Tampere
24 May, Friday
16° C

Proakatemian esseepankki

Ajanhallinnan taito osana elämää



Kirjoittanut: Jesse Vuori - tiimistä Saawa.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 3 minuuttia.

Kun mietin sanaa ajanhallinta, herää mieleeni kysymys ”Kuinka voisin hallita aikaani entistä paremmin?”. Entä onko tiukka aikatauluttaminen hyvästä vai aiheuttaako se vain enemmän stressiä? Jos arki koostuisi vain säännöllisistä työajoista muun ajan ollessa vapaa-aikaa, ei ehkä tarvitsisi niin paljoa miettiä edes ajanhallintaa. Kaikki hoituu helpommin, kun joku muu kertoo, milloin pitää olla ja missä. Yrittäjän arjessa ajanhallinnan tärkeys korostuu, kun kaikki tapaamiset ja työt tulee itse aikatauluttaa. Kukaan ei kerro, milloin pitäisi tehdä mitäkin tai kuinka paljon mihinkin tulisi käyttää aikaa. Kaikki on priorisoitava itse sekä mietittävä mihin omat resurssit riittävät. Ajanhallinta on yksi tärkeimmistä taidoista tasapainoisen arjen saavuttamiseksi. Pohdin seuraavaksi, mitä oppeja olen kevään aikana saanut ajanhallinnasta puhuttaessa ja miten olen vienyt oppimaani käytäntöön. Lopuksi reflektoin oppimiani asioita viitaten kuuntelemaani Hyvinvoiva Yrittäjä podcast-jaksoon.

Olen alkanut lähiaikoina miettimään omia taipumuksiani ajanhallintani kannalta. Tunnistan nykyään paremmin kehityskohtia sekä tiedän, kuinka pystyn toimimaan tehokkaammin. Siitä huolimatta ajanhallinta ei ole helppoa varsinkaan, kun mistään elämän osa-alueesta en ole valmis tinkimään. Tämän kevään osalta suurimmat haasteeni ajan käytössä johtuivat yksinkertaisuudessaan monessa asiassa mukana olemisesta. Tämä kertoo hyvin omista taipumuksistani sitoa itseäni useisiin tehtäviin sekä halusta auttaa muita. On täytynyt opetella sanomaan ei.

Toimin kevään tiimiyrityksemme BL:nä eli business leaderina, taloustiimissä sekä työskentelin myös projektien parissa. Tämän lisäksi jalkapallo, ystävät ja perhe vievät kalenterista aikaa. Kaikki ovat minulle niin tärkeitä asioita, etten ole valmis luopumaan mistään. Tästä muodostuukin oma dilemmansa. Olen useamman kerran pysähtynyt miettimään, kuinka voisin optimoida aikaani vielä paremmin. Joitain toimenpiteitä havaitsin jo kevään aikana, joilla pystyin hieman säästämään omaa aikaani. Johtajan roolissa ensimmäinen tärkeä taito, jota lähdin opettelemaan, oli delegointi. Tapanani on monesti hoitaa asioita itse, sillä en jaksa vaivata muita varsinkin, jos homma on nopeasti hoidettu. Nyt lähdin kuitenkin rohkeammin delegoimaan tehtäviä muille, vaikka sitä olisi voinut tehdä vielä enemmänkin varmasti. Jos en olisi toiminut näin, olisi energia loppunut varmasti hyvinkin pian, enkä tuskin olisi saanut optimoitua läheskään yhtä hyvin aikaa olennaisimpiin asioihin. Välillä päiväni venyivät joka tapauksessa jopa 14–15 tuntisiksi, jos monta hommaa oli osunut samalle päivälle. Päivän päätteeksi monesti oli harjoitukset, joka toi toisaalta myös hyvää vastapainoa kaikelle muulle. Joitain päiviä jätin taas tarkoituksella hieman tyhjemmäksi, jos se oli mahdollista, sillä myös johtamisille ja siihen liittyville tehtäville täytyi varata aikaa. Ystävien ja perheen suuntaan aikatauluni on näyttäytynyt siten, että monesti minun kanssani on täytynyt sopia hyvissä ajoin näkemisistä. Olen huomannut sen, että kaikki täytyy merkata kalenteriin itselleni, sillä muutoin asiat unohtuvat alta aikayksikön oli kyse sitten työasioista tai kaverin kanssa sovitusta kahvittelusta. Toisaalta joskus saatan sopia jotain ihan extempore sopivan hetken tullessa. Jatkossa aioin satsata silti enemmän aikaa läheisilleni, sillä lähimmät ihmiset ovat tärkeintä elämässä.

