Tampere
24 May, Friday
12° C

Proakatemian esseepankki

NEUVOTTELUTAIDOT: Yrittäjyyselämän tärkein voimavara



Kirjoittanut: Heta Valkama - tiimistä Hurmos.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Uusi neuvotteluvalta
Juhana Torkki
Sami Miettinen
Esseen arvioitu lukuaika on 6 minuuttia.
Johdanto

Miksi yrittäjän kuuluisi osata neuvottelutaitoja? Neuvottelutaidot ovat olennaisia yrittäjälle menestyksekkään liiketoiminnan saavuttamiseksi, sillä ne mahdollistavat kommunikaatio taitoja, auttavat ratkaisemaan konflikteja ja luovat win-win tilanteita. Tärkeimpänä ne tulevat asiakassuhteiden rakentamisessa, sekä tavoitteiden saavuttamisessa. Olen aina pohtinut miten parantaa neuvottelutaitoja jo ennen yrittäjäksi pohtimista ja sainkin nyt aivan oivan kirjan käteeni. Neuvottelutaidot auttavat varmasti myös myynnin kehityksessä sekä erilaisten ovien ja mahdollisuuksien avaamisessa. Pyrin seuraavassa esseessä lähinnä käsittelemään ja referoimaan kirjaa uusi Neuvottelu valta, sen laajan ja kattavan tiedon takia.

 

Neuvottelusta yleisesti

Suurten ja monimutkaisten neuvotteluiden tapauksessa usein hyödyllistä on käyttää välittäjiä. Kuten kirjassa “Neuvotteluvalta” todetaan, paras hyöty neuvotteluista saadaan, kun neuvottelija ei ole liian henkilökohtaisesti sitoutunut lopputulokseen. Rauhallisesti ja tarvittaessa etäisyyttä ottaessaan neuvottelija voi arvioida tilannetta objektiivisemmin, mikä antaa lisää liikkumavaraa neuvotteluissa. Päämiehen liiallinen tunnepitoisuus saattaa vaarantaa neuvotteluiden onnistumisen. Kuitenkin välittäjien käyttö ei aina ole paras ratkaisu, sillä avainhenkilöt ovat yleensä paremmin perillä itse neuvoteltavasta asiasta. Neuvottelut ovat olennainen osa arkipäiväämme, olipa kyseessä sitten työelämä tai henkilökohtaiset suhteet. Onnistunut neuvottelu vaatii valmistautumista, aktiivista kuuntelua ja joustavuutta. Neuvottelu on tilanne, jossa osapuolet pyrkivät saavuttamaan yhteisen sopimuksen tai ratkaisun. Tärkeitä taitoja ovat kuuntelu, viestintä ja kompromissien etsiminen. Miettinen & Torkki (2019, 28-36.)

Välikäsiä ei vaan ole yleensä mahdollista pienyrittäjien käyttää ja odotettavasti he ovat itse erittäin sitoutuneet neuvotteluihin ja tunneperäisesti siinä mukana. Olen itse käyttänyt välittäjää vain oman asunnon hintaneuvottelussa. Silloisesta neuvottelu tilaisuudesta oppi ja uhkarohkeus hintaneuvotteluun syveni.

Neuvottelun vaiheita ovat seuraavat kolme:

Yritysakatemia (2023.)

Vallankäytön keinot

Epäsuora valta ilmenee monin eri tavoin. Ensinnäkin kiitollisuuden velka on yksi tällainen keino. Kukaan ei halua olla toiselle velkaa lahjasta tai palveluksesta, joten tämä luo epäsuoran vallan dynamiikan. Toiseksi jatkuvuusperiaate perustuu oppimiseen ja peräkkäisten tapahtumien linjaan. Kolmanneksi sosiaalinen hyväksyntä vaikuttaa vahvasti ihmisten päätöksiin. On helpompaa ja turvallisempaa mennä massan mukana kuin olla eri mieltä. Neljänneksi pitäminen luo yhteyden samankaltaisiin ihmisiin ja auttaa meitä valikoimaan ympärillemme sellaisia, jotka ovat samanlaisia kuin me itse. Viidenneksi auktoriteetti, joka muodostuu statuksesta ja asemasta, tekee helpommaksi uskoa ja seurata niitä, jotka omaavat tällaisen auktoriteetin. Kuudenneksi niukkuus voi luoda valtaa, kuten esimerkiksi formulakuski Kimi Räikkönen, joka on tunnettu niukkasanaisuudestaan ja siten herättää kiinnostusta ja arvostusta. Miettinen & Torkki (2019, 49-55.)

