Tampere
26 May, Sunday
24° C

Proakatemian esseepankki

Kuinka pitää hyvä yrityspresentaatio?



Kirjoittanut: Mikko Laaksonen - tiimistä Revena.

Esseen tyyppi: Akateeminen essee / 3 esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 3 minuuttia.

Kuinka pitää hyvä yrityspresentaatio? 

 

Tämä soluessee on saanut inspiraationsa liiketalouden englannin kurssilla (3H00EP23-3002) pitämästämme Ponsse Oy:n yritysesittelystä. Saimme (Mikko Laaksonen & Axel Wiklund) presentaatiosta arvosanan 5. Pureudumme tässä esseessä hyvän ja vaikuttavan yrityspresentaation ytimeen kurssin oppimateriaalin ja presentaatiosta saamamme palautteen pohjalta. Tässä soluesseessä vastaamme mm. seuraaviin kysymyksiin: Mikä tekee yrityspresentaatiosta vaikuttavan? Mitä asioita kannattaa ottaa huomioon presentaatiota suunnitellessa? Miten yrityspresentaatio kannattaa rakentaa? Miten toimii suullisen ja visuaalisen presentaation dynamiikka?  

Kurssilla pitämämme presentaatio ei ollut pitchaus, vaan ennemminkin yritysesittely, joka voitaisiin pitää esimerkiksi yrityksen vierailijoille. Joka tapauksessa, yritysesittelyissä ja pitchauksissa on hyödynnettävissä samoja suullisen ja visuaalisen presentaation lainalaisuuksia, joten tästä esseestä saa varmasti hyviä oppeja myös pitchaukseen, vaikka esseetä ei olekaan rakennettu pitchaamista silmällä pitäen. 

 

Presentaation perusta 

 

Presentaatiolle hyvän pohjan luo muutaman kriittisen kysymyksen mielessä pitäminen koko suunnittelu ja presentaation rakentamisprosessin ajan. Esimerkiksi: “Mitä yritän yleisölle kertoa?” ja “Mitä haluan yleisön erityisesti ymmärtävän presentaatiosta?”. Kun kirkastat vastaukset itsellesi näihin runkokysymyksiin, on yleisölle välitettävä viesti helpompi rakentaa helposti ymmärrettävään muotoon. (PoweredTemplate, 2021) 

Ponsse Oy, josta pidimme englannin kurssilla presentaation, on suomalainen konepajayritys, joka valmistaa ja myy koneita metsäteollisuuden käyttöön 40 eri maahan. Yrityksellä on vahvat juuret suomalaisuudessa, vahvasti perustajaan ja hänen elämän filosofiaansa henkilöityvä identiteetti ja inspiroiva kasvutarina pienestä pikkukylän konepajayrityksestä kansainväliseksi pörssiyhtiöksi. Lisäksi yrityksellä on kunnioitettavia periaatteita edistääkseen sosiaalista ja ympäristöllistä kestävää kehitystä. Halusimme pitää nämä edellä mainitut pointit presentaation keskiössä niin, että presentaation jälkeen yleisölle jäisi nämä pointit ainakin mieleen kotiin viemisiksi.  

 

Nyrkkisääntö presentaatioiden suunnitteluun 

 

Markkinointiguru Guy Kawasaki on kehittänyt nasevan nyrkkisäännön kuvaamaan vaikuttavan visuaalisen ja suullisen presentaation dynamiikkaa , joka on nimeltään 10/20/30 -rule. 

Nyrkkisäännön mukaan vaikuttava presentaatio koostuu kymmenestä (10) diasta, 20 minuutin presentaation kestosta ja 30 pisteen fonttikoosta.  

