Tampere
22 May, Wednesday
16° C

Proakatemian esseepankki

Parhaat vinkit Final Campin suunnitteluun



Kirjoittanut: Fiia Ketonen - tiimistä Kipinä.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 4 minuuttia.

Parhaat vinkit Final Campin suunnitteluun

Fiia Ketonen

2ep

 

Johdanto

 

Final Campin projektijohtajana toimiminen oli itselle henkilökohtaisesti isoin johtamisen paikka ja opin todella paljon itsestäni johtajana. Projekti oli monivaiheinen ja koko tiimiä osallistava, vaikka isoin vastuu olikin projektinjohtajilla. Projektin vaiheissa välillä mietin, että olisipa joku check-list mistä voisi tarkastaa mitä pitää vielä tehdä. Tässä on siis paras yritykseni tehdä nuoremmille tiimeille käytettäväksi muistilista, josta voi vähintään napata ajatuksia oman Final Campin suunnitteluun!

 

Talous ja budjetti

 

Tämä on ehkä tärkein osa Final Campia, sillä kansainvälinen projekti kustannetaan itse. Huomioi ainakin nämä asiat:

 

  1. Aloita säästäminen koko tiimin voimin ajoissa. Me aloitimme säästämisen Final Campia varten jo tiimin perustamisen aikoihin. Kiinteisiin kuluihin lisättiin osuus, joka meni suoraan Final Camp -kassaan.

 

  1. Suunnitelkaa koko tiimin voimin tavoitebudjetti ja strategia, miten sinne päästään. Meneekö kaikista projekteista joku osuus Final Camp -kassaan? Meillä oli kiinteän maksun lisäksi erikseen Final Camp -projekteiksi määriteltyjä projekteja, joiden tulos meni suoraan Final Camp -kassaan. Näistä ei pidetty erillistä kirjaa, mutta luotettiin jokaisen osallistuvan johonkin projektiin ja näin ollen kantavan kortensa kekoon.

 

  1. Aloittakaa keskustelut kohdemaasta jo hyvissä ajoin, sillä se vaikuttaa tietysti budjettitavoitteeseen paljon. Haluatteko myös, että valtaosa kuluista maksetaan yhteisesti vai pelkästään lennot ja majoitukset? Meillä oli Kipinänä ajatus, että halutaan kaikille olevan taloudellisesti mahdollista lähteä reissuun. Eli valtaosa kuluista haluttiin maksaa yhdessä ja kohdemaaksi ei haluttu valita liian kallista kohdetta.

 

Aikataulu

 

Aikataulua voi olla melko vaikean tuntuista miettiä alkuun, mutta suosittelen alkamaan pohtia tätäkin hyvissä ajoin. Kipinä on esimerkiksi kesäisin ollut huonommin yhteyksissä, sillä monet ovat halunneet lomailla tai ovat olleet kesätöissä. Huomioi siis nämä:

 

  1. Kannattaa lyödä melko nopeasti lukkoon päiviä, jolloin tehdään päätökset. Meillä oli takarajana kohdemaan valitsemiselle ja lentojen ostolle toukokuu ennen kesälomaa, sillä tiedettiin kesän aikana tiimiläisten olevan huonommin saatavilla.

 

  1. Syksyllä Final Campin käytännön valmistelut kannattaa aloittaa heti, että kaikki ehtivät hankkia tarvittavat viisumit ja rokotteet sekä tilata uudet passit.

 

  1. Kipinä löi lukkoon jo keväällä myös ensimmäisen Final Camp -pajan syksylle, että kaikki ehtivät varautua siihen.

 

Toimeksiantajan etsintä ja valinta

 

Toimeksiantaja on ehkä se haastavin osuus ja myös kuultujen tarinoiden puolesta se, missä on ollut eniten haasteita. Sopimuksia ei ole luettu kunnolla tai niitä on rikottu. On syntynyt väärinymmärryksiä.

 

Kohdemaan kulttuuri ja erityisesti työkulttuuri saattaa olla ihan erilainen, ja myös ulkomaalaisena työskentely jossain ei välttämättä ole yksinkertaista, vaikka kyseessä on lyhyt projekti. Esimerkiksi meille selvisi, että Indonesiassa vapaaehtoistyö tai villan antaminen ilmaiseksi saatetaan molemmat katsoa työnteoksi, ja näitä ei ilman työviisumia saa tehdä. Kun olet kohdemaassa, sinua koskee myös kohdemaan lait. Huomioi siis ainakin nämä jutut:

 

  1. Onko kohdemaassa mahdollista toteuttaa kansainvälinen projekti paikallisen toimijan kanssa? Vaaditaanko siihen lupia tai viisumeita? Onko se ylipäänsä laillista? Tutustu kohdemaan sääntöihin tarkkaan ja konsultoi toimeksiantajaa tarkkaan. Onko heillä ollut aiemmin ulkomaalaisia työntekijöitä?

