriutumaan varsinaisesta työstää, joten hänet tulisi perehdyttää huolellisesti. Kuitenkin työyhteisöllä haasteena on jo rekrytointivaiheessa osaavan asiantuntijuuden tunnistaminen (Lehtinen & Palonen 2011, 24). 

 Organisaatioilla on erilaisia tapoja ottaa uusia työntekijöitä vastaan. Monilla on käytössä tervetuloa taloon –manuaaleja, joista selviää kaikki olennainen tieto uudelle tulijalle. Hyvin toimivissa organisaatioissa uudelle tulokkaalle osoitetaan kokenut työntekijä kumppaniksi, joka auttaa sekä johdattelee hänet talon tapoihin, esittelee muille sekä perehdyttää työhön. Toisaalta on olemassa myös organisaatioita, joissa uudelle tulokkaalle vain osoitetaan työpiste, johon hänet jätetään selviytymään ja perehdyttämään itse itsensä. Tällaisessa tapauksessa perehdyttäminen on organisaatiossa toteutettu hyvin pintapuolisesti. On myös mahdollista, että organisaatiolla on olemassa hyvä perehdyttämissuunnitelma, mutta kukaan ei ole aiheesta tai itse suunnitelmasta päävastuussa, joten perehdyttäminen jää usein vajanaiseksi. (Kattelus & Jokinen 2017, 215.)  

Kokemukseni perusteella usein perehdyttämisessä on mahdollisuus olla kokeneen työntekijän kanssa sekä työskennellä yhdessä että havainnoida muiden työyhteisön jäsenten toimintaa, mutta kuten tutkimuksissakin on todettu (Kattelus & Jokinen 2017) aina ei aikaa ole tarpeeksi, joten mahdollinen kirjallinen tuki perehdyttämiseen on tarpeen sekä tukee mahdollisesti heikkoa ja uuden työntekijän itsellensä jäävää perehdyttämistä.  

 

Vuokratyöntekijät toimivat myös omien työntekijöiden tapaan yrityksen edustajina 

Vaikka perehdytys omien työntekijöiden osalta sujuisi hyvin, saattaa vähemmälle huomiolle kuitenkin jäädä toimipaikan vierailevat työntekijät eli vuokratyöntekijät. Vuokratyöntekijät ovat tärkeä apu monissa eri yrityksissä, varsinkin jos omia työntekijöitä on vähän. Jos yksikin yrityksen omista työntekijöistä on sairaslomalla, on haastavampaa löytää vuoroille paikkaajaa omasta henkilökunnasta. Vuokratyöntekijät toimivat myös omien työntekijöiden tapaan yrityksen edustajina, minkä vuoksi heidän perehdytyksensä työhön on myös tärkeää, jotta työ hoituisi laatuvaatimusten mukaan. Lisähaasteen luo se, että vuokratyöntekijöiden vaihtuvuus on usein suurta, eivätkä samat jo perehdytetyt henkilöt välttämättä palaa uudelleen samaan yritykseen. Ulkopuolisten kerran vierailevien työntekijöiden perehdytys saatetaan koeta kuitenkin turhaksi työksi. Vuokratyöläisille laatima perehdytysmateriaali voisi tuoda turvaa ja mukavuutta niin ulkopuoliselle työntekijälle kuin yrityksen omillekin työntekijöille. Oma henkilöstö joutuu korjaamaan vuokratyöläisen tekemät virheet, minkä vuoksi selkeä materiaali voi vähentää korjaamisen tarvetta tehostaen työskentelyä. Asiakkaalle ei näyttäydy kuka on vuokratyöläinen ja kuka taas yrityksen oma työntekijä, minkä vuoksi kaikkien perehdytyksellä on merkitystä. 