Tätä nyrkkisääntöä Guy Kawasaki perusteli sillä, että useimmat hänen näkemänsä presentaatioiden diat ovat täyteen pakattu 10 pisteen fonttikoon tekstiä, jolloin presentaation pitäjä useimmiten lukee tekstit suoraan diasta. Kun yleisö huomaa esittäjän vain lukevan tekstit suoraan sanasta sanaan dioista, päätyy yleisö lukemaan dian tekstit itsenäisesti esittäjää edellä, sillä he pystyvät lukemaan nopeammin kuin esittäjä pystyy puhumaan. Tämä johtaa siihen, että esittäjä ja yleisö ovat keskenään epätahdissa, jolloin yleisö keskittyy lukemaan diat läpi itsenäisesti esittäjän suullisen sanoman sijasta. Tämä vaikuttaa negatiivisesti presentaation vaikuttavuuteen, sitouttavuuteen ja kiinnostavuuteen, jolloin haluttu viesti ei mene yleisölle optimaalisesti perille. 

Visuaaliset diat olisikin hyvä hyödyntää erilaisten visuaalisten elementtien, kuten kuvien, esille tuomiseen, ennemmin kuin tekstimuotoisten pointtien esiin nostamiseen, jotka ovat olemassa vain muistuttamassa presentaation esittäjää mitä seuraavaksi pitäisi sanoa. (PresentationZen, 2021) Kun presentaation diat ovat rakennettu tämä visuaalinen aspekti mielessä pitäen tukemaan presentoijan sanomaa, auttavat diat havainnollistamaan, kuvainnollistamaan ja vahvistamaan presentoijan välittämää suullista viestiä optimaalisesti. Kun presentaation koko sisältö ei ole suoraan arvattavissa/ennakoitavissa dioista, on yleisön ikään kuin luonnostaan keskittyttävä kuuntelemaan presentoijan suullista sanomaa diojen läpilukemisen sijaan, jotta visuaalisen dian ja presentoijan suullisen sanoman muodostaman palapelin palat loksahtavat kohdalleen. Tämä saa yleisön sitoutumaan esitykseen ja asettaa presentaation pitäjän asemaan, jossa häntä on kuunneltava tarkkaan, koska hänellä on sellaista arvokasta informaatiota, jota ei ole luettavissa suoraan dioista. Jos jättää presentoijan suullisen sanoman kuuntelematta tarkkaan, ei palapelin kokonaisuus koskaan valmistu. Näin yleisö pidetään kiinnostuneena koko presentaation ajan, kun esittäjä tuo kokonaisuuteen koko esityksen ajan tärkeitä pointteja esille, joita vain vahvistetaan diojen visuaalisilla elementeillä. 

Tehtävänanto englannin kurssin presentaatiolle oli pitää 7-10 minuutin presentaatio, joten aikarajoitus toi tiettyjä haasteita presentaation syvyydelle tässä tapauksessa. Päädyimme lopulta luomaan presentaation rungon kuitenkin yhdeksän (9) dian pituiseksi, koska halusimme kuitenkin tuoda monipuolisesti koko Ponssen yrityskulttuurin esille. Tämä johti kuitenkin lopulta siihen, että koska koimme tarpeelliseksi tuoda useamman pointin yrityksestä esille “Ponssen hengen kokonaisuuden” kirkastamiseksi, emme pystyneet pureutumaan eri pointteihin syvällisemmin tarinoiden kautta, mikä olisi voinut tehdä presentaatiosta vieläkin vaikuttavamman ja sitouttavamman. 

Tässä linkistä pääset katsomaan presentaatiomme diat: 

Tästä kokemuksesta oppineena, tulevaisuudessa karsisimme esille tuotavien pointtien määrää, ja valitsisimme esitykseen vain absoluuttisesti kaikkein tärkeimmät pointit, jotka 10 min aikarajoituksen puitteissa olisi mahdollista käydä läpi perusteellisesti.  

Lisäksi, diojen yksinkertaistaminen enemmän visuaaliseen muotoon vähentäen tekstiä, voisi parantaa esityksen sitouttavuutta, kuten yllä kuvattu. 

 

Käytännön vinkkejä esiintymiseen 

 

  1. Harjoittelu 

Helpoin tapa itsevarmuuden kartuttamiseen esiintyessä, on harjoitella esitystä. Kun harjoittelet esityksen muutaman kerran läpi, ja muutat esitystä sopivasti harjoitellessa ilmenneiden huomioiden pohjalta, on lavalle helpompi mennä tähtihetkellä, kun itsekin tietää suurin piirtein mitä on luvassa. Olisi hyvä juttu, jos esitystä pystyisi harjoitella harjoitusyleisön kuunnellessa. Harjoitusyleisönä voi toimia esimerkiksi perheenjäsen tai ystävä.  

