Tampere
19 May, Sunday
10° C

Proakatemian esseepankki

Myyntiprojektin (epä)onnistuminen – projektipäällikön näkökulma



Kirjoittanut: Katri Stylman - tiimistä Motive.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 3 minuuttia.

Projekteilla on suuri rooli yritysten kehitykselle ja etenemiselle. Projektin onnistumisella voikin olla suuri merkitys yrityksen tulevaisuudelle. Projektissa on aina jonkinlainen tiimi, johon osallisilla henkilöillä on erilaisia rooleja. Projektinhallinta vaatii sujuvaa toimintaa ja yhteistyötä siihen osallisten henkilöiden ja tahojen välillä. Projektitiimiin kuuluu useimmiten projektipäällikkö sekä työntekijöitä, joille jaetaan erilaisia vastuita esimerkiksi viestinnän, markkinoinnin tai talouden saralta.

Toteutimme tiimiyrityksemme alkutaipaleella syksyllä 2022 myyntiprojektin, jossa toimin projektipäällikkönä. Seuraavat kysymykset olivat mielessäni kyseisen projektin aikana: Mitä projektipäällikön rooliin sitten kuuluu? Millainen projektipäällikkö on hyvä projektipäällikkö? Onko projektipäälliköllä vastuu projektin onnistumisesta?

Projektipäällikön ensisijainen tehtävä on johtaa projektitiimiä. Päällikkö huolehtii siitä, että projektin eri osa-alueilla on niistä vastaavia henkilöitä, ja huolehtii, että kukin tietää mikä heidän tehtävänsä projektissa on. Projektipäällikkö pitää projektia suunnitellessa ja sitä toteutettaessa niin sanotusti pakkaa kasassa. Hän huolehtii projektiin liittyviin tarpeisiin vastaamisesta. Tarpeet voivat olla tiimin tai yksilöiden tarpeita, tai ne voivat liittyä eri tehtäviin projektin sisällä.

Jotta projektinhallinta olisi tehokasta, olisi projektipäällikön tärkeää omata tietoa projektista ja sen hallinnasta, projektin toteutuksesta sekä omasta toiminnastaan erilaisissa tilanteissa. Projektipäällikön tulee osata toimia tehokkaasti ja vaikuttavasti, ja tiedostaa, miten itse toimii erilaisissa tilanteissa, jotta hän pystyy ohjaamaan projektitiimiä erilaisten muutosten keskellä tasapainotellessa ja tavoitteita kohti mennessä.

Sosiaaliset taidot ovat suuressa roolissa tiimiä ohjatessa projektipäällikön tehtävässä. Tärkeitä osa-alueita ovat mm. tiimin rakentamiseen liittyvät taidot, johtajuusosaaminen, motivaatio ja motivoiminen, kommunikaatio- ja neuvottelutaidot, päätöksenteko- ja ongelmanratkaisutaidot sekä luottamuksen rakentaminen. Osaavalla sosiaalisella kanssakäymisellä voi olla suuri vaikutus tiimin toimintaan ja motivoimiseen projektin eri vaiheissa. Myös mahdollisten yhteistyökumppanien kanssa tulee osata esimerkiksi neuvotella sekä rakentaa luottamusta osapuolten välille. Osaava projektipäällikkö myös valitsee tiimiinsä sellaisia henkilöitä, joilla on erilaisia osaamisalueita, ja joiden tekemiseen hän voi luottaa.

Projektipäällikön tulee huomioida projekti kokonaisuutena. Projektille tulee määritellä tavoitteet, aikataulu, budjetti sekä vastuuhenkilöt eri osa-alueille. Projektin vaiheet tulee tiedostaa ja selkeyttää projektitiimille. Tavoitteet, aikatauluarvio ja budjetti sekä projektin vaiheiden määrittely tulee pitää realistisena sekä joustavana, sillä muutoksia voi aina tulla eteen suunnitelmien eläessä. Näissä tilanteissa onkin tärkeää pitää projektitiimi ajan tasalla muutoksista ja toisaalta myös uskaltaa itse tehdä muutoksia, mikäli suunnitelma alkaa projektin edetessä vaikuttaa kehnolta. Projektipäällikkö ei ole kuitenkaan yksin vastuussa kaikesta, vaan hänelläkin on oikeus kysyä apua tiimiltään ja delegoida tehtäviä myös muille tiimin jäsenille.

