Tampere
19 May, Sunday
21° C

Proakatemian esseepankki

Miten johtaa painetilanteita keskusteluälykkäästi?



Kirjoittanut: Sini-Maaria Aho - tiimistä Samoa.

Esseen tyyppi: Akateeminen essee / 3 esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Keskusteluälykkyys painetilanteissa
Helena Åhman
Esseen arvioitu lukuaika on 6 minuuttia.

Johdanto

 

Käymme keskusteluja jatkuvasti arjessamme erilaisten ihmisten kanssa. Keskusteluälykkyys on taito, mikä olisi kaikkien hyvä harjoitella, omaksua ja ottaa malliksi omaan keskutelukäyttäytymiseen. Koska käymme keskusteluja päivittäin, on luontaista, että välillä joudumme sellaisiin tilanteisiin, joissa joko emme haluaisi olla tai emme osaa toimia oikein. Tilanteet voivat olla myös ahdistavia, stressaavia ja kuormittavia. Keskusteluälykkyyttä harjoittelemalla voimme saada omasta olostamme paremman, vaikka joudummekin haastaviin ja stressaaviin painetilanteisiin arjessamme.

 

Mitä tarkoittaa keskusteluälykkyys?

 

Keskusteluälykkyys tarkoittaa kykyä toimia paineisissa keskusteluissa, neuvotteluissa ja konflikteissa (Åhman, H. s. 16). Keskusteluälykkyys on yhdistelmä tilannetajua, joustavuutta ja empatiaa. Vuorovaikutustilanteissa on tärkeää osata oman tunnetilan tunnistamista ja säätelykykyä, rohkeutta ottaa asioita esiin ja ymmärrystä jättää joitakin asioita ehkä myöhempään käsittelyyn. Tilanteen lukemisen taito sekä kyky ymmärtää toisen ihmisen näkökulmaa on tärkeä osa keskusteluälykkyyttä. (Ranta-aho, 2020.) Keskusteluälykkyyttä on ymmärtää, että empatia tai myötätunto ilman suoruutta saattaa piilottaa viestin keskeisimmän sanoman (Åhman, H. s. 92).

 

Keskusteluälykkyys määrittää elämänlaatuamme sekä työelämässämme että kotona: se, miten näissä tilanteissa toimimme voi joko rakentaa tai rikkoa suhteitamme ja vaikuttaa siten kaikkiin elämänalueisiin. Epäonnistuneet painetilanteet stressaavat yhtä lailla kotona kuin töissä ja vievät aikaa, rahaa ja energiaamme. Siksi keskusteluälykkyys on elämän tärkein taito. (Åhman, H. s. 26–27.)

 

Jotta jokaisessa keskustelussa, joita käymme, löydämme yhteisen näkemyksen, tarvitsemme luottamuksellista yhteyttä toistemme välille. Keskustelu vaatii uskallusta ja rohkeutta ottaa asioita esille, olla epämukavuusalueella, jossa on epävarmuutta sekä pelkoa epäonnistumisesta. Tunteet ovat aina pinnalla kaikilla osapuolilla, kun jotain itselle tärkeää on keskustelussa pelissä. Keskustelun osapuolet eivät aina ole samalla aaltopituudella eivätkä tavoitteet ole yhteisiä. Silti molemmat pyrkivät osaltaan omasta mielestään parhaaseen lopputulokseen. Tiedostamalla ja havainnoimalla omaa toimintaamme ja tarkkailemalla toisiamme sekä harjoittelemalla keskustelutaitojamme tulemme pääsemään pitkälle. (Ranta-aho, 2020.)

 

 

”Miten voin olla sataprosenttisen rehellinen jonkun ihmisen kanssa ja samalla sataprosenttisen kunnioittava ja arvostava? (Åhman, H. s. 35.)”

 

 

Jos ymmärtää ihmismieltä ja omaa tilannetajua päätyy konflikteihin asti harvemmin, mutta vaativiin keskusteluihin ja neuvotteluihin joutuu jokainen joka tapauksessa, useita kertoja elämänsä aikana olipa miten taitava keskustelija tahansa. (Åhman, H. s. 37.) Jos kuitenkin on päädytty konfliktiin, se kannattaa pyrkiä ratkaisemaan mieluummin ennemmin kuin myöhemmin. Hyvin harvoin konflikti haihtuu itsellään pois, ja vaikka niin harvoissa tapauksissa kävisikin, tunteet ja asenteet saattavat säilyä ja aiheuttaa myrkyllisiä toimintatapoja tiimin sisällä. Arjessa paineisen keskustelun eteneminen voi tapahtua nopeastikin. Olennaista on tarkkailla, kuinka pitkälle tilanne on edennyt, missä olemme nyt. Sen jälkeen tietää paremmin mitä seuraavaksi kannattaa tehdä. Tilanteenlukutaito on tärkeää, jotta huomaamatta ei ajauduta tekoihin, jotka pahentavat tai pitkittävät konfliktia.  Kun keskustelun vaiheet tunnistetaan, saattaa konflikti olla helpommin käännettävissä hyödylliseksi oppimistilanteeksi. Mitä paremmin osataan käydä haastavia keskusteluja ja neuvotella, ja mitä enemmän tiimin kulttuuriin kuuluu, että erimielisyydet voidaan tuoda esille, sitä paremmin koko tiimi voi. (Åhman, H. s. 40–41.)

