Tampere
18 May, Saturday
24° C

Proakatemian esseepankki

Hallitustyöskentely pähkinänkuoressa



Kirjoittanut: Jesse Vuori - tiimistä Saawa.

Esseen tyyppi: Akateeminen essee / 3 esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Useita lähteitä
Useita lähteitä
Esseen arvioitu lukuaika on 5 minuuttia.

Johdanto

 

Tämän esseen on kirjoittanut Jesse Vuori ja Petra Hiltunen tiimiyrityksestä Saawa Osk. Olemme molemmat olleet osuuskuntamme hallituksessa ja aloitimme hallitustyöskentelyn osuuskuntamme perustamisvaiheessa. Meillä oli valtavasti opittavaa aloittaessamme vastuurooleissa, Petra hallituksen puheenjohtajana ja Jesse hallituksen jäsenenä.  Ensimmäisen puolen vuoden aikana otimme paljon selvää hallituksen rooliin ja tehtäviin liittyvistä asioista. Tehtävänkuvaan liittyi etenkin alkuun paljon allekirjoitettavia sopimuksia ja asiakirjoja. Monia asioita piti selvittää itsenäisesti ja haimme paljon informaatiota internetistä, sillä kummallakaan meistä ei ollut aikaisempaa kokemusta hallitustyöskentelystä. Saimme neuvoja myös vanhemmista tiimiyrityksistä, mutta loppupeleissä hallitustyöskentelyn oppiminen on tapahtunut itse hallituksen toimenkuvaa toteuttaessa. Olemme hakeneet tietoa myös ulkopuolelta eri tahoilta kehittääksemme hallitustyöskentelyä tiimiyrityksessämme ja se on näkynytkin esimerkiksi niin, että Petra lähti syventämään osaamistaan Tulevaisuuden hallitusosaamisen-kurssille ja sen lisäksi osallistuimme kummatkin Proakatemian tiimiyritysten hallitustyöskentelyn kehittämistä varten järjestettyyn hallituspajaan, jossa oli mukana Pellervon osuuskunta-hallitusasiantuntijoita. Esseessä tulemme käymään läpi, mitä hallitustyöskentelyyn kuuluu, mitä olemme oppineet hallitustyöstä ja miten olemme kokeneet hallitustyön tiimiyrityksessämme. Pohdimme myös, millainen henkilö sopii hallitustyöhön ja millaista erilaista osaamista hallituksesta olisi hyvä löytyä.

 

Hallituksen muodostaminen

 

Hallitustyöskentelyyn voi liittyä paljon mystiikkaa, mikäli ei ole tarkemmin perehtynyt aiheeseen. Ajatellaan, että hallituksessa istutaan selät suorina puku päällä, syödään kampaviinereitä ja kahvitellaan samalla, kun tehdään suuria päätöksiä. Se ei ole kuitenkaan totuus oikeasta tehokkaasta hallitustyöskentelystä. Hallituksen rooli voi parhaimmillaan olla huomattavasti dynaamisempi niin, että jäseniltä löytyy kokonaisvaltainen käsitys yhtiön toiminnasta eri osa-alueiden aktiivisen tarkastelun ansiosta. Hallituspaikka voi olla joillekkin henkilölle peritty paikka, harrastus, sivutyö tai kokoaikainen pesti riippuen yhtiön toiminnan laajuudesta ja tarpeesta. Meillä tilaisuus siunaantui heti osuuskunnan perustamisvaiheessa Proakatemialla, kun aloimme miettimään ehdokkaita joukostamme hallituksen rooliin. Aluksi kävimme läpi, kuinka monta jäsentä hallitukseen halutamme asettaa yritykselle, jonka jälkeen kävimme läpi ehdokkaat. Lopuksi vielä hallituksen kokoonpanon valittua nimesimme hallituksen puheenjohtajan hallitukselle. Hallitukseen valitaan usein yhdestä viiteen jäsentä, jollei säännöissä toisin määrätä. Mikäli hallitukseen kuuluu alle kolme jäsentää, tulee valita myös varajäsen. (Mähönen & Villa. 2021, 149)