 

  1. Lunttilappu 

 

Sen sijaan, että rakentaisit presentaatiodiat itsellesi lunttilapuksi ja muistutukseksi mitä seuraavaksi pitäisi sanoa, yleisön sitouttamisen kannalta järkevempää on rakentaa diat visuaalisiksi, kuvaelementtejä sisältäviksi, ja käyttää lunttilappuna perinteistä paperilappua. Näin sinulla on tuki ja turva käsissäsi, jos unohdat mitä seuraavaksi sanoa, ja samalla yleisö ei voi ennakoida esityksesi sisältöä ja on näin luonnollisesti kiinnostuneempia puhujan suullisesta sanomasta. (TJwalker, 2006) 

 

  1. Sitouta yleisö & vuorovaikuta heidän kanssaan 

 

Yllämainittujen vinkkien ja kokemuksien lisäksi, hyvä tapa sitouttaa yleisö esitykseen, on kysyä yleisöltä kysymyksiä esityksen eri vaiheissa. Näin esityksestä tulee vuorovaikuttava yksipuoleisen esityksen sijaan, mikä saa yleisön tuntemaan olevansa tärkeä osa esitystä. Kun he kokevat omistautumista esitykseen, ovat he luonnostaan myös kiinnostuneempia esityksestä. 

Omassa esityksessämme kysyimme yhden kysymyksen yleisöltä esityksen alussa, joka kuului näin: “Nosta käsi ylös, jos tiedät minkälaisia tuotteita Ponsse valmistaa ja myy?”. Tämä kysymyksen asettelu oli tärkeää ns. “arvolupauksen” kannalta. Moni yleisöstä, ehkä puolet, nosti käden pystyyn, jolloin pystyimme luonnollisesti tekemään arvolupauksen esityksellemme, joka kuului karkeasti seuraavasti: “Hieno homma, tämän esityksen jälkeen kaikki teistä tietää varmasti mitä Ponsse tekee, ja ne, jotka jo tiesivät mitä Ponsse tekee, tulee oppimaan lisäksi Ponssen tarinasta ja yritysfilosofiasta syvällisemmin tänään”. Näin saimme sitoutettua arvolupauksella esitykseen myös ne ihmiset, jotka jo tiesivät Ponssesta yrityksenä. 

Tähän auttaa, jos esittäjä pystyy asennoitumaan esitykseen yleisön kanssa keskustelevana tilaisuutena, yksilöperformanssin sijasta. 

 

Yhteenveto 

 

Kokonaisuutena englannin kielen kurssi oli loistava väylä kehittää itsevarmuutta suullisen kommunikaatioon, kun tasaisesti pitkin kurssia opiskelijoita altistettiin ja rohkaistiin puhumaan englantia. Näin kolmannen vuoden opiskelijana Proakatemialla sitä huomaa myös, kuinka esiintymisvarmuus on parantunut kaikissa tilanteissa Proakatemia –opintojen aikana. Paja & dialogimuotoisella opiskelulla on tässä varmasti osansa, sillä pajoissa oppilaiden on ikään kuin pakko harjoitella julkista puhumista, kun dialogiringissä vai yksi puhuu ja muut kuuntelevat (+15 henkeä). 

Kun tiedät mistä puhut, pystyt seisomaan esityksesi takana itsevarmuudella ja olet itse viestistäsi innoissasi, on esitys vain toteuttamista vaille täydellinen. Niin kuin kaikessa, harjoitus tekee mestarin ja vaivannäkö voittaa lopulta aina lahjakkuuden. 

 

 

 

 

 

 

(TJwalker, 2006) 

https://www.youtube.com/watch?v=rVKfz0J_mPA 

(PresentationZen, 2021) 

https://www.presentationzen.com/presentationzen/2010/08/a-long-time-ago-before-death-by-powerpoint.html 

 

(PoweredTemplate, 2021) 

https://blog.poweredtemplate.com/structure-business-presentation/ 

 

 

Kommentoi