 

Hyvinvoiva henkilöstö on yrityksen keskeisin voimavara 

Hyvinvointi on yhteiskunnan yksi keskeisimpiä tavoitteita ja työelämällä on olennainen rooli sen edistämisessä. Koska työelämä muuttuu nopeaan tahtiin, on sen mukana muututtava myös työhyvinvoinnin tarpeet ja keinot sekä ylläpitää että kehittää työhyvinvointia. Työhyvinvointi tarkoittaa, että työ on mielekästä ja sujuvaa turvallisessa, terveyttä edistävässä sekä työuraa tukevassa työympäristössä ja työyhteisössä. Työhyvinvointia ei voida pitää pysyvänä tilana, sillä se muuttuu työhön liittyvien kuormitus- ja voimavaratekijöiden keskinäisen tasapainoin vaikutuksesta. (Puttonen, Hasu & Pahkin 2016, 4–6.) Työhyvinvoinnin ymmärretään nykyään olevan yksittäisen työntekijän hyvinvoinnin lisäksi koko työyhteisön hyvinvointia ja toimivuutta. Työhyvinvointi on siis kokonaisvaltainen toimintatapa, johon vaikuttaa yksilö, organisaation toimivuus ja johtaminen, työyhteisön ilmapiiri sekä itse työ. (Terävä & Mäkelä-Pusa 2011, 6.) 

Hyvinvoiva henkilöstö on yrityksen keskeisin voimavara. Satsaus työhyvinvointiin kannattaakin, sillä hyvinvoiva työntekijä ja työyhteisö ovat tuottavia sekä innovatiivisia. Lisäksi työhyvinvointi on kilpailuvietti samoin kuin yrityksen menestys, kumpikin niistä parantaa työpaikan mainetta, houkuttelevuutta ja kiinnostavuutta. Työelämän kehittämisen viesti onkin, että tuottavuutta ja työhyvinvointia kannattaa pyrkiä parantamaan samanaikaisesti, koska ne tukevat toisiaan. Työhyvinvoinnista huolehtiminen on koko yhteisön yhteinen tehtävä, mutta työnantajan panostus on merkittävässä roolissa. Hyvän johtamisen sekä laadukkaan esimiestyön on arvioitu muodostavan perustan työhyvinvointia tukeville toimille. (Puttonen, Hasu & Pahkin 2016, 4–6, 13.) 

 

Puutteet työnopastuksessa ovat yleisiä työtapaturmien syitä  

Perehdyttäminen sekä siitä seuraava työhönopastus on erittäin tärkeää, sillä työnsä hallitseva ja työhönsä sitoutunut henkilö haluaa kantaa vastuuta osaamisestaan kysymällä, kertaamalla ja ottamalla selvää, jos on epävarma jostakin asiasta. Perehdyttäminen antaa työtekijälle valmiudet työskennellä työyhteisössä ja työtehtävissään oikealla ja turvallisella tavalla. Laki velvoittaa työnantajan antamaan opetusta, ohjausta sekä lisäksi henkilökohtaista ohjausta työntekijälle, jolla ei ole työhön tarvittavaa ammattitaitoa ja kokemusta. Työntekijän osaaminen ja kokemus tulisi selvittää heti, sillä niiden perusteella määritellään perehdyttämisen kesto sekä laajuus. Järjestelmällisen perehdyttämisen ja työhönopastuksen piiriin kuuluvat kaikki henkilöstöryhmät ja myös vuokratyöntekijät, kesätyöntekijät sekä muut kausityöntekijät. Lain mukaan työantaja on ensisijaisesti vastuussa perehdyttämisestä, mutta hänellä on oikeus delegoida perehdyttämiseen sekä muuhun opastukseen liittyviä työtehtäviä muille organisaation osaaville työntekijöille, mutta vastuu säilyy kuitenkin aina esimiehellä (Kattelus & Jokinen 2017, 214).  