 

  1. Tutki toimeksiantajan tausta tarkkaan, varsinkin jos yrityksessä ei ole kansainvälistä tai suomalaista kontaktia.

 

  1. Luo sopimukset huolellisesti ja käy ne läpi toimeksiantajan kanssa myös suullisesti. Älä oleta, että he lukevat sopimuksia.

 

  1. Oletteko lähdössä Final Campille kohdemaa vai toimeksianto edellä? Tämä on asia mikä kannattaa selvittää tiimin kanssa hyvissä ajoin. Meillä moni toivoi aluksi toimeksianto edellä, mutta kuitenkin valtaosa halusi lämpimään maahan. Lopulta maat alkoivat rajautua erinäisistä syistä ja jäljellä jäi pääosin Kaakkois-Aasian maita. Tutkimme työskentelysääntöjä näihin pitkään, ennen kuin meille varmistui toimeksiantajaksi myös Suomessa toimiva toimeksiantaja.

 

Viestintä

 

Yksi isoimpia oppeja tämän koko luokan projektissa oli viestinnän tärkeys. Me olemme kaikki täysin erilaisia matkailijoita ja meillä on eri mukavuusalueet. On siis tärkeää löytää kultainen keskipiste, missä kaikilla on tarpeeksi mukavaa. Tämä vaatii todella paljon kommunikaatiota ja yksi eniten työtunteja vienyt osa olikin viestintä. Huomioi siis ainakin nämä:

 

  1. Alkakaa selvittää hyvissä ajoin tiimin toiveita, mutta erityisesti pelkoja ja mukavuusalueita. Onko joku kohde ehdoton ei jollekin ja mistä syystä? Meillä oli ainakin ykköstoiveena päästä yhdessä reissuun, siitä syystä kohdemaata mietittiin hartaudella.
  2. Kaikki eivät välttämättä uskalla tai halua puhua ääneen kaikista aiheista, joten kannustakaa ihmisiä tulemaan puhumaan teille suoraan. Me koimme myös kyselylomakkeet tehokkaiksi alkuun, mutta lopuksi dialogi oli paras tapa päätösten tekoon.

 

  1. Aktiviteettejä suunnitellessa todettiin, ettei kaikkien tarvitse osallistua kaikille retkille, mutta isoimmat aktiviteetit haluttiin järjestää niin, että kaikki voivat osallistua.

 

  1. Jokaisesta palaverista ja pajasta kannattaa alusta lähtien kerätä hyvät muistiinpanot, sillä näistä on todella paljon hyötyä karsimisessa.

 

  1. Tehkää projektinjohtajina säännöllisin väliajoin tiedotteita, jotka kaikkien täytyy käydä lukemassa. Final Camp -kanava Teamssissä on ihan must, mistä löytyy kaikki aiheeseen liittyvä.

 

Käytännön jutut

 

Niin kuin jo aiemmin mainitsinkin, meitä on todella erilaisia matkustelijoita ja moni saattaa matkustaa ensimmäistä kertaa kaukomaahan. Kaikilla ei siis välttämättä ole tietoa, mihin kaikkeen pitää varautua, joten tästä on tärkeää käydä yhdessä keskusteluja. Aikuisella on vastuu itsestään, mutta on tiimin etu auttaa toisia. Muistakaa käydä ainakin nämä läpi:

 

  1. Passin voimassaoloaika. Kohdemaasta riippuen passin tulee olla voimassa tietty aika reissun jälkeen. Tämä vaihtelee todella paljon ja jotkin maat saattavat vaatia jopa vuoden voimassaoloaikaa. Pitäkää siis huoli, että kaikilla on passit kunnossa!

 

  1. Osa maista tarvitsee viisumin ja tähän saattaa joskus tarvita myös passin. Tämäkin siis kannattaa käydä hyvissä ajoin läpi, ettei keneltäkään jää viisumi saamatta.

 

  1. Omat vakuutukset ja niiden kattavuus tulee jokaisen tarkastaa itse ennen matkaa.

 

  1. Kohdemaahan vaadittavista rokotteista saa paljon tietoa osoitteessa www.rokote.fi. Osa rokotteista on pakollisia, esimerkiksi meidän varatessa matkaamme, monessa maassa oli vielä pakollisena koronarokotteen ottaminen. Monet rokotteet ovat myös sarjoja ja vaativat muutaman kuukauden aikaa, että ehtii ottaa kaikki rokotteet. Kaikkien kannattaa tarkistaa nämä myös omalta terveysasemalta.

 

  1. Muut tarvittavat lääkkeet ja vastaavat. Monissa maissa saattaa olla rajoituksia lääkkeiden maahantuonnissa, joten jokaisen tulee itse varmistaa omat lääkkeensä.

 

  1. Tässäkin on kiva saada apua kokeneemmilta matkaajilta.

 

  1. ICE-yhteystiedot hätätapauksien varalle

 

Lähteet

 

Ketonen, F. Muistiinpanot.

Kommentoi