 

Konfliktit

 

Konflikti on syvä ristiriitatilanne. Konflikti on voinut kehittyä ajan saatossa tai kehkeytyä nopeastikin. Kun konfliktia lähdetään purkamaan, ensin on hyvä selvittää keitä tarvitaan paikalle ja mitkä ovat käsiteltävät asiat ja tehdä selväksi kaikille mihin keskustelussa pyritään. Ristiriidan käsittelyyn on hyvä varata kunnolla aikaa ja sopia myös milloin jatketaan, jos asia ei selviä yhdessä keskustelussa. Konfliktia käsitellessä on tärkeää muistaa dialogiset toimintatavat: kuuntelu, kunnioittaminen, ja eri näkökulmien tutkiminen. On myös hyvä, että keskustelua ohjaa vetäjä, joka osaa ja uskaltaa rajata ja ohjata keskustelua. (Sitra.fi. 2017.) Neuvotteleminen on välillä tärkeää silloinkin, kun ratkaisua ei ole sillä hetkellä mahdollista saavuutta. Vaikka osalliset eivät juuri sillä hetkellä kykenisi ratkaisemaan ongelmaa, voi vuoropuhelu ratkaisujen hakemiseksi ja luottamuksen rakentamien mahdollistaa sovun joskus myöhemmin.  (Åhman, H. s. 138.)

 

On hyvä muistaa, että dialogi tähtää yhteisymmärrykseen vaan toistemme ymmärtämiseen. Ristiriidan eri osapuolille täytyy antaa yhtä paljon aikaa omien kokemustensa ja näkökulmiensa kertomiseen. Kun kaikki ovat saaneet puhua, vetäjä kokoaa yhteen, mitä on sanottu, ja mitkä ovat yksimielisyydet ja erimielisyydet. Lopuksi mietitään sitä, onko asia selkiytynyt ja onko tarvetta jatkaa keskustelua myöhemmin. Reflektoidaan miten jatkossa pitäisi toimia paremmin, jotta vastaavaa tilannetta ei synny. (Sitra.fi. 2017.)

 

Millainen on painetilanne?

 

Painetilanteella tarkoitetaan mitä tahansa vaativaa keskustelua, neuvottelua tai konfliktia, jossa ihminen kokee olonsa epämukavaksi. Painetilanne on mikä tahansa vuorovaikutustilanne, jossa ihminen kokee jonkinlaista painetta, joka häiritsee hänen suoriutumistaan.  Tällaisissa tilanteissa korostuu keskusteluälykkyyden tarve. Painetilanteissa on usein kolme ulottuvuutta: faktat, tunne ja arvot. Todella usein, kun käymme toisen ihmisen kanssa eri keskusteluja saattaa toinen puhua pelkistä faktoista ja toinen pohtii, keskustelua vahvasti tunteiden kautta. (Åhman, H. s. 16.)

 

Painetilanteessa saatamme ajautua tekemään huonompia valintoja keskustellessa emmekä osaa huomioida keskusteluälykkyyden kaavan elementtejä keskustelurohkeutta, tilannetajua, joustavuutta ja empatiaa (Åhman, H. s. 17). Jokaisella meistä on omat reagointitapamme, jotka saattavat kovassa paineessa olla erilaisia kuin vähemmän stressaavissa tilanteissa. Vaikka tilanne, tietoisuutemme, ja aikaisemmat kokemuksemme vaikuttavat normaalioloissa vahvasti toimintaamme, on painekäyttäytyminen ääritilanteissa hyvin erilaista. Mitä vaikeammaksi tilanteen koemme ja mitä suuremmaksi paine kasvaa, sitä vahvemmin ajaudumme luontaiseen tyyliimme reagoida eri tilanteisiin ja kontrollimme tilanteeseen vähenee. (Åhman, H. s. 100–101.)

