Tampere
25 May, Saturday
13° C

Proakatemian esseepankki

Kipinän final camp suunnittelu



Kirjoittanut: Iiris Ryhänen - tiimistä Kipinä.

Esseen tyyppi: Akateeminen essee / 3 esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 5 minuuttia.

Tämän esseen on kirjoittanut Elina Valve, Iiris Ryhänen ja Kaisa Oksala olimme kaikki 2022 syksyn Kipinän finalcamp tiimissä. 

Proakatemian tiimityrituksillä on tapana suorittaa kansainväliset opinnot Finalcampillä. Eli matkustaa koko tiimiyrityksen voimin ulkomaille ja suorittaa siellä jokin toimeksianto.  

Finalcamp ei laisinkaan ole niin yksinkertainen, että kohteeseen matkattaisiin ja sitten tehtäisiin projekti. Projektia täytyy alkaa suunnittelemaan todella aikaisin ja säästöjä pitää alkaa kerryttämään. On todella harvinaista, että löytäisi sellaisen projektin joka kattaisi koko tiimin majoituksen, lentoliput ja ruuat. 

Miksi meillä on opinnoissa Finalcamp? 

Projektin suorittamalla ulkomailla opiskelija oppii ymmärtämääm mitä täytyy ottaa huomioon kansainvälisillä markkinoilla työskennellessä. Mitä lainsäädäntö liittyy kansainväliseen vientiin ja tuontiin. 

 Finalcamp muovaa myös ajatusta siihen, että liiketoimintamahdollisuuksia aletaan miettimään laajemmin ja kansainvälisiä mahdollisuuksia alaetaan pohtimaan. 

Opiskelijan kulttuurisensitiivisyys kasvaa. Mitä on kulttuuri sensitiivisyys? 

Kulttuurisensitiivinen ihminen on kulttuurillisesti vastaanottavainen ja hän omaa ymmärtäväisen asenteen vieraita kulttuureja kohtaan.  

Vieras ihminen vastaanotetaan arvostavasti tiedostaen kulttuurin, etnisen taustan, sosiaalisen statuksen, uskonnollisen vakaumuksen sekä kielten vaikutukset. 

 

Final Camp strategia 

 

KUVIO 1. Elina Valve. Strategia. 

Kun aloittaa jonkin uuden projektin, tulee sille ensimmäiseksi laatia oma strategiansa, jotta tavoitteeseen päästään paremmalla todennäköisyydellä. Pajailimme keväällä 2022 final campista ja päätimme final tiimi on yksi Kipinän minitiimeistä. Final Camp tiimin vastuulla on toteuttaa Final Camp Kipinälle 2023. Tiimi koostuu kuudesta kipinäläisestä. Final Camp strattasi virallisesti 2022 syksyllä. Olimme keväällä 2022 jo päättäneet tiimin vastuualueista jotka ovat yhteisten 12H toimeksiantajien kontaktointi, yhteisten projektien etsiminen. Nämä kuuluivat projektitiimille, sillä näistä tultavat rahat tulevat final camp kassamme. Tämän lisäksi vastuullamme oli muodostaa 3 skenaariota tulevasta final camp projektista 3 eri maata ja 3 eri toimeksiantoa. Tämän lisäksi laadimme Final Campille budjetin. Budjetti sisältää kiinteiden kulujemme sisällä tulevan säästön sekä yhteisten projektien sekä innovointien kautta tulevaan kassan. Päädyimme yhteisiin projekteihin siksi, että se tukee meidän Kipinän strategiaa. 

Kuva budjetista: 

 

KUVIO 2. Tuomas Santala. Budjettisuunnitelma. 

Säästämme 1111€ per kuukausi final camp säästöön “kiinteinä kuluina”. Eli tämä raha tulee omien projektiemme kautta maksettavaksi. Aloitimme säästämisen elokuussa 2021. Olemme tähän mennessä tällä säästöllä keränneet 15 554e (säästö ei sisällä kesä ja heinäkuuta). Tämä tarkoittaa sitä, että tulemme kiinteällä säästämisellä saamaan n. 20k€ säästön ennen ensi kesää. Budjettimme on 50k€, eli tämä ei riitä. Siksi päätimme tehdä lisäksi yhteisiä “final camp” projekteja, eli projekteja joista rahat menevät final camp säästökassaan. Tavoitteestamme puuttuu siis 28 891€, mikäli jokainen saa kerättyä kiinteet kulunsa kasaan sovitusti. Tämä tulee kerätä yhteisillä projekteilla ja innovoinneilla kasaan ennen kesälomille lähtöä. 

Seuraavat stepit? 