Kun perehdyttäminen on toteutettu hyvin, auttaa se työntekijää oppimaan työtehtävät nopeammin. Myös virheet, tapaturmat ja onnettomuudet vähenevät. Puutteet työnopastuksessa ovat yleisiä työtapaturmien syitä. Työtapaturmat ovat laskussa suomalaisilla työpaikoilla, mutta niitä esiintyy edelleen paljon. Erityisen tärkeää onkin perehdyttää työuransa aloittavat nuoret työntekijät. (Puttonen, Hasu & Pahkin 2016, 9.) Lain mukaan on työnantajan vastuulla se, ettei työntekijä aiheuta vaaraa itselleen eikä muille.  Perehdyttäminen myös vähentää stressiä sekä auttaa uutta työntekijää pääsemään osaksi työyhteisöä. Lisäksi työteho ja työn laatu paranevat, kun työntekijä tietää tehtävänsä ja vastuunsa. Työpaikalla tulisi olla ajantasainen perehdyttämissuunnitelma ja -aineisto. Lisäksi on huolehdittava, että perehdyttäjällä on riittäväsi aikaa tehtäväänsä. Perehdyttämisen tukena on hyvä olla myös kirjallinen suunnitelma, jolla seurataan opastuksen etenemistä (Työturvallisuuskeskus). Työturvallisuuskeskus onkin luonut perehdyttämisen muistilistan, joka on internetissä saatavana kaikille. Tämä lista sisältää perinteisiä ja tärkeitä perehdyttämiseen liittyviä seikkoja, mutta on muokattavissa monenlaisille organisaatioille. Tärkeää on myös kertoa uudelle työntekijälle tarkasti se, mitä häneltä odotetaan, mutta kannustaa myös aloitteellisuusteen ja omatoimisuuteen. Lisäksi on tärkeää rohkaista uutta työntekijää kysymään heti, jos jokin asia on jäänyt epäselväksi.  

 

Työnantajalla on laillinen vastuu perehdyttämisestä 

Työnopastuksessa varmistetaan, että työntekijä hallitsee työtehtävän, käytettävät koneet ja työvälineet sekä osaa toimia myös häiriö- ja poikkeustilanteissa. Lisäksi työhönopastukseen kuuluu myös työpaikan pelisäännöistä keskustelu kuten häirinnän ja epäasiallisen kohtelun tunnistaminen tai väkivallan uhkatilanteissa toimiminen ja liiallisen henkisen kuormituksen ennakointi (Työturvallisuuskeskus). Työhyvinvoinnin kannalta on olennaista laatia yhdessä työyhteisön kanssa yhteisön säännöt sekä käydä läpi toimintaperiaatteet. Työopastuksen tukena ovat käsikirjat, kaaviot, työturvallisuusohjeet, opastusohjeet, käyttöohjeet, läheltä piti -raportit, prosessikuvaukset, esitteet, tuoteselosteet, vaarojen ja haittojen arvioinnin sekä valokuvat ja videot (Työturvallisuuskeskus). Työhönopastusta tarvitaan useissa erilaisissa tilanteissa, joita ovat esimerkiksi seuraavat: työ on tekijälleen uusi, työtehtävät vaihtuvat, työmenetelmät muuttuvat, hankitaan ja otetaan käyttöön uusia koneita, laitteita ja aineita, annetussa työnopastuksessa havaitaan puutteita tai havaitaan virheitä toiminnassa (Työturvallisuuskeskus).  Työhönopastus on siis jatkuvaa ja työntekijöiden taitoja ylläpitävää toimintaa. 

 Työnantajalla on laillinen vastuu perehdyttämisestä. Perehdytyksen tulee olla suunnitelmallista, johdonmukaista, jatkuvaa, motivoivaa ja sitä tulee arvioida, sekä kehittää jatkuvasti. Perehdytyksellä on selvä yhteys koettuun työhyvinvointiin, sillä perehdytys mahdollistaa uusille työntekijöille kiinnittymisen osaksi työpaikkaa ja työyhteisöä.  Viiden askeleen perehdytysmallia, sekä Työturvallisuuskeskuksen perehdyttämisen tarkistuslistaa voidaan hyödyntää perehdytysmateriaalin kehittämisessä, ja ne tuovat hyvät lähtökohdat kokemattomalle perehdyttäjällekin. Oleellisin lopputulos mihin päädyin on, että perehdytyksessä tulee huolehtia yhteneväisyydestä, sekä suunnitelmallisuudesta. Kirjallinen materiaali uudelle työntekijälle voi olla tarpeellinen, joten perehdytysmateriaalia tulisi kehittää niin, että työntekijä voi saada selkeät ohjeistukset myös kotiin tarkasteltavaksi. Perehdyttämistä tulee kehittää jatkuvasti ja sitä tulee arvioida, jotta mahdolliset puutteet ja kehityskohteet tulevat esiin. 