Myyntiprojektimme aikana koin itseni monta kertaa huonoksi projektipäälliköksi, sillä minulla ei oikeastaan ollut juurikaan hajua siitä, mitä kaikkea kuului minun tehtäviini ja mitä minun olisi pitänyt delegoida muille. En myöskään ollut tietoinen, mitä muut projektitiimiläiset odottivat minulta. Myyntiprojektin jälkeen koin omalla kohdallani jollakin tasolla epäonnistuneeni. Epäonnistuminen ei tuntunut tiimin epäonnistumiselta, vaan nimenomaan omalta henkilökohtaiselta epäonnistumiseltani. Ajattelin jotenkin, että oli enemmän minun vastuullani projektipäällikkönä, että projekti ei tuottanut toivotulla tavalla, emmekä tehneet tarpeeksi hyvää diiliä yhteistyökumppanimme kanssa.

Hieman projektia sulateltuani aloin kuitenkin pohtia sitä, oliko epäonnistuminen minusta itsestäni kiinni, ja oliko projekti ylipäätään edes epäonnistunut. Tässä kohtaa ymmärsin, että omaani tai projektin epäonnistumista tai onnistumista ei ole edes mahdollista mitata, sillä emme edes olleet määritelleet projektitiimin kanssa selkeitä tavoitteita projektille. Miten projekti siis voisi olla epäonnistunut, jos ei ollut mitään selkeä päämäärää mitä tavoitella? Toisaalta voiko projektimme tällöin olla myöskään onnistunut? Lisäksi olimme kaikki samalla viivalla projektia aloittaessamme projektin hallinnan osalta, joten miksi vastuu projektin onnistumisesta kaatuisi muka vain omaan niskaani?

Nyt jälkikäteen kokonaisuutta ajatellessani voinkin todeta, että tämä projekti oli oppimisen paikka niin minulle projektipäällikön roolissa, kun muillekin projektitiimiläisille. Meillä kenelläkään ei ollut tarpeeksi tietämystä tai osaamista tällaisen projektin toteuttamisesta. Tällä lähtökohdalla emme mielestäni voineet edes odottaa, että olisimme voineet toteuttaa menestyneen myyntiprojektin perehtymättä asiaan enemmän kuin teimme. Toteutuksen aikana huomaamiemme erilaisten ongelmien, motivaation puutteen ja myytävän tuotteen haastavuuden kautta uskon, että jokainen osallinen sai tärkeitä oppeja myyntiprojektin toteuttamisesta. Näimme käytännössä, miten asioita kannattaisi, ja ei kannattaisi hoitaa. Ymmärsimme, mikä pitäisi olla työmme hinta. Saimme myös arvokasta osaamista siitä, millainen myynti on kannattavaa ja millainen ei.

Seuraavassa projektissamme osaamme jo ottaa useampia asioita tarkemmin suurennuslasin alle ja pohtia, miten saamme itsestämme ja projektista aiempaa paremmin kaiken irti. Osaamme hinnoitella oman työpanoksemme paremmin, luoda parempia myyntistrategioita, jakaa vastuita ja määritellä selkeät odotukset kullekin roolille sekä ehkä tärkeimpänä; asettaa projektille selkeät tavoitteet ja mittarit sille, olemmeko onnistuneet ja missä olemme onnistuneet.

Näin ollen projektin voi sanoa olevan onnistunut ainakin oppimisen osalta. Jokainen tiimin jäsen on tuonut omaa osaamistaan ja näkemyksiään esille projektin aikana ja toteutukseen liittyvien suunnitelmien muovaamisesta on ollut jokainen omalla kokemuksellaan vastuussa yhtä lailla. Puhtaasti myynnin kannalta onnistumista on vaikea mitata, mutta koska emme menettäneet projektille muuta kuin aikaamme, en sanoisi tämän olleen ainakaan täysin farssi.

Ensimmäiseksi projektikseni projektipäällikön roolissa voin loppupeleissä olla tyytyväinen ja armollinen itseäni kohtaan. Hoidin sovittuja työtehtäviä mielestäni huolellisesti ja sillä tiedolla ja osaamisella, mitä minulla siinä hetkessä oli. Kukaan ei ole seppä (tai projektipäällikkö) syntyessään, vaan harjoittelemalla oppii.

 

Lähteet:

Project Management Institute. 2012. A Guige to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide). Fifth edition. E-kirja.

Visma Severa. nd. Projektinhallinta-opas – Näin teet projektinhallinnasta helppoa. Opas projektinhallintaan. Luettu 2.12.2022. https://psa.visma.fi/materiaalit/opas-projektinhallinta/.

Kommentoi