Tampere
26 May, Sunday
15° C

Proakatemian esseepankki

Hurmoksen kanssa Rukalla pipolätkä 2024 tapahtumassa



Kirjoittanut: Gren Soasepp - tiimistä Ropina.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Johtajasta mestariksi
Asko Känsälä
Esseen arvioitu lukuaika on 5 minuuttia.

Johdanto:

Pipolätkä Ruka 2024 on Suomessa järjestetty tapahtuma, joka on kerännyt tuhansia ihmisiä paikalle jo seitsemän vuoden ajan. Tapahtumassa pelataan jääkiekkoa hieman rennommin säännöin kuin tavallisesti. Sain ainutlaatuisen tilaisuuden osallistua tapahtumaan yhdessä kummitiimini, Hurmoksen, kanssa tänä vuonna. He olivat vastuussa tapahtuman järjestämisestä ja minut pyydettiin mukaan täydentämään heidän henkilöstöään. Tämä reissu tarjosi minulle erinomaisen tilaisuuden tutustua paremmin kummitiimiin ulkopuolisesta näkökulmasta, koska en kuulunut virallisesti tiimiin. Lisäksi sain seurata läheltä projektinhallintaa ja tiimityötä. Tässä esseessä käsitellään näiden lisäksi myös riskejä ja niiden ratkaisemista, viestintää sekä omia oppimiskokemuksiani ja projektin arviointia.

 

Projektin suunnittelu ja organisointi:

Reissun johtajana ja Ruka pipolätkän perustajien yhteyshenkilönä toimi Hurmoksesta yksi jäsenistä nimeltään Markus, joka oli ollut toisen tiimin kanssa mukana Pipolätkässä vuonna 2023. Markuksella oli kokemusta tapahtumasta, mikä teki hänestä luonnollisen valinnan projektin johtoon. Sain tietää lähdöstäni Rukalle edellisenä päivänä, kun Hurmoksen kanssa lähtevän kyydin aika varmistui. Vaikka varoitusajankohta oli lyhyt, se ei aiheuttanut minulle ongelmia, ja otin reissun vastaan iloisin mielin. Viikon suunnitelmia jouduin hieman muuttamaan, mutta mitään merkittävää ei ollut tiedossa kyseisenä viikkona. Koska muidenkin paikalle pyydettyjen lähtijöiden peruutukset tulivat myöhään, ymmärsin tilanteen hyvin. Osa Hurmoksen jäsenistä oli lähtenyt paikalle jo päivää aikaisemmin, kun taas minä olin osa jälkimmäistä kyytiä. Kyydit jaettiin etukäteen työroolien mukaan, mikä kertoi suunnitelmallisuudesta ja pohjatyöstä ennen reissua.

Itselläni tapahtuma ei ollut aiemmin tuttu, ja kerroin tästä heti Markukselle. Hän huolehti siitä, että sain tarvittavan tiedon tapahtumasta ja omasta roolistani reissussa. Tämä antoi minulle turvallisen tunteen, kun tiesin kaiken olevan hyvin suunniteltua ja minun tarvitsi vain noudattaa annettuja ohjeita kuten esimerkiksi pipolätkä ruka säännöt sivuilla on merkattu: 7. Lättysyötöt sallittuja alle polven korkeudella. Samanlaista suunnitelmallisuutta jatkettiin perillä, kun kävimme läpi seuraavien päivien aikataulut ja roolit koko tiimin kanssa. Markus jakoi meidät eri tehtäviin ja selitti minulle selkeästi tehtävänannon ja käytännöt, mikä kertoi hänen huolehtivasta johtamistyylistään.

Projektipäällikön tehtävänä oli myös järjestää meille tarvittavat majoitukset, aamupalat ja lounaat joka päivä, joten meidän ei tarvinnut huolehtia niistä. Tämä oli järjestetty erinomaisesti ja vähensi omia huolenaiheitani. Aina edellisenä iltana kävimme läpi seuraavan päivän suunnitelmat, jotka Markus oli meille valmistanut, mikä helpotti omaa osuuttani entisestään. Kun Markus ei osannut vastata kysymyksiimme, hän oli yhteydessä Pipolätkän porukkaan ja saimme yleensä nopeasti vastaukset.

 

Tiimityö ja roolien jakaminen:

Reissun aikana tuli selväksi, kuka johtaa toimintaamme. Hurmoksen jäsen, Markus, toimi tiukasti ja hänen sanaansa arvostettiin aina. Kaikille oli selvää, mitä tehtäviä heidän odotettiin suorittavan, ja he olivat valmistautuneet henkisesti niihin. Vaikka olimme jaettu omiin rooleihin, tilanteet saattoivat tuoda eteen tehtäviä, joita ei alun perin ollut tiedossa tai jotka eivät kuuluneet meidän vastuualueeseemme. Tällöin tiimihenki ja yrittäjähenki korostuivat, ja meidän piti olla reippaita, oma-aloitteisia ja valmiita äkillisiin muutoksiin.