Projektipäällikkönämme toimi ensimmäisen syksyn Elina Valve, mutta hänen saadessaan burn outin, joudumme luultavasti miettimään uutta projektipäällikköä. Tulemme keskustelemaan tästä vielä syksyn viimeisessä pajassa jossa käsittelemme organiaatiotamme uudelleen. Keväällä final camp tiimi strattaa ja heidän vastuullaan on tuoda tiimille valmis paketti siitä millainen toimeksianto meillä on ja mihin maahan mahdollisesti matkustamme. Tiimille on annettu näihin raamit. Olemme tiiminä avoimia erilaisille projekteille, kunhan siinä hyödynnetään meidän tiimiläistemme osaamista ja potentiaalia. Kohdemaa on sellainen jossa on lämmin ja mahdollisuus olla rannalla, sekä turvallista. Muuten projekti tiimillä on aika vapaat kädet valita meille näistä esiintuoduista vaihtoehdoista: Filippiinit ja Indonesia. 

Tärkeä asia ottaa huomioon on myös rahalliset avustukset ja palkkiot miettiessämme ja kontaktoidessamme toimeksiantajaa. Meneekö projekti omasta pussistamme vai olisiko toimeksiantajalla mahdollisuus antaa meille palkkio. Olemme puhuneet hyväntekeväisyysprojektista, mutta tiimi tuntuu olevan sillä kannalla että haluamme projektin josta saisi edes jonkinlaista vastinetta. Projektitiimin on siis hyvä pohtia erilaista hinnoittelua toimeksiantajalle. Esim. Olisiko hinnoittelu sellainen että saamme lennot tai majoituksen? Vai jonkin tyylinen asteikko 1-3, jossa 1 tarkoittaa majoitusta, 2 tarkoittaa lentoja ja 3 tarkoittaa majoitus ja lennot? 

Ensi kevään aikana tulee siis olla selvää: Millaisen projektin olemme menossa tekemään ja mihin kohdemaahan? Milloin ja minkälainen ajanjakso? Sekä tuleeko kulut vastaamaan budjettia. Hyväksytämme tämän tiimillä. Budjettimme tulee olla kerättynä ennen kesälomille lähtöä. Tämän lisäksi on hyvä tehdä deadlinet tiimille esim. Passien tms mahdollisten rokotuksien hankkimisesta. Syksylle tulisi siis enää jäädä lentolippujen sekä majoituksen varaaminen, sekä itse final camp projektin aikataulujen hiominen paikoilleen. Ja itse Final Campille lähtö! 

 

Mitä on pitänyt ottaa huomioon suunnittelussa?  

Matkakohdetta valitessa selvitimme millaista final camp reissua tiimiläiset haluavat. Final camp tiimi antoi erilaisia vaihtoehtoja maista ja mahdollisista projekteista. Enemmistö halusi turvallisen ja lämpimän matkakohteen. Matkaa lähes 20 hengelle suunnitellessa tulee ottaa huomioon asioita, joita ei ehkä yksin matkustaessa miettisi niin tarkasti. 

Riskien kartoitus on yksi tärkeimmistä. Ulkoministeriön sivuilta voi lukea maakohtaiset matkustustiedotteet, joissa kerrotaan tärkeitä asioita, muun muassa siitä millainen turvallisuustaso maassa on (Ulkoministeriö). Pohdimme tiimin kesken, mitä kaikkea tulee ottaa huomioon. Esille tuli muun muassa rokotukset. Yleensä maihin ei vaadita mitään rokotuksia, mutta ne ovat erittäin suositeltuja. Jos tiimissä puuttuu paljon rokotuksia, niin kannattaako mennä maahan tai kaupunkiin, jossa terveydenhuolto esimerkiksi ei ole kovin edistynyttä, jos tuleekin tilanne, että tarvitsee hoitoa esimerkiksi jäykkäkouristukseen? Isoimmat riskit tulee pohtia ääneen ja miettiä yhdessä tiimin kanssa, minkä antaa vaikuttaa ja minkä ei. Vaikka jonkun mielestä olisi epätodennäköistä ja hölmöä pohtia riskejä, niin niistä on silti yhdessä puhuttava. Covid-19 vaikuttaa maailmalla edelleen, vaikka tällä hetkellä ei vaadittaisi rokotuksia, niin sekin tilanne voi muuttua.  

Yksi matkakohteemme, joka oli tullut ilmi monen suusta, oli Japani. Emme päätyneet Japaniin, sillä tajusimme, että matkan ajankohtana siellä on kylmä sää ja me haluamme lämpimään maahan. Tiimissä tuli myös ilmi, kuinka Japanissa tatuoinnit tulee peittää kylpylöissä, tämänlaisetkin asiat on hyvä tiedostaa, ettei ne tule yllätyksenä matkakohteessa. Pohdimme myös, kuinka eri maissa on eri hygieniatasot, joten kaikkien kannattaa varautua vähintään maitohappobakteereilla, jottei tarvitse kärvistellä vatsataudeista tai jopa joutua sairaalaan niiden takia, me suomalaiset kun olemme herkkävatsaisia.  