Vallankäyttöneuvotteluissa menestyminen vaatii selkeää tavoitteellisuutta eli omien päämäärien tietoista tiedostamista. Huono neuvottelija istuu neuvottelupöytään ilman selkeää tavoitetta. Neuvottelijan on osattava käyttää hintaneuvotteluissa ankkurointia ja esitettävä tarkkoja sekä perusteltuja lukuja. Voitto, joka on saavutettu toista osapuolta nöyryyttämällä, kantaa suuren riskin pitkäaikaisille suhteille ja omalle maineelle. Sopimuksen juridiikkaa ja juristien toimintaa ohjaa toimeenpanovallan haku. Sopimusneuvotteluja voidaan ymmärtää pakkovaltana, jossa osapuolia pyritään painostamaan tai vaatimaan myönnytyksiä. Valtarakenteet ovat usein piilossa ja vaihtelevat toimialakohtaisesti sekä ostajien ja myyjien välillä. Julkisen sektorin rooli on monimutkainen tilaaja-tuottajamallissa. Huippuneuvottelija pyrkii pikemminkin laajentamaan neuvotteluvaraa päivä päivältä kuin maksimoimaan vallan. On tärkeää osata ilmaista valtaa tarvittaessa ja asettaa vastalauseita, mutta ylilyöntejä ei saa tapahtua. Huippuneuvottelija säätää valtaa hienovaraisesti kuin äänitarkkailija konsertissa: liian matala taso ei kuulu, ja liian korkea aiheuttaa kipua korville. Miettinen & Torkki (2019, 91.)

 

Status neuvottelussa

Miettisen ja Torkin kirja korostaa, että ihmisen status neuvotteluissa on osittain ennalta määrätty ja siihen vaikuttavat tekijät kuten tausta, historia, ulkonäkö, äänen mataluus, titteli ja asema yrityksessä sekä maine. Neuvottelutilanteessa status on voimakas väline, joka voi luoda illuusion vaikutusvallasta. Kirja jakaa neuvottelijat korkean ja matalan statuksen ryhmiin, ja näitä erottavat puheen ilmaisu, eleet ja katsekontakti, kuten ilmeet, puheen vuorovaikutus, ryhti, kävely ja käsien sekä pään asento. Miettinen & Torkki (2019, 110.)

Korkean statuksen merkit voivat sisältää vähäeleisyyden, pitkät monologit, hyvän ryhdin, selkeän puheen ja matalan äänen. Matalan statuksen merkit puolestaan voivat olla lyhyitä kommentteja, käsien koskettelua, nopeaa ja kaoottista puhekieltä, murteita sekä korkeaa ja hiljaista ääntämistä. Valta neuvottelutilanteessa voi perustua myös asiantuntijuuteen, karismaan, kokemukseen ja luonteen lujuuteen. Suoraa valtaa voidaan käyttää yhdistämällä rankaisu ja palkinto taktiikka. Esimerkiksi korkean statuksen omaava neuvottelija voi esiintyä armeliaana ja anteliaana tai vaativana ratkaisijana. Miettinen & Torkki (2019, 124). Varoitukset ja uhkaukset ovat tärkeitä tietyissä ajankohdissa jotta uskottavuus ei kärsi, ja joita neuvottelija voi käyttää pattitilanteiden ratkaisemiseksi, mutta niiden käyttöä tulee mielestäni välttää kunnes muu ei toimi. Uhkaus voi esimerkiksi pakottaa neuvottelukumppanin nurkkaan ja aiheuttaa puolustusreaktion, kun taas varoitus on maltillisempi ja selkeyttää mahdollisia seurauksia, jos sopimukseen ei päästä.

Neuvottelutaktiikkoja esitellään monia kirjassa ja yksi tunnettu on “hyvä poliisi, paha poliisi” -taktiikka. Koen että neuvotellessa hinnasta täytyy pohtia kuinka hyvä on pelaamaan pokeria ja uskaltaako heittäytyä kuinka röyhkeäksi, sillä nöyryyttäkin tarvitaan neuvottelutilanteissa. Pohdittavaksi jääkin oma ideologia, joko go big or go home tai sitten molempia hyödyttävä ratkaisu. Itse ajattelen että molempia hyödyttävään ratkaisuun pitää ehdottomasti panostaa ja pitää takaraivossa ajatus mitä minä voin tarjota neuvottelukumppanille, eikä pelkästään oman saamisen ajatteleminen.

Pelko neuvottelutilanteeseen joutumisesta saattaa tulla toisen statuksesta tai omasta itsetunnon puuteesta, uskomattomuudesta tuotteeseen tai muuten esimerkiksi pelosta myydä. Kuitenkin pitää muistaa ajatus takaraivossa, että jos et uskalla kysyä, et voi ikinä saada mitään.