 

Kyky selviytyä kovassa paineessa ja toimia samalla keskusteluälykkäästi vaatii tietoisuutta siitä, että ymmärrämme toimivamme näissä tilanteissa sekä kognitiivisesti ja emotionaalisesti eri tavalla kuin stressittömässä tilanteessa. Työskentely voimakkaan paineen alla laukaisee aina biologisen stressireaktion. Mitä voimakkaampi stressireaktio syntyy, sitä enemmän käyttäytymiseemme alkavat vaikuttaa meistä riippumattomat toiminnot. Samalla sitä vähemmän auttavat opitut ja harjoitellut tiedot ja taidot toimia keskusteluälykkäästi. Jotkut saattavat mennä lukkoon tai joutua paniikkiin, toiset ottavat turhia riskejä, ja toiset hoitavat tehtävän rauhallisesti ja toivotulla tavalla. (Åhman, H. s. 100–101.)

 

Kovan paineen tai huonon olon edessä on luonnollista alkaa etsiä syyllistä ulkopuolelta. Tärkeää on kuitenkin muistaa, että vastuu omasta stressinhallinnasta sekä pahan olon tuntemusten hallinnasta, on jokaisella itsellään. Johtajan rooli on toki tarjota itsensä hallintaan puitteet, koulutusta ja tukensa, mutta viimekädessä kyse on yksilön omista kyvyistä. (Sallinen, 2020.)

 

Miten keskustekuälykkyys painetilanteissa vaikuttaa johtamiseen?

 

Tiimin ja itsensä kehittäminen on helpompaa, kun ymmärtää paineisen keskustelutilanteen pahimmat sudenkuopat ja suurimmat mahdollisuudet. Useinkaan ei ymmärretä, miten tärkeitä painetilanteet ovat oppimisen kannalta. Koska ihmiset toimivat painetilanteissa hyvin eri tavoin, paine- ja kriisitilanteissa johtamisen merkitys korostuu.  Keskiöön nousevat luottamus, päätösten tekeminen ja ennen kaikkea selkeä viestintä. (Sallinen, 2020.) On inhimillistä, että kokenutkin johtaja saattaa joskus toimia painetilanteessa sattumanvaraisesti ja tehdä pahojakin virheitä. Melko harva kokee olevansa tällaisissa keskusteluissa vahva tai varsinkaan näkee mahdollisuuden kehittyä, innovoida ja luoda luottamusta. (Åhman, H. s. 15.)

 

Johtamisessa onnistumiseen ei yksinkertaisesti riitä, että pärjää normaalioloissa, silloin kun kaikki sujuu hyvin. Johtamistyön kriittinen mittauspiste on nimenomaan onnistuminen vaativissa tilanteissa. Vaikka olisit kuinka taitava, ennemmin tai myöhemmin eteesi tulee paineiselta tuntuva keskustelu. (Åhman, H. s. 15.)

 

Painetilanteessa johtamisen elementteinä ovat luottamus, joka rakennetaan kahdella tasolla: käytännön- ja tunnetasolla. Käytännöntaso tarkoittaa, että kaikki tietävät sinun hoitavan työsi, eli johtamisen. Jos luottamusta ei ole, muut alkavat helposti ohjaamaan sivusta sinun ohitsesi. Vasta kun käytännön luottamus on rakennettu, päästään seuraavalle, eli tunnetasolle. Tunnetasolla luottamuksen ilmapiiri rakentuu pikkuhiljaa, kun ihmiset uskaltautuvat kertomaan virheistään ja avautumaan.  (Sallinen, 2020.)

 

 

”Johtajan tehtävä painetilanteessa on johtaa muut tekemään osansa mahdollisimman hyvin.” (Sallinen, 2020.)

 

 

Painetilanteessa johtajaan tukeudutaan ihan eri tasolla kuin normaalisti. Päätöksiä ja selkeitä ratkaisuja odotetaan johtajalta sitä enemmän, mitä paineistetumpi tilanne on. On mahdollista, että hankalissa painetilanteissa huonokin päätös voi olla parempi kuin ei päätöstä ollenkaan. (Sallinen, 2020.) Kukaan ei ole ennustaja eikä tiedä mitä tulevaisuus tuo, mutta rohkea johtaja auttaa muita ajattelemaan kriisin yli. Johtajan on tärkeintä valita selkeät sanat, selkeä viesti ja selkeä suunta. Vaikeille päätöksille pitää aina antaa aikaa, mutta lyhyt hetki riittää. Rauhallinen mieli näkee asiat selkeämmin. Siksi johtajan on uskallettava pysähtyä hetkeksi, vaikka muut haluaisivat toimintaa. (Kuistila, 2020.)