Pohdinta 

 Työskennellessäni ravintola-alla, havahduin siihen, kuinka erilaiset tavat eri yrityksillä on perehdyttämisen suhteen. Kokemukseni mukaan huonon perehdytyksen myötä, tietämätön uusi työntekijä kuormittaa muita työntekijöitä valtavasti. Työskennellessäni baarimikkona huonon perehdytyksen takia jouduin jatkuvasti kyselemään apua muilta työntekijöiltä, jolloin heidän työntekonsa hidastui huomattavasti. Tilanne oli epämiellyttävä niin minulle kuin minua neuvoville kolleegoilleni, koska hektisessä työympäristössä on vaikea kommunikoida selkeästi. Monilta ikäviltä tilanteilta ja virheiltä oltaisiin vältytty, jos minulle olisi annettu kirjalliset ohjeet ja perehdytykseen käytetty muutama tunti enemmän. Tietämättömänä olisin voinut aiheuttaa itselleni tai muille työntekijöille myös vaaratilanteita. 

Etsiessäni tietoa perehdytyksestä, oivalsin vielä enemmän, kuinka suuri merkitys uuden työntekijän perehdytyksellä on. Perehdytyksen merkitystä hyvinvoinnin lisäksi voidaan tarkastella markkinoinnin kulmasta. Hyvin perehdytetty työntekijä on osa organisaation markkinointia ja niin kuin jo mainitsin, työteho ja työn laatu paranevat, kun työntekijä tietää tehtävänsä ja vastuunsa. Yritysten tulisi siis panostaa perehdytykseen ja sen seurantaan sekä kehittämiseen, sillä perehdytyksen menestys näkyy niin työntekijän hyvinvoinnissa, työyhteisön hyvinvoinnissa sekä yrityksen tuloksessa. Olisin itse antanut paljon vakuuttavamman ja ammattitaitoisen vaikutelman koko yrityksestä asiakkaille, jos en olisi sooloillut baaritiskin takana ja työpanokseni olisi ollut tehokkaampaa, jolloin olisin myynyt juomia enemmän samaan aikaan.  

 

 

Lähteet: 

Kattelus, R. & Jokinen, T. 2017. Ura-opas. Työelämän lyhyt oppimäärä. Gaudeamus. Tallinna. 

Lehtinen, E. & Palonen, T. 2011. Asiantuntijaosaamisen luonne ja osaamisen tunnistamisen haasteet. Ammattikasvatuksen aikakausikirja. OKKA-säätiö.  

Mattila, N. 2016. Perehdytyksen merkitys – perehdytysopas Foodis Fresh Oy:lle. Opinnäytetyö (AMK). https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/113910/Mattila_Nelli.pdf?sequence=1&isAllowed=y 

Puttonen, S. Hasu, M. & Pahkin, K. 2016. Työhyvinvointi paremmaksi. Keinoja työhyvinvoinnin ja työterveyden kehittämiseksi suomalaisilla työpaikoilla. Työterveyslaitos. Helsinki https://www.julkari.fi/bitstream/handle/10024/130787/Ty%C3%B6hyvinvointi%20paremmaksi.pdf?sequence  

Työturvallisuuskeskus. Työhön perehdyttäminen ja työnopastus. https://ttk.fi/tyoturvallisuus_ja_tyosuojelu/tyosuojelu_tyopaikalla/vastuut_ja_velvoitteet/tyohon_perehdyttaminen_ja_tyonopastus  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kommentoi