 

Analyyttisyys

Hyvä neuvottelija onnistuu näkemään erilaisia näkökulmia neuvottelutilanteessa, ja tietoisuus mahdollisuuksista kasvaa erilaisia näkökulmia ovat seuraavanlaisia oma näkökulma eli aggressiivinen voitto tappio näkökulma. Toisena on neuvottelukumppanin näkökulma empaattinen ja ymmärrykseen pyrkivä ja tarpeita huomioiva näkökulma. Kolmanneksi on kompromissinäkökulma ja se on yleisesti ottaen tyypillinen heikon neuvottelijan tavoite oman näkökulman laimennus. Synergistinen näkökulma taas hakee yhteisöllisyyttä luovuuden kautta, että siihen kolmatta tietä ratkaisua, joka vie sopimisen uudelle tasolle molempien on sitouduttu sitouduttava yhteiseen päämäärään. Pois kävelyn näkökulma: liian usein neuvottelijat yli investoivat neuvottelutilanteeseen eivätkä pysähdy ajattelemaan mitä tehdään, jos sopimusta ei tule poiskävely muistuttaa, että sopimatta jättäminen on vaihtoehto siinä missä sopiminen, jolloin toteutuu realistinen vaihtoehto. Systeemi näkökulma neuvottelukumppanina voi voi myös vaihtaa usein asetelmat voivat parantua huomattavasti, kun löydetään uusia tahoja uudet neuvottelun avaukset voivat madaltaa pois kävelemisen kynnystä. Miettinen & Torkki (2019, 136-139.)

Kaikilla näkökulmilla on mielestäni riskinsä. Jokaisen yrittäjän tulisi pohtia, onko hän itse taipuvainen tekemään kompromisseja tai jopa antamaan periksi tiukassa tilanteessa, vai onko yleensä se neuvottelukumppani, joka mieluummin lähtee pois kuin sopii. Voiko oma toimintatapa olla jopa liian aggressiivinen? Jokaisen yrittäjän kannattaa analysoida etukäteen, mitä neuvotteluissa voi tapahtua, ja sen perusteella valita itselleen ja neuvottelukumppanilleen kannattavin neuvottelutaktiikka. Sen jälkeen kannattaa pohtia, tuntuuko neuvottelutilanne paremmalta. Miettinen & Torkki (2019, 136-139). Myyntipäivillä olen joutunut neuvottelemaan erilaisten ihmisten kanssa ja siinä huomaa erittäin hyvin erilaisia näkökulmia, joita käyttää kenenkin ihmisen kanssa.

 

Neuvottelun kompastuskivet ja viestintä

Neuvottelut usein kaatuvat siihen, että osapuolet eivät osaa vaihtaa tietoja todellisista tarpeistaan. Yritä ensin ymmärtää ja sitten vasta tulla ymmärretyksi. Kyky käyttää valtaa on huippuneuvotteluissa ensimmäinen perusominaisuus. Vallan lähtökohtana on status, jota määrittävät usein ulkoinen asema ja statusilmaisut, kuten kehonkieli yms. Suora valta, kuten rangaistukset, palkinnot, varoitukset ja uhkailu, ovat tehokkaita keinoja, mutta koska ne usein herättävät vastustusta, niillä on omat rajat neuvotteluissa. Epäsuora valta perustuu vetovoimaan, joka syntyy psykologisten lainalaisuuksien hyödyntämisestä ja ihmisten yksinkertaistavista päätöksentekoprosesseista.. Miettinen & Torkki (2019, 47.)

Neuvottelu ei ole pelkkää hintaneuvottelua, vaan se on enemmänkin luovaa yhteistyötä, missä pyritään löytämään win-win-ratkaisuja. Luovuus neuvottelussa ei tarkoita erikoisuuksia, vaan olennaisten kysymysten esittämistä ja älykkyyttä faktojen ymmärtämiseen ja kokonaisuuden hahmottamiseen. Tavoitteena ei ole oma voitto tai huono kompromissi, vaan molempien osapuolten hyödyttävä lopputulos. Yritysakatemia (2023.) On tärkeää tehdä asioita itse eikä välittää liikaa muiden arvostelusta. Ymmärtäminen ja hyväksyminen osapuolten välillä ovat avainasemassa, samoin kiitollisuuden osoittaminen ja tunnustuksen antaminen. Neuvottelukumppanin ihaileminen ja hänen aikaansaannostensa arvostaminen luo positiivista ilmapiiriä. Kuunteleminen ja ajatuksella osallistuminen ovat keskustelun taitoja, ja välillä on tärkeää osata jättää sanomatta väärä asia, vaikka kiusaus olisi suuri. Tunteilla on suuri rooli päätöksenteossa, joten neuvottelijan on osattava hallita omia tunteitaan. Viestinnässä on tärkeää olla avoin ja varoa virheitä, ja erilaiset eleet ja ilmeet sekä alitajuntaan vaikuttavat viestintäkanavat ovat olennaisia. Kansainvälisissä neuvotteluissa erityistä taitoa vaaditaan suhteiden luomisessa ja luottamuksen rakentamisessa. Vaikka kohteliaisuus ja toisten saavutuksista puhuminen ovat hyviä, liika lipevyys voi vähentää neuvottelijan auktoriteettia. Teknologian kehitys tuo omat haasteensa neuvotteluihin, ja fyysinen tapaaminen ja hymy vaihtuvat esimerkiksi internetin välillä olevaan vuorovaikutukseen. Miettinen & Torkki (2019, 137.)