 

Pahinta kuitenkin on päättämättömyys. Johtajan pitää uskaltaa tehdä ratkaisuja, sillä teot vievät asioita eteenpäin. Aina paras tapa hoitaa asia on yksinkertaisesti tehdä se. Pitää kuitenkin muistaa, että päätökset pitää tehdä niin, että itse uskoo niihin. Päätökset pitää osata myös aina perustella. Kun päätökset ovat itselle kirkkaat, ne usein näkyvät myös muille selkeinä. Tärkeintä on perustella asiat niin, että ne ymmärretään, vaikkei niitä kaikki hyväksyisikään heti. Johtajan tulee välillä vain sietää sitä, että omasta mielestä oikeat ja perustellut päätökset saattavat muiden mielestä olla epäreiluja ja vääriä. (Kuistila, 2020.)

 

Mahdottomilta tuntuvat tehtävät ovat niitä, jotka kasvattavat eniten. Ilman rohkeutta tarttua haastavalta tuntuvaan tehtävään ei kehity. Hyvä johtaja tarttuu toimeen, tekee päätöksiä, kuuntelee muita, osoittaa empatiaa ja ymmärrystä ja menee koko ajan määrätietoisesti eteenpäin. Muistaa tehdä päätökset rauhassa, mutta tekee ne ja uskaltaa päättää. Ja ennen kaikkea luottaa päätöksiin ja ota niistä vastuun. Mutta myös jakaa vastuuta tiimille ja osoittaa luottamusta.  Epäröivä ja jahkaileva johtaja tekee hallaa koko tiimille. Rohkeus tehdä päätöksiä myös palkitsee aina.  (Kuistila, 2020.)

 

 

”Kriisit yhdistävät ihmisiä. Jatkossa on helpompi ajatella, että siitäkin selvittiin yhdessä, joten selviämme tästäkin.” (Sallinen, 2020.)

 

 

Paineiset keskustelut sisältävät suuria riskejä, mutta myös suuria mahdollisuuksia. (Åhman, H. s. 98). Painetilanteista voi seurata myös hyviä asioita, sillä kriisi- ja painetilanteet yhdistävät ihmisiä. Tiimiytymisen näkökulmasta yhdistäviä tekijöitä ovat konfliktien pelko, kovat kokemukset ja niiden jakaminen. Kriiseistä yhdessä selvinneet tiimiläiset jakavat yhteisen kokemuksen, johon he voivat tulevaisuudessa verrata nykyhetkeä. Siksi jokaisesta paineistetusta tilanteesta löytyy kultaista pilvenreunaa, jos sen vain osaa nähdä ja sitä pystyy hyödyntämään. Kaikki eivät siihen pysty, mutta ne ketkä pystyvät, ovat taatusti voittajatiimejä. (Sallinen, 2020.)

 

Pohdinta

 

Konfliktit ja erilaiset painetilanteet ovat keskustelutaitojemme parantamisen kannalta välttämättömiä. On tärkeää kohdata erilaiset haastavat ja stressaavat tilanteet rohkeasti ja avoimesti. Näin opimme yhä enemmän käyttämään keskusteluälykkyyttä osana keskustelujamme. Harjoittelemalla keskusteluälykkyyttä voimme käydä todella laadukkaita, aikaansaavia ja tärkeitä keskusteluja.

 

Tiimeissä jatkuvien dialogien ja keskustelujen sekä yhteisien asioiden sopimiset, konfliktit ja erimielisyydet vahvistavat keskustelutaitojamme. Tällaiset tilanteet ovat erityisen hyviä oppimiskokemuksia myös johtajuuden kannalta. Kun johdamme hankalia keskusteluja, opimme tulkitsemaan erilaisia reaktioita, johtamaan keskustelua ja tekemään vaikeitakin päätöksiä. Näistä taidoista tulee varmasti olemaan työelämän kannalta tulevaisuudessa todella paljon hyötyä.

 

 

 

Lähteet:

 

Kuistila, A. 2020. Johda rohkeasti painetilanteissa. Viitattu 3.11.2022. https://www.kuistiala.com/blog/johda-rohkeasti-painetilanteissa

 

Ranta-aho, T. 2022. Työpsykologian tohtori Helena Åhman: ”Elämämme tärkein taito on keskusteluälykkyys”.  Viitattu 3.11.2022. https://akatemia.fi/blogi/elamamme-tarkein-taito-keskustelualykkyys/

 

Sallinen, S. 2020. Johtaminen painetilanteessa vaatii selkeitä päätöksiä ja viestintää. Viitattu 3.11.2022. https://www.myspeaker.fi/uutiset/johtajaminen-painetilanteessa-vaatii-selkeita-paatoksia-ja-viestintaa-sami-sallinen/

 

Sitra.fi. 2017. Näin valmistaudut konfliktin käsittelyyn. Viitattu 3.11.2022. https://www.sitra.fi/caset/konfliktien-kasittelyn-vaiheet/

 

Åhman, H. 2019. Keskusteluälykkyys painetilanteissa. Helsinki: Alma Talent Oy.

 

Kommentoi