 

Hallituksen toimenkuva osuuskunnassa

 

Hallitus ohjaa ja valvoo yhtiön johtamista ja toimintaa. Hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja sen toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä ja vastaa siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Hallitus on hyväksynyt itselleen työjärjestyksen, jonka ajanmukaisuuden se arvioi säännöllisesti. Työjärjestyksensä mukaisesti hallitus ohjaa ja valvoo yhtiön ja konsernin toimintaa sekä päättää keskeisistä toimintaperiaatteista, tavoitteista ja strategioista. Hallitus seuraa konsernin toimintaa, taloutta ja riskienhallintaa. (Caverion)

Osuuskunnassa hallitustyössä ja etenkin päätöksenteossa on olennaista ajaa osuuskunnan etua, eikä edustaa yksittäisien jäsenien tai osuuden/osakkeen omistajien näkemyksiä. Hallitus on päättävä elin, jonka ensisijainen tehtävä on koko yhtiön etuja edistävien päätösten tekeminen taloudenpidosta huolehtimisen ja osuuskuntalain noudattamisen lisäksi. Osuuskunnan hallitus on päätösvaltainen enemmistön ollessa paikalla tai säännöissä määrätyn pykälän mukaisesti. Esimerkiksi meidän osuuskunnassamme sääntöjen määrätessä hallituksen päätösvaltaiseksi, kun päättämässä on kaksi hallituksen jäsentä yhdessä tai mahdollinen prokuristi hallituksen jäsenen kanssa. (Mähönen & Villa. 2021, 144)

Hallityöskentely vaatii hallituksen jäseniltä ajan tasalla pysymistä yrityksen tilanteen suhteen kokonaiskuvaa hahmottaen. Sen lisäksi on hyvä luoda tietyt toimintaperiaatteet hallituksen roolin ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi. Pandemian aikaan huomasimme kuitenkin, että tilanteet elävät ja se voikin tuoda paljon haasteita yrityksen toimintatapojen vakauttamiseen. Tilanteen mukana täytyi soljua ja miettiä erilaisia variaatioita työskentelytapoihin. Pandemia-aikana etenkin nopea päätöksentekokyky saattaa olla yrityksen liiketoiminnan kannalta elintärkeää, jotta liiketoiminta voi edetä tehokkaasti haluttuun suuntaan. Muussakin tilanteessa avoin ja aktiivinen viestintä sekä esimerkiksi kokouskutsujen lähettäminen ajoissa on hyvän hallintotavan mukaista. Kokouskutsujen lähettäminen ja hallituksen koollekutsuminen on pääsääntöisesti hallituksen puheenjohtajan vastuulla. Puheenjohtajan vastuulla on myös huolehtia osuuskuntalakiin perustuvien toimien hoitaminen järjestämällä kokouksia riittävissä määrin niin, että kullakin hallituksen jäsenellä on mahdollisuus osallistua kokoukseen. (Mähönen & Villa. 2021, 146) Hallituksen kokouksista täytyy olla aina allekirjoitettu pöytäkirja riippumatta siitä, onko kokous pidetty teknisiä apuvalineitä käyttäen tai ilman. Teknisillä apuvälineillä tarkoitetaan tässä tapauksessa esimerkiksi videokokousohjelmia, kuten Teams tai Zoom. Kokouksia varten tulee olla laadittu asialista ja pöytäkirjasta tulee löytyä kirjattuna tehdyt päätökset. Pöytäkirjan on tarkoitus olla todiste tehdyistä päätöksistä. (Mähönen & Villa. 2021, 148)