Esimerkkinä tilanteesta: saimme illalla tietää, että tuomareiden, jotka alun perin oli määrä aloittaa työskentelynsä kello yhdeksältä, piti olla paikalla muutamaa tuntia aikaisemmin. Vaikka tilanne oli haastava, onnistuimme ratkaisemaan sen tiiviillä tiimihengellä. Päätöksen tekeminen ei ollut helppoa, sillä olimme kaikki väsyneitä edellisestä ajomatkasta Rukalle ja ulkona oli pakkasta lähellä 30 astetta. Koin tilanteen hyvänä esimerkkinä siitä, että oikealla asenteella ja yhteistyöllä voimme voittaa haasteita.

Tämän reissun aikana ymmärsin selvästi johtajuuden roolin tärkeyden. Isossa tiimissä on elintärkeää, että kaikki tietävät, kuka johtaa ja ketä kuunnellaan. Johtajuus voidaan jakaa useiden henkilöiden kesken tarpeen mukaan, mutta on tärkeää, että kaikki tietävät, kuka vastaa mistäkin. Tämä korostui myös silloin, kun perustimme pop-up-jääkahvilan yhden Hurmoksen jäsenen, Eevin, kanssa. Tiimin jäsenten on tiedettävä, keneltä kysyä tai puhua tietyistä asioista, mikä parantaa tiedon kulkua ja ehkäisee väärinkäsityksiä.

Hurmos-tiimi oli minulle jo entuudestaan tuttu suurimmaksi osaksi. Tiimin tiiviys ja tapa kommunikoida olivat todella sydäntä lämmittäviä. He olivat kuin yksi iso perhe, johon tunsin itseni nopeasti osaksi. Tiimi otti minut hyvin vastaan, mikä oli todella tärkeää, ja kommunikointi oli avointa ja rehellistä. Tämä antoi meille mahdollisuuden käsitellä asioita yhdessä ja vahvisti tiimihenkeä.

Illan päätteeksi pidetyt palaverit olivat puhdistavia ja merkityksellisiä hetkiä koko tiimille. Ne antoivat jokaiselle tilaisuuden tuoda esiin huolenaiheitaan ja ratkaista niitä yhdessä. Olin vakuuttunut siitä, että tämä käytäntö tulisi ottaa myös omaan tiimiimme. Avoin kommunikaatio oli avain hyvään tiimihenkeen, ja se helpotti päivittäistä toimintaamme. Lisäksi päivän aikana informaatio kulki kätevästi puhelimen välityksellä, mikä edisti yhteistyötä ja tiedonvaihtoa.

 

Riskienhallinta ja ongelmanratkaisu:

Vastoinkäymiset ovat osa elämää, ja niihin on aina varauduttava parhaansa mukaan. Kuulin kerran sanonnan, “It´s not the way you fall, it´s the way you stand up”, joka kuvaa osuvasti suhtautumista vastoinkäymisiin. Vaikka pyrimmekin aina olemaan valmiina kohtaamaan vaikeuksia, joskus tulee vastaan tilanteita, joita ei osaa ennakoida. Onneksi meidän kohdallamme vastoinkäymiset olivat vähäisiä, kuten muutamia sairaustapauksia, jotka ovat ymmärrettäviä kovissa pakkasolosuhteissa. Projektin johtaja otti tilanteet hallintaansa, ja koko tiimi pystyi selviytymään niistä yhdessä.

Tällaisissa tilanteissa korostuu yrittäjähenki, joka tarkoittaa valmiutta nopeisiin päätöksiin ja joustavuuteen alkuperäisiin suunnitelmiin nähden. Joka ilta pidetyissä palavereissa kävimme läpi päivän aikana kohtaamamme haasteet ja etsimme niihin ratkaisuja yhdessä tai tarvittaessa projektin johtajan johdolla. Näin pyrimme varmistamaan, että reissu sujui mahdollisimman mutkattomasti ja vaivattomasti kaikille osallistujille. Tämä oli asia, jonka Markus oli tehnyt selväksi koko tiimille, joten olimme valmiita toimimaan sen mukaisesti ja tuomaan esiin kiireelliset asiat päivän aikana puhelimen välityksellä ja keskustelemaan muista asioista illan palaverissa.