Kevään aikana olen oppinut paljon ajanhallinnasta, kehittynyt optimoimaan resurssejani ja ylipäätään suoriutunut keväästä. Alkukeväästä mietin vielä, että kuinkahan tässä tulee oikein käymään. Monia haastavia tilanteita kohdanneena voin ainakin sanoa, että kaikesta on selvitty ja paljon on opittu.

Poimin muutamia pointteja Hyvinvoiva Yrittäjä-podcastista, joita olen itsekin hyödyntänyt ajanhallinnassani. Haluan jakaa nämä muutamat omakohtaiset vinkit, joilla olen itse pystynyt helpottamaan omaa arkeani, sillä uskon näistä pieniltäkin tuntuvista asioista olevan apua arkeen.

Yksi haaste, johon itsekin olen kohdannut tiimiyrityksessämme etenkin ensimmäisenä keväänä, on ajankäytön resursointi eli se mihin aikaa käytetään. On hyvin ymmärrettävää uusien yrittäjien aloittaessa yrittäjyyden opinahjossa akatemialla, että aikaa ei osata heti optimoida täydellisesti. Aikaa menee muutenkin alkuun tiimiläisiin tutustumiseen ja yritystoiminnan käynnistämiseen niin, kuin pitääkin. Saattaa tuntua mukavalta järjestää muutenkin kaikenlaista ohjelmaa tiimille ja pitää hauskaa. Jossain kohtaa kuitenkin huomaa, että kaikkiin mahdollisiin kissanristiäisiin ei voi aina osallistua, vaan aikaa on hyvä optimoida niin, että käytetty aika vie myös eteenpäin. Kokemuksen karttuessa tässä kuitenkin kehittyy ja oppii tunnistamaan, mihin kannattaa käyttää aikaa ja mistä voi karsia pois. Tämä on taito, jossa olen itsekin kehittynyt akatemia-aikana. (Määttä & Lähdesmäki 2022)

Yhtenä oivallisena ajanhallinnan apuvälineenä on rutiinit. Rutiinit kuulostavat ehkä hieman tylsiltä tehtäviltä, mutta olen huomannut itse niiden tärkeyden joskus kantapäänkin kautta. On sitten kyse sähköpostien purkamisesta, Teams- viesteihin vastaamisesta tai vaikkapa Hopsin täyttämisestä, tuntuu tehtävät huomattavasti raskaammilta, mitä pidempään tehtäviä lykkää. Itse teen joitain asioita rutiininomaisemmin, mutta on myös asioita, joista pitäisi tehdä itselle rutiineja merkkaamalla ne tehtäviksi kalenteriin. Omalla kohdalla esimerkiksi hopsin täyttö eli opintoihin merkattavien tuntien kirjaaminen tuntuu välillä tuskaiselta, kun on jättänyt useamman viikon kirjaamatta eli siitä ei ole tullut säännöllistä rutiinia. Siinä olisi siis ainakin parannettavaa omalla kohdallani. Rutiineja on hyvä luoda myös niille vähemmän innostaville asioille, sillä nekin täytyy yrittäjänä opetella hoitamaan. (Määttä & Lähdesmäki 2022)

Kirjaa ylös tehtävälistaa ja priorisoi. Tämä podcastissakin nostettu toimintatapa todellakin säästää vaivaa ja vähentää stressiä. Simppeliä eikös! Olen itse hyödyntänyt tätä tekniikkaa ottamalla kynän käteen ja kirjaamalla kalenterin tehtävälistaan ylös asiat, jotka pitää hoitaa. Tämä toki jo siitäkin syystä itselleni pakollinen toimintatapa, sillä muuten en pystyisi muistamaan puoliakaan asioista. Kuulostaa varmasti hyvin yksinkertaiselta asialta, muttei välttämättä ole kaikille rutinoitunut tapa. Suosittelen vahvasti kirjoittamaan asiat muistiin, niin oma taakka kevenee huomattavasti. (Määttä & Lähdesmäki 2022)

Asioiden äärelle pysähtymällä ja pienien toimintatapojen muuttamisella voi hallita ajankäyttöään huomattavasti tehokkaammin. Erilaisista toimintamalleista kannattaa keskustella muiden kanssa, sillä olen ainakin itse oppinut paljon tiimiläisiltäni. Jotkut asiat kuitenkin oppii vasta kantapään kautta, kun joku asia alkaa turhauttamaan. Ajanhallinta on yksi tärkeimmistä osa-alueista itsensä johtamisessa ja siihen todellakin kannattaa satsata. Tehokkaammalla ajankäytöllä vie itseään lähemmäs kohti omia tavoitteitaan.

Lähteet:

Määttä, E. & Lähdesmäki, V. 2022. Hyvinvoiva Yrittäjä Podcast, Yrittäjän ajanhallinta vieraana Anne Hämäläinen (Metsolanne). Spotify. Julkaistu 1.2.2022. Viitattu 5.5.2022.

Kommentoi