 

Kuinka kasvan johtajaksi

Neuvotteluvalta kirjana on myös erilainen opas omaan tutkiskeluun yritys ja työelämässä ja se antaa paljon avoimia kysymyksiä mihin kannattaa perehtyä. Seuraavat pointit on kerätty kirjasta, mutta niiden käytäntöön vieminen saattaa olla vaikeaa, vaikka paperilla näyttävätkin erittäin helpolta.  Kuten esimerkiksi hyvällä yhteistyöllä kuuntelemisella saavutetaan parhaat tulokset vaikka kyseessä olisikin riitatilanne. Näissä tilanteissa huomaa usein myöhemmin puolustaneen itseään ja kantaansa viimeiseen asti.

Ole proaktiivinen ja ota vastuuta omasta toiminnastasi. Työskentele määrätietoisesti tavoitteidesi saavuttamiseksi ja priorisoi niistä tärkeät, erityisesti pitkän aikavälin asiat ensin. Jos kohtaat vaikeuksia yhteistyössä, pyri ensin ymmärtämään toisen osapuolen näkökulma ennen omaasi, sillä yhteistyöllä ja ymmärryksellä saavutetaan parhaat tulokset. Rakenna luottamusta, sillä se on avain pitkäaikaisten neuvottelusuhteiden luomiseen ja auttaa selviämään vaikeuksista. Hyvä maine on tärkeä, sillä se helpottaa uusien suhteiden rakentamista, kun taas huono maine voi olla este. Neuvottelijan on tärkeä noudattaa periaatteita, jotka määrittelevät hyväksyttävän käyttäytymisen rajat ja antavat suunnan toiminnalle. Jatkuvalla oppimisella ja periaatteellisuudella saavutetaan parhaat tulokset neuvotteluissa. Ole joustava ja valmis keskustelemaan periaatteistasi, mutta pidä samalla kiinni omista tarpeistasi. Miettinen & Torkki (2019, 162,223.)

Hurmoksessa vastuunottaminen ja proaktiivisuus ovat hyvällä tasolla ja tavoitteiden, sekä tämän kevään johtamisen ansiosta olemme olleet erittäin kovassa kehityskierteessä. Itse taas huomaan joustamaan jopa liikaa omista periaatteistani ja tämä taas ei ole hyvä missään asiassa.

 

Pohdinta

Neuvotteluissa päteekin erittäin hyvin ehdotus ”mieti ennen kuin sanot”, sillä asioiden ilmaisulla ja sanavalinnoilla on erittäin iso vaikutus lopputulokseen. Asia kannattaa myös esittää toiselle osapuolelle hieman myyntimiehen taktiikalla ja esitellä mitä kaikkea toinen hyötyy yhteisestä sopimuksesta. Kuitenkin juuri pitäen mielessä sen että toinen ei ole tyhmä ja liian lipevästi asiaa ei saa esittää. Huomasimme myös Hurmoksen kanssa espanjassa vieraillessamme, että kulttuuritavat vaikuttavat erityisesti sopimiseen ja juuri arkisten asioiden kuin matkojen suunnitteluun, eikä kyseessä ole pelkästään omat neuvottelutaidot. Suurin oivallukseni on kirjan luettuani on se että uskaltaa röyhkeästi kysyä ja tarjota, eikä jää odettelemaan tarjotinta. Elämässä menestyvät ne jotka uskaltavat kysyä vaikeita kysymyksiä.

 

Lähteet:

Miettinen, S. & Torkki, J. 2019. Uusi neuvotteluvalta. Saat minkä neuvottelet, et mitä ansaitset. Helsinki: WSOY.

Yritysakatemia. 2023. Nappaa parhaat neuvotteluvinkit ja kehity paremmaksi neuvottelijaksi. Tutustu myös neuvottelukoulutukseen. Johtaminen ja vuorovaikutus. Blogi-teksti 16.5.2023. Viitattu 16.4.2024. 5 olennaista vinkkiä neuvotteluihin: Taitava neuvottelija menestyy (yritysakatemia.fi)

Kommentoi