 

Viestintästrategia ja tiedonjakelu:

Viestintä toimi pääosin moitteettomasti päivisin puhelimen välityksellä. Kuitenkin ensimmäisen päivän aikana kohtasimme pienen haasteen, kun auton kanssa ilmeni ongelmia ja tiedonkulku siitä tapahtui hieman epäselvästi, osittain päihtyneen henkilön kautta. Tästä seurasi rikkinäinen puhelinketju, jossa alkuperäinen tieto vääristyi ja aiheutti sekaannusta. Tilanteen ollessa epäselvä, kun Hurmos-tiimi oli jaettu kahteen ryhmään, emme osanneet reagoida asianmukaisesti. Kuitenkin ongelma käsiteltiin koko porukan voimin ensimmäisen illan palaverissa, mikä oli esimerkillistä toimintaa Markukselta, joka otti tilanteen puheeksi.

Tämä tapaus korostaa viestinnän merkitystä tiimissä ja sitä, että mahdolliset vastoinkäymiset on käsiteltävä yhdessä ja niihin on löydettävä ratkaisut. Asko Känsälän “Johtajasta mestariksi” -kirjassa korostetaan tilannekuvan ylläpitämistä erittäin hyvin ”Tilannekuvan ylläpitäminen liiketoiminnasta, sen uusista mahdollisuuksista ja uhkista on jatkuvan uusiutumisen tärkeää perustyötä.” Jatkuva päivitys muutoksien syntyessä on ison tiimin välillä ihan elintärkeää projektin johtajalle.

Viestintäkanavana käytetty WhatsApp toimi erinomaisesti, ja siihen oli luotu useita eri ryhmiä tiedonkulun tehostamiseksi. Lisäksi projektin johtajan vastuulla oli varmistaa, että tieto kulkee ylemmälle johdolle, ja tarvittaessa suodattaa ja välittää tiimiltä saatava tieto eteenpäin. Tiimin havaitessa parannusehdotuksia tai muutostarpeita käytännöissä, oli tärkeää, että nämä asiat tuotiin avoimesti esiin ja käsiteltiin.

 

Arviointi ja oppiminen:

Noin viikko reissun päättymisen jälkeen kokoonnuimme koko tiimin voimin yhteiseen palaveriin. Tarkoituksena oli käydä vielä kertaalleen läpi koko reissun annit: ajatukset, fiilikset, antaa palautetta sekä tiimin johtajalle että muille jäsenille, ja pohtia oppeja tulevaa vuotta varten. Koska Hurmoksella oli alusta lähtien tarkoitus osallistua myös seuraavan vuoden tapahtuman järjestämiseen, meillä oli selvä halu kehittää toimintaamme, jotta tiimi olisi ensi vuonna entistä vahvempi ja osaavampi. Tämä halu parantaa näkyi vahvasti koko reissun ajan.

Reissun aikana sain arvokkaita oppeja, joita voin hyödyntää jatkossa myös omassa tiimissämme. Erityisesti painotettiin selkeän ja tarkan aikataulun merkitystä. Ihmiset haluavat tietää, mitä heidän päivänsä pitää sisällään, jotta he voivat varautua siihen asianmukaisesti. Samalla korostettiin yrittäjähenkistä asennetta, joka tarkoittaa valmiutta muutoksiin ja ylimääräisen panoksen antamista tarvittaessa, ikään kuin projekti olisi oma yritys, jonka menestystä halutaan edistää.

Selkeä roolijako on ratkaisevan tärkeää minkä tahansa projektin alussa. Se helpottaa tiedon kulkua ja pitää tiimin koossa, kun kaikki tietävät, ketä kuunnella, kuka vastaa mistäkin ja kuka tekee päätökset. Koen, että Markus hoiti tämän tehtävän erinomaisesti koko reissun ajan ja toimi minulle hyvänä esimerkkinä siitä, miten toimia vastaavissa tilanteissa. Hän osoitti selkeästi hyviä johtajuustaitoja, kuten kykyä säilyttää mielenrauha stressaavissakin tilanteissa. Kirjassa Johtajasta mestariksi kuvaillaan mielestäni johtajan hyviä piirteitä, jotka osuvat Markuksen kohdalle todella hyvin: ”Itseni johtamisella on kirkas tavoite: pyrkiä kehittymään ja oppimaan rohkeasti ja pitkäjänteisesti ja samalla elää omien arvojen mukaan, tasapainoaja mielenrauhaa ylläpitäen.”

Yhteiset illanpalaverit olivat korvaamattoman tärkeitä. Tiimissä, jossa vallitsee avoin kommunikaatio, luottamus ja jatkuva oppimisen ja kehittymisen kulttuuri, päästään pitkälle. Näitä piirteitä näin vahvasti Hurmoksessa, ja ne mahdollistivat tiimin menestyksen ja hyvän yhteishengen säilymisen koko reissun ajan.

 

Lähteet: 

Pipolätkä. n.d. Säännöt. Verkkosivu. Viitattu 24.3.2024

https://pipolatka.fi/pages/saannot

Känsälä, A. 2023. Johtahasta mestariksi. Kustantaja: Tammi

Kommentoi