Kun pääsemme jo puhumaan mahdollisista kaupungeista, tulee ottaa selvää, onko siellä kaupunginosia joita tulee välttää ja kannattaako pimeällä kävellä ulkona, tämä kohta koskee varsinkin naispuolisia. Kipinä oli sitä mieltä, että yksin ei lähdetä seikkailemaan, ollaan missä ollaan. 

Kulttuuri  

Vieraaseen maahan lähtiessä on hyvä ottaa selvää kulttuurista ja pohtia omia stereotypioita. Kulttuurierojen tiedostaminen on hyvin tärkeää ymmärtääksemme toisiamme ja välttääksemme turhia konflikteja. On niin monia erilaisia tapoja esimerkiksi osoittaa kunnioitusta. Suomalaiset tavat voivat vaikuttaa hyvin epäkunnioittavilta joillekkin ja päinvastoin. Joissain kulttuureissa on tärkeää katsoa silmiin, joissain taas se on epäkunnioittavaa. Tervehtimistavat ovat hyvin erilaisia, kuin myös pöytätävat, itsensä ilmaisu jne. Ei tarvitse täysin alkaa käyttäytymään täysin sen kulttuurin mukaan, missä maassa vieraileekaan, mutta on hyvä tiedostaa mikä on hyvää käytöstä ja mikä ei ja mistä jotkut erot johtuvat. Varsinkin kansainvälistä yhteistyötä tehdessä, eroavaisuudet ovat tärkeää tiedostaa, sillä pahimmassa tapauksessa tärkeä diili voi mennä sivusuun.  

Miten kulttuurista voi oppia?  

Internetistä voi lukea paljon kulttuurista, joka kiinnostaa, mutta paras tapa on keskustella jonkun kanssa, joka on kohdemaasta. Meidän yksi vaihtoehtomme on Filippiinit, joten jos löydämme sieltä hyvän projektin, niin kyselemme koulumme filippiiniläisiltä kulttuurista ja siitä mitä meidän pitää tietää maahan mennessä ja paikallisten kanssa kommunikoidessa. Tärkeintä on lähteä matkaan avoimin mielin ja kunnioittaa erilaisuutta. 

 

Pohdinta  

Me olemme Finalcamptiimin järjestämässä pajassa saaneet Kipinälle yhteisen suunnan mahdollisesta ihanne kohteesta. Olemme laskeneet tarkan budjetti suunnitelman, sekä olemme paremmin kartalla minkä tyyppisen toimeksiannon meidän tiimimme haluaisi. Ensi syyslukukaudella meidän on helpompi lähteä työstämään Finalcamppiä kun meistä tuntuu siltä että päätöksemme miellyttää tiimiä. 

Meitä on ollut Finalcamp tiimissämme paljon. Meitä on seitsemän henkilöä.  

Palavereissa meitä on ollut kuitenkin maksimissaan 4 henkilöä kerrallaan paikalla. Eli työvoima ei aina ole todellakaan ollut seitsemän henkilön voima. 

Viime organisaatio päivillä teimme sen virheen, että emme keskustelleet miksi kukin tarkemmin haluaa tiettyyn minitiimiin. Meillä, jotka liittyivät Finalcamp tiimiin oli varmasti erillaiset odotukset mitä siinä työskentely tänä keväänä todellisuudessa tarkoittaa. 

Kontaktointia, kontaktointia ja vielä kerran kontaktointia. Etsimme siis tiimillemme 12h innovointeja ja projekteja joiden tulos menisi yhteiseen Finalcamkassaan. 

Kun emme organisaatio päivillä määritelleet tarkemmin mikä olisi kenenkään rooli lukuunottamatta projektipäällikön roolia. Puuttui menidän tiimistä myyntihenkiset henkilöt. Meillä oli yksi myynti-taustainen ja toinen joka sanoi, että ei pelkää myyntiä. Kuitenkin juuri nämä henkilöt eivät usein päässeet paikalle ja omatoiminen työskentely jäi kaiken muun ohessa. 

Me kehitämme tulevia organisaatio päiviä siihen suuntaan, että jokaisella on trakempi rooli minitiimin sisällä. 

 

 

LÄHTEET: 

Ulkoministeriö, Matkustustiedotteet A-Ö, nettisivu, https://um.fi/matkustustiedotteet-a-o 

Kommentoi