Jokaisen tilikauden päättyessä hallituksen tulee esittää ja hyväksyä vuosittainen osuuskunnan kokouksessa läpikäyty tilinpäätös, päättää taseeseen jääneen ylijäämän käytöstä sekä myöntää hallitukselle vastuuvapautus. (Mähönen & Villa. 2021, 112) Tämänkin vuoksi hallituksen tuleekin olla perillä yrityksen taloudellisesta tilanteesta. Tilinpäätöksen pohjalta tulevaisuuteen katsoen kyetään luomaan seuraavalle vuodelle realistisemmat taloudelliset sekä strategiset tavoitteet. Hallitus keskittyy myös yrityksen kasvuun ja kannattavuuteen tekemällä näitä asioita kehittäviä päätöksiä.  Vastuualueeseen kuuluu lisäksi vakuutus-, laina- ja rahoituspäätösten hyväksyminen toimialan mukaiseen toimintaan sopivalla tavalla. Hallituksen kantaessa vastuuta yhtiön taloudellisesta tilasta kuuluu toimenkuvaan myös esimerkiksi budjettien ja toimintasuunnitelmien toteutumisen valvonta, mahdolliset yrityskaupat ja –myynnit, konsernin toiminnallinen rakenne ja riskienhallinnan periaatteet. (Caverion) Hallitus delegoi asioita, huolehtii toiminnallisesta järjestyksestä, valvoo kirjanpitoa sekä yhtiölainmukaisuutta. Tämän vuoksi onkin tärkeää ymmärtää liiketoimintoihin liittyviä riskejä sekä sopimusteknisiä asioita, kuten vastuunrajoittamista. (Paananen, 2023)

Hallituksen tehtävänä on myös mahdollisen toimitusjohtajan valitseminen ja erottaminen. Toimitusjohtaja on yrityksen kapellimestari, joka vastaa käytännön liiketoiminnan pyörittämisestä ja operatiivisen toiminnan johtamisesta hallituksen ohjeiden mukaisesti. Hallituksen tulisi kyetä valitsemaan toimitusjohtajaksi henkilö, joka pystyy viemään yhtiön menestykseen strategian mukaisesti. Hallituksella on toimitusjohtajan palkkaamisessa suuri vastuu rekrytoinnin onnistumisesta ja tästä syystä myös velvollisuus erottaa henkilö, mikäli yhtiö tarvitsee uudenlaista johtamistapaa tai strategian mukaisiin tavoitteisiin ei päästä. Hallituksen tulee ottaa huomioon riskit ja laatia realistiset, kunnianhimoiset tavoitteet. Hallitus tukee ja auttaa niin toimitusjohtajaa kuin muuta johtoporrasta suurissa päätöksissä viime kädessä vastuuta kantamalla. Toimitusjohtajalla on myös tiedonantovelvoite hallitukselle viestiä hallitukselle sille kuuluvista asioista, jotta hallitus kykenee hoitamaan tehtävänsä laadukkaasti. Osuuskunnassa toimitusjohtajaa ei kuitenkaan ole pakollista valita. (Mähönen & Villa. 2021, 154-155)

 

Millainen henkilö sopii hallitukseen?

 

Henkilö, joka sopii hallitusammattilaiseksi omaa hyvät sosiaaliset taidot ja ryhmätyöskentelytaidot, hänellä on johtamiskykyä, luotettavuutta ja hän haluaa tuoda esille omaa osaamistaan. Hallituksen jäsenen tulee myös uskaltaa kysyä ja kyseenalaistaa tarpeen tullen. Aktiivinen ote hallitustyöskentelyyn sekä kyky strategiseen ajatteluun ja isomman kuvan hahmottamiseen ovat hallitustyössä erityisen tärkeitä taitoja. (Luoma, 2023) Hallitus on ryhmätyötä, jossa eri osaamisalueet täydentävät tosiaan. Hallituksessa olisikin suotavaa olla hyvin erilaisista taustoista olevia jäseniä, jotka täydentävät toisiaan eri osaamisalueillaan. Jos esimerkiksi kaikki henkilöt olisivat pelkästään taitavia taloudenhallinnassa ja keskittyvät vaan lukuihin, jäisivät monet asiat hallituksessa käsittelemättä tai huomaamatta, mikä ei välttämättä veisi kokonaiskuvassa katsottuna osuuskunnan etua oikeaan suuntaan täysin. Hallituksen toiminnan kannalta on kuitenkin tärkeää, jos hallituksen jäseniltä löytyy jonkinlaista osaamista hallituksen suurimmista vastuualueista, kuten strategiatyöstä, taloudenhallinnasta ja juridiikasta. Yhtiön toimialan tuntemisesta on myös aina hyötyä hallitustyössä. Meidän osuuskuntamme toiminta on poikkeuksellisen projektiluonteista, eikä yhtiötämme ole rekisteröity minkään tietyn toimialan alle, joten sen kannalta tämä ei ole ollut niin oleellista meidän tiimiyrityksemme kohdalla.

 

Omia kokemuksia hallitustyöstä

 

Petra on toiminut osuuskuntamme hallituksen puheenjohtajana ja Jesse hallituksen jäsenenä osuuskunnan alkutaipaleen ajan. Olemme oppineet matkan varrella paljon uutta hallitustyöskentelystä ja voimmekin suositella muitakin hallitustyöstä kiinnostuneita kokeilemaan roolia, mikäli tilaisuus tulee eteen. Osuuskunnassamme olemme huomanneet ympäristön olevan jokseenkin erilainen hallitustyöskentelyn toteuttamiseen, kun todennäköisesti monessa muussa yrityksessä. Paikkana hallitusrooli on kuitenkin ollut mahtava oppimispaikka, vaikkakin myös haasteita on tullut eteen. Tiimiyrityksessämme jokainen tiimin jäsen on kauttaaltaan tasavertaisessa asemassa ja meille on tärkeää, että kaikkien mielipiteet otetaan huomioon tai vähintään haluamme kaikkien tulevan kuulluksi. Tämän takia päätöksenteko on toisinaan hidasta ja haastavaa, jolloin myös hallituksen roolia kaivataan. Olemme huomanneet asian ajan myötä ja reagoineet havaitsemaamme ilmiöön ottamalla suurempaa vastuuta etenkin merkittävämpien asioiden kohdalla. Päätöksenteosta on näin ollen tullut huomattavasti tehokkaampaa, kun pienempi ryhmä päättää asioista, eikä dialogiin ja yhteisen ymmärryksen löytämiseen mene niin paljoa aikaa. Hallituksen tekemät päätökset ovat nopeutuneet esimerkiksi talouteen ja sopimuksiin liittyvissä asioissa, mikä tehostaa toiminnan ketteryyttä. Joustavuus ja tehokkuus ovat mielestämme hallituksen toiminnan kannalta toiminnan ytimessä. Päätöksenteossa tärkeintä on ajatella aina osuuskunnan etua pyrkimällä tehdä haluttuun suuntaan vieviä päätöksiä. Hallitustyö vaatiikin erityisesti uteliaisuutta, päättäväisyyttä, kokonaisuuden ymmärtämistä ja vastuuntuntoa.

 

 

 

Lähteet:

Luoma, Tero. 2023. Totuuksia ja tarinoita hallitustyöskentelystä. Tulevaisuuden hallitusosaaminen- kurssi. 10.1.2023, Tampere.

Paananen, Ismo. 2023. Hallitus Liiketoiminnan kehittäjänä. Tulevaisuuden hallitusosaaminen- kurssi. 17.1.2023, Tampere.

Caverion. 2023. Hallituksen tehtävät ja kokoonpano. Verkkosivu. Vittattu 30.3.2023 https://www.caverion.fi/sijoittajat/hallinnointi/hallitus/hallitus-tehtavat/

Mähönen, J. & Villa, S. 2021. Osuuskunta. Helsinki: Alma Talent